Aby korzystać z systemu KSeF należy włączyć integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Włączenie integracji z KSeF odbywa się na stronie - Autoryzacja KSeF. Jest to jednorazowa i bardzo prosta czynność – po jej wykonaniu serwis będzie mógł łączyć się z KSeF przy każdej wysyłce lub odbiorze faktur, bez dodatkowych działań ze strony użytkownika.
Wybór metody autoryzacji
Pierwszym krokiem podczas autoryzacji jest wybranie metody autoryzacji z KSeF, dostępne są 3 opcje:
W przypadku opcji 1 - nadanie uprawnień odbywa się automatycznie tylko poprzez naszą stronę, nie ma możliwości samodzielnego nadania uprawnień np. w Aplikacji Podatnika KSeF.
W przypadku opcji 1 lub 2 należy:
https://www.fakturowo.pl/pomoc/wlasne-certyfikaty-ksef
Pobranie pliku
W przypadku wybrania metody autoryzacji opartej na nadawaniu uprawnień lub na generowaniu certyfikatów przez Fakturowo.pl, kolejnym krokiem podczas autoryzacji jest pobranie pliku autoryzacyjnego, czyli tzw. wyzwania autoryzacyjnego.
W polu „Numer NIP firmy” należy wpisać NIP swojej firmy, a następnie kliknąć przycisk „POBIERZ PLIK XML”. Plik zostanie zapisany na komputerze (najczęściej w folderze „Pobrane”). Nie trzeba go otwierać – jest to tzw. plik autoryzacyjny, który należy podpisać elektronicznie. Uwaga: od momentu pobrania mają Państwo 10 minut na podpisanie i wgranie pliku. Po tym czasie należy pobrać nowy plik.
Podpisanie pliku
Pobrany plik XML należy podpisać w jeden z dwóch sposobów:
Wgranie podpisanego pliku
Po podpisaniu należy wrócić na stronę autoryzacji w serwisie Fakturowo.pl. Najpierw w polu wyboru pliku (szare pole pod napisem „Wgraj podpisany plik”) należy wskazać z komputera podpisany plik XML. Dopiero po jego wskazaniu należy kliknąć przycisk „WGRAJ PLIK” i zatwierdzić wysyłkę. Kolejność jest więc następująca: najpierw wybór pliku w polu, następnie kliknięcie „WGRAJ PLIK”. Po poprawnym wgraniu pliku następuje autoryzacja i połączenie konta z produkcyjnym KSeF.
Po wgraniu pliku, plik jest automatycznie przesyłany przez Fakturowo.pl do API systemu KSeF. Na tej podstawie Ministerstwo Finansów nadaje Fakturowo.pl uprawnienia do działania w imieniu użytkownika, czyli do wystawiania i pobierania faktur (InvoiceWrite oraz InvoiceRead). Dzięki temu nie trzeba samodzielnie generować tokenów ani konfigurować certyfikatów w Aplikacji Podatnika KSeF – cała komunikacja z KSeF odbywa się po naszej stronie, w ramach udzielonych zgód. Po przyznaniu uprawnień Fakturowo.pl loguje się do KSeF w imieniu użytkownika i obsługuje zarówno wysyłanie, jak i odbieranie faktur. Jednocześnie użytkownik zachowuje pełną kontrolę – w każdej chwili może cofnąć nadane uprawnienia bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF.
Plik autoryzacji do KSeF, który pobierają Państwo z serwisu Fakturowo.pl, jest plikiem w formacie XML przygotowanym wyłącznie do podpisania i przekazania do KSeF. Plik XML po otwarciu w przeglądarce internetowej może wyglądać nieczytelnie albo w ogóle się nie otwierać. Nie oznacza to, że plik jest uszkodzony. Tego pliku nie należy otwierać ani edytować. Plik należy zapisać na dysku komputera, następnie podpisać (np. profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym), a potem wgrać z powrotem w naszym serwisie. Jeżeli chcą Państwo podejrzeć zawartość pliku, można otworzyć go np. w Notatniku – jednak nie należy wprowadzać w nim żadnych ręcznych zmian, ponieważ nawet drobna modyfikacja spowoduje, że podpis będzie nieprawidłowy i autoryzacja w KSeF się nie powiedzie. Ponadto od momentu pobrania mają Państwo 10 minut na podpisanie i wgranie pliku, po tym czasie plik traci ważność i należy pobrać nowy plik.
