Ministerstwo Finansów przymierza się do uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur. Jego testy już ruszyły. Na czym polega to rozwiązanie? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule. To kolejny etap wprowadzania rozliczeń w formie elektronicznej. Szczególnie, że do tego typu praktyk przekonuje się coraz więcej osób. Wynika to też m.in. z powszechnego już obowiązku elektronicznego raportowania plików JPK. KSeF początkowo będzie dobrowolny. Jednak z czasem to się zmieni – w 2023 roku stanie się systemem obowiązkowym.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, który ma pozwolić na wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Początkowo w obrocie gospodarczym mają one działać jako jeden z dopuszczalnych sposobów na dokumentowanie transakcji – równolegle z tradycyjnymi, papierowymi fakturami oraz obecnymi fakturami elektronicznymi. Jednak docelowo ze specjalnego rodzaju e-faktur mają korzystać wszystkie podmioty gospodarcze.
Faktura ustrukturyzowana – co to jest?
Definicja faktury ustrukturyzowanej znajduje się w Ustawie z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Zgodnie z art. 1 pkt 4 tego dokumentu, jest to faktura elektroniczna, która spełnia wymagania określone w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. W dużym skrócie: to elektroniczna faktura, którą można przesyłać za pośrednictwem platformy, służącej do wysyłania oraz odbierania tego typu dokumentów pomiędzy współpracującymi ze sobą partnerami. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych minimalizuje ryzyko ewentualnych pomyłek poczynionych przy księgowaniu za sprawą automatyzacji tego działania bez udziału człowieka. Ma to także znaczenie dla poprawy efektywności pracy, a porównywanie poszczególnych faktur jest łatwiejsze za sprawą ich ujednoliconego wzoru. Koszty obsługi księgowej również są mniejsze. Co więcej, faktury ustrukturyzowane eliminują możliwość przeoczenia dokumentów, które na przykład znalazły się w załączniku maila. Mają ponadto wpływ na rozwój firmy – dają przedsiębiorcom szansę na realizację wielu zamówień na terenie Unii Europejskiej. Fakturę ustrukturyzowaną będzie można wystawić na dwa sposoby. Albo przy wykorzystaniu bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, albo przy użyciu programów dostępnych komercyjnie. Niezależnie od tego, za każdym razem forma ustrukturyzowana faktury przyjmie format „xml”. Jest on zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Ministerstwo Finansów jednak zauważa, że system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu wyżej wymienionej Ustawy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666) oraz system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będą systemami działającymi odrębnie.
Kogo dotyczy Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur jest adresowany do przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z tego podatku oraz przedsiębiorców z polskim identyfikatorem podatkowym NIP, którzy są zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS. W pierwszym etapie wdrażania KSeF to oni sami będą decydować, czy chcą wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu. Z czasem stanie się to dla nich jednak obligatoryjne. Zgodnie z art. 112aa Ustawy z dnia 1 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, faktury ustrukturyzowane będą w KSeF przechowywane przez 10 lat (licząc od końca roku, w którym zostały wystawione). W praktyce: każda faktura będzie dostępna w bazie Ministerstwa Finansów. Ma to poprawić bezpieczeństwo rozliczania obrotu. Co więcej, wydawanie duplikatu nie będzie konieczne w przypadku zniszczenia albo zgubienia jej formy papierowej. Z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się także szybsze wystawianie i analizowanie faktur (to za sprawą ich ujednoliconego wzoru). Kolejna korzyść to skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy zacznie to działać?
Pierwsze założenia resortu finansów były takie, by KSeF ruszył już w październiku 2021 roku. Ostatecznie jednak start systemu został przesunięty. Na razie Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję KSeF (to robocza wersja wyżej wspomnianej struktury logicznej). Dostępny jest również zestaw przykładowych plików e-Faktury, prezentujących sposób wypełnienia struktury w określonych przypadkach. W praktyce można więc mówić o trwającym pilotażu systemu z udziałem podatników. Będzie tak do grudnia 2021 roku. Krajowy System e-Faktur ruszy 1 stycznia 2022 roku. Wówczas będzie to rozwiązanie dobrowolne – wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF będzie jedną z dostępnych możliwości. W tryb rozwiązania obligatoryjnego przejdzie to po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, to nastąpi to w 2023 roku.