Usunięcie uprawnień
W momencie usunięcia autoryzacji z serwisu Fakturowo.pl (tutaj znajduje się opis usunięcia autoryzacji) automatycznie usuwane są również uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur, które zostały nadane podczas dodawania autoryzacji. Dzięki temu połączenie z KSeF jest usuwane wraz z uprawnieniami, a ewentualne ponowne podłączenie wymaga przejścia pełnego procesu autoryzacji od początku.
Oprócz modelu opartego na uprawnieniach nadanych dla Fakturowo.pl istnieje również możliwość korzystania z własnych certyfikatów użytkownika. Należy jednak pamiętać, że w tym wariancie to po stronie użytkownika leży obowiązek pilnowania ważności certyfikatów, a ich ewentualna zmiana wymaga wykonania ponownej autoryzacji w serwisie. Aby korzystać z własnych certyfikatów KSeF należy podczas autoryzacji na stronie - Autoryzacja KSeF - wybrać ostatnią opcję autoryzacji - Użyj własnych certyfikatów (generowanie certyfikatów przez użytkownika). Po wybraniu tej opcji użytkownik samodzielnie na stronie Aplikacji Podatnika KSeF generuje dwa klucze oraz dwa certyfikaty (do logowania i trybu offline), a następnie wgrywa je do Fakturowo.pl. Sposób samodzielnego generowania certyfikatów jest opisany w naszym dziale pomocy.
Własne certyfikaty KSeF
Oprócz modelu opartego na uprawnieniach nadanych dla Fakturowo.pl istnieje również możliwość korzystania z własnych certyfikatów użytkownika. Należy jednak pamiętać, że w tym wariancie to po stronie użytkownika leży obowiązek pilnowania ważności certyfikatów, a ich ewentualna zmiana wymaga wykonania ponownej autoryzacji w serwisie. Aby korzystać z własnych certyfikatów KSeF należy podczas autoryzacji na stronie - Autoryzacja KSeF - wybrać ostatnią opcję autoryzacji - Użyj własnych certyfikatów (generowanie certyfikatów przez użytkownika). Po wybraniu tej opcji użytkownik samodzielnie na stronie Aplikacji Podatnika KSeF generuje dwa klucze oraz dwa certyfikaty (do logowania i trybu offline), a następnie wgrywa je do Fakturowo.pl. Sposób samodzielnego generowania certyfikatów jest opisany w naszym dziale pomocy.
Wybór metody autoryzacji
Pierwszym krokiem podczas autoryzacji jest wybranie metody autoryzacji z KSeF, dostępne są 3 opcje:
- Nadaj uprawnienia Fakturowo.pl (nie musisz generować certyfikatów) - Po wybraniu tej opcji KSeF automatycznie nada Fakturowo.pl uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur dla Twojej firmy. Uprawnienia zostaną nadane automatycznie w trakcie autoryzacji wykonywanej na tej stronie, zatem nie musisz wykonywać w KSeF żadnych dodatkowych czynności. Jest to najprostsza metoda autoryzacji, ponieważ nie musisz generować certyfikatów ani tokenów. Dzięki nadanym uprawnieniom Fakturowo.pl może wysyłać i pobierać faktury oraz obsługiwać tryb offline, korzystając z własnych certyfikatów KSeF. Nadane uprawnienia możesz w każdej chwili cofnąć w Aplikacji Podatnika KSeF, dzięki czemu cały czas zachowujesz pełną kontrolę nad dostępem do KSeF (więcej informacji w dziale pomocy).
- Użyj własnych certyfikatów (certyfikaty generuje Fakturowo.pl) - Po wybraniu tej opcji Fakturowo.pl automatycznie wygeneruje dla Twojej firmy dwie pary certyfikatów (do logowania oraz do obsługi trybu offline), które będą używane do komunikacji z KSeF. Ta opcja jest przeznaczona dla użytkowników, którzy chcą korzystać z własnych certyfikatów, ale nie chcą generować certyfikatów samodzielnie. W tym wariancie certyfikaty są technicznie obsługiwane przez Fakturowo.pl, jednak użytkownik odpowiada za ich ważność, a w przypadku ich wygaśnięcia lub zmian konieczne będzie wykonanie ponownej autoryzacji (więcej informacji w dziale pomocy).
- Użyj własnych certyfikatów (certyfikaty generujesz samodzielnie) - Po wybraniu tej opcji samodzielnie generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF dwie pary certyfikatów (certyfikat, klucz prywatny, hasło) do logowania oraz do obsługi trybu offline, a następnie wgrywasz je do Fakturowo.pl. Ta opcja jest przeznaczona dla użytkowników, którzy chcą korzystać z własnych certyfikatów i którzy chcą mieć pełną kontrolę nad procesem tworzenia oraz wgrywania certyfikatów. W tym wariancie certyfikaty są technicznie obsługiwane przez Fakturowo.pl, jednak użytkownik odpowiada za ich ważność, a w przypadku ich wygaśnięcia lub zmian konieczne będzie wykonanie ponownej autoryzacji (więcej informacji w dziale pomocy).
W przypadku opcji 1 - nadanie uprawnień odbywa się automatycznie tylko poprzez naszą stronę, nie ma możliwości samodzielnego nadania uprawnień np. w Aplikacji Podatnika KSeF.
W przypadku opcji 1 lub 2 należy:
- pobrać plik XML (tzw. wyzwanie),
- podpisać go Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym,
- następnie wgrać podpisany plik na stronie autoryzacji.
- to wszystko - nic więcej nie trzeba robić robić!
https://www.fakturowo.pl/pomoc/wlasne-certyfikaty-ksef
Pobranie pliku
W przypadku wybrania metody autoryzacji opartej na nadawaniu uprawnień lub na generowaniu certyfikatów przez Fakturowo.pl, kolejnym krokiem podczas autoryzacji jest pobranie pliku autoryzacyjnego, czyli tzw. wyzwania autoryzacyjnego.
W polu „Numer NIP firmy” należy wpisać NIP swojej firmy, a następnie kliknąć przycisk „POBIERZ PLIK XML”. Plik zostanie zapisany na komputerze (najczęściej w folderze „Pobrane”). Nie trzeba go otwierać – jest to tzw. plik autoryzacyjny, który należy podpisać elektronicznie. Uwaga: od momentu pobrania mają Państwo 10 minut na podpisanie i wgranie pliku. Po tym czasie należy pobrać nowy plik.
Podpisanie pliku
Pobrany plik XML należy podpisać w jeden z dwóch sposobów:
- Profil Zaufany - Należy kliknąć przycisk - PODPISZ PROFILEM - opis na stronie - Autoryzacjaz KSeF poprzez Profil Zaufany
- Podpis kwalifikowany - Plik należy podpisać w swoim programie do podpisu elektronicznego w formacie XAdES- opis na stronie - Autoryzacja z KSeF poprzez podpis elektroniczny
Wgranie podpisanego pliku
Po podpisaniu należy wrócić na stronę autoryzacji w serwisie Fakturowo.pl. Najpierw w polu wyboru pliku (szare pole pod napisem „Wgraj podpisany plik”) należy wskazać z komputera podpisany plik XML. Dopiero po jego wskazaniu należy kliknąć przycisk „WGRAJ PLIK” i zatwierdzić wysyłkę. Kolejność jest więc następująca: najpierw wybór pliku w polu, następnie kliknięcie „WGRAJ PLIK”. Po poprawnym wgraniu pliku następuje autoryzacja i połączenie konta z produkcyjnym KSeF.
Po wgraniu pliku, plik jest automatycznie przesyłany przez Fakturowo.pl do API systemu KSeF. Na tej podstawie Ministerstwo Finansów nadaje Fakturowo.pl uprawnienia do działania w imieniu użytkownika, czyli do wystawiania i pobierania faktur (InvoiceWrite oraz InvoiceRead). Dzięki temu nie trzeba samodzielnie generować tokenów ani konfigurować certyfikatów w Aplikacji Podatnika KSeF – cała komunikacja z KSeF odbywa się po naszej stronie, w ramach udzielonych zgód. Po przyznaniu uprawnień Fakturowo.pl loguje się do KSeF w imieniu użytkownika i obsługuje zarówno wysyłanie, jak i odbieranie faktur. Jednocześnie użytkownik zachowuje pełną kontrolę – w każdej chwili może cofnąć nadane uprawnienia bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF.
- Szczegółowy opis tej metody autoryzacji, bez konieczności korzystania z własnych certyfikatów, znajduje się tutaj - KSeF bez certyfikatów
- Natomiast szersze wyjaśnienie, czym są uprawnienia i certyfikaty w KSeF oraz jaką pełnią rolę, opisaliśmy na blogu - Uprawnienia i certyfikaty w KSeF
Plik autoryzacji do KSeF, który pobierają Państwo z serwisu Fakturowo.pl, jest plikiem w formacie XML przygotowanym wyłącznie do podpisania i przekazania do KSeF. Plik XML po otwarciu w przeglądarce internetowej może wyglądać nieczytelnie albo w ogóle się nie otwierać. Nie oznacza to, że plik jest uszkodzony. Tego pliku nie należy otwierać ani edytować. Plik należy zapisać na dysku komputera, następnie podpisać (np. profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym), a potem wgrać z powrotem w naszym serwisie. Jeżeli chcą Państwo podejrzeć zawartość pliku, można otworzyć go np. w Notatniku – jednak nie należy wprowadzać w nim żadnych ręcznych zmian, ponieważ nawet drobna modyfikacja spowoduje, że podpis będzie nieprawidłowy i autoryzacja w KSeF się nie powiedzie. Ponadto od momentu pobrania mają Państwo 10 minut na podpisanie i wgranie pliku, po tym czasie plik traci ważność i należy pobrać nowy plik.
Usunięcie uprawnień
W momencie usunięcia autoryzacji z serwisu Fakturowo.pl (tutaj znajduje się opis usunięcia autoryzacji) automatycznie usuwane są również uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur, które zostały nadane podczas dodawania autoryzacji. Dzięki temu połączenie z KSeF jest usuwane wraz z uprawnieniami, a ewentualne ponowne podłączenie wymaga przejścia pełnego procesu autoryzacji od początku.
Oprócz modelu opartego na uprawnieniach nadanych dla Fakturowo.pl istnieje również możliwość korzystania z własnych certyfikatów użytkownika. Należy jednak pamiętać, że w tym wariancie to po stronie użytkownika leży obowiązek pilnowania ważności certyfikatów, a ich ewentualna zmiana wymaga wykonania ponownej autoryzacji w serwisie. Aby korzystać z własnych certyfikatów KSeF należy podczas autoryzacji na stronie - Autoryzacja KSeF - wybrać ostatnią opcję autoryzacji - Użyj własnych certyfikatów (generowanie certyfikatów przez użytkownika). Po wybraniu tej opcji użytkownik samodzielnie na stronie Aplikacji Podatnika KSeF generuje dwa klucze oraz dwa certyfikaty (do logowania i trybu offline), a następnie wgrywa je do Fakturowo.pl. Sposób samodzielnego generowania certyfikatów jest opisany w naszym dziale pomocy.
Własne certyfikaty KSeF
Oprócz modelu opartego na uprawnieniach nadanych dla Fakturowo.pl istnieje również możliwość korzystania z własnych certyfikatów użytkownika. Należy jednak pamiętać, że w tym wariancie to po stronie użytkownika leży obowiązek pilnowania ważności certyfikatów, a ich ewentualna zmiana wymaga wykonania ponownej autoryzacji w serwisie. Aby korzystać z własnych certyfikatów KSeF należy podczas autoryzacji na stronie - Autoryzacja KSeF - wybrać ostatnią opcję autoryzacji - Użyj własnych certyfikatów (generowanie certyfikatów przez użytkownika). Po wybraniu tej opcji użytkownik samodzielnie na stronie Aplikacji Podatnika KSeF generuje dwa klucze oraz dwa certyfikaty (do logowania i trybu offline), a następnie wgrywa je do Fakturowo.pl. Sposób samodzielnego generowania certyfikatów jest opisany w naszym dziale pomocy.