Krajowy System e-Faktur – ruszyły testy
Podmioty zainteresowane rozwojem oprogramowania do fakturowania, mogą wziąć udział w testach Krajowego Systemu e-Faktur. Celem pilotażu jest dostosowanie systemów informatycznych do jego wdrożenia. Testowa wersja oprogramowania jest dostępna za pośrednictwem dedykowanej strony internetowej: ksef-test.mf.gov.pl. Udział w pilotażu nie wymaga oficjalnego zgłoszenia. Wersja testowa struktury logicznej e-Faktury umożliwia zastosowanie samodzielnie wygenerowanych podpisów i pieczęci. Pozwala również na wypróbowanie przekazywania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą udostępnionego API w trybie wsadowym lub interaktywnym. I wreszcie: w środowisku testowym można udostępnić UPO z listą faktur wysłanych we wsadowej paczce lub w trakcie trwania interaktywnej sesji. Ministerstwo Finansów zaleca, żeby w tym przypadku używać zanonimizowanych danych. Resort podkreśla również, że wystawione podczas testów faktury, nie będą powodować żadnych skutków prawnych. Po określonym czasie po prostu będą usuwane z systemu.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, który ma pozwolić na wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Początkowo w obrocie gospodarczym mają one działać jako jeden z dopuszczalnych sposobów na dokumentowanie transakcji – równolegle z tradycyjnymi, papierowymi fakturami oraz obecnymi fakturami elektronicznymi. Jednak docelowo ze specjalnego rodzaju e-faktur mają korzystać wszystkie podmioty gospodarcze.
Faktura ustrukturyzowana – co to jest?
Definicja faktury ustrukturyzowanej znajduje się w Ustawie z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Zgodnie z art. 1 pkt 4 tego dokumentu, jest to faktura elektroniczna, która spełnia wymagania określone w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. W dużym skrócie: to elektroniczna faktura, którą można przesyłać za pośrednictwem platformy, służącej do wysyłania oraz odbierania tego typu dokumentów pomiędzy współpracującymi ze sobą partnerami. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych minimalizuje ryzyko ewentualnych pomyłek poczynionych przy księgowaniu za sprawą automatyzacji tego działania bez udziału człowieka. Ma to także znaczenie dla poprawy efektywności pracy, a porównywanie poszczególnych faktur jest łatwiejsze za sprawą ich ujednoliconego wzoru. Koszty obsługi księgowej również są mniejsze. Co więcej, faktury ustrukturyzowane eliminują możliwość przeoczenia dokumentów, które na przykład znalazły się w załączniku maila. Mają ponadto wpływ na rozwój firmy – dają przedsiębiorcom szansę na realizację wielu zamówień na terenie Unii Europejskiej. Fakturę ustrukturyzowaną będzie można wystawić na dwa sposoby. Albo przy wykorzystaniu bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, albo przy użyciu programów dostępnych komercyjnie. Niezależnie od tego, za każdym razem forma ustrukturyzowana faktury przyjmie format „xml”. Jest on zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Ministerstwo Finansów jednak zauważa, że system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu wyżej wymienionej Ustawy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666) oraz system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będą systemami działającymi odrębnie.
Kogo dotyczy Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur jest adresowany do przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z tego podatku oraz przedsiębiorców z polskim identyfikatorem podatkowym NIP, którzy są zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS. W pierwszym etapie wdrażania KSeF to oni sami będą decydować, czy chcą wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu. Z czasem stanie się to dla nich jednak obligatoryjne. Zgodnie z art. 112aa Ustawy z dnia 1 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, faktury ustrukturyzowane będą w KSeF przechowywane przez 10 lat (licząc od końca roku, w którym zostały wystawione). W praktyce: każda faktura będzie dostępna w bazie Ministerstwa Finansów. Ma to poprawić bezpieczeństwo rozliczania obrotu. Co więcej, wydawanie duplikatu nie będzie konieczne w przypadku zniszczenia albo zgubienia jej formy papierowej. Z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się także szybsze wystawianie i analizowanie faktur (to za sprawą ich ujednoliconego wzoru). Kolejna korzyść to skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy zacznie to działać?
Pierwsze założenia resortu finansów były takie, by KSeF ruszył już w październiku 2021 roku. Ostatecznie jednak start systemu został przesunięty. Na razie Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję KSeF (to robocza wersja wyżej wspomnianej struktury logicznej). Dostępny jest również zestaw przykładowych plików e-Faktury, prezentujących sposób wypełnienia struktury w określonych przypadkach. W praktyce można więc mówić o trwającym pilotażu systemu z udziałem podatników. Będzie tak do grudnia 2021 roku. Krajowy System e-Faktur ruszy 1 stycznia 2022 roku. Wówczas będzie to rozwiązanie dobrowolne – wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF będzie jedną z dostępnych możliwości. W tryb rozwiązania obligatoryjnego przejdzie to po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, to nastąpi to w 2023 roku.
Krajowy System e-Faktur – ruszyły testy
Podmioty zainteresowane rozwojem oprogramowania do fakturowania, mogą wziąć udział w testach Krajowego Systemu e-Faktur. Celem pilotażu jest dostosowanie systemów informatycznych do jego wdrożenia. Testowa wersja oprogramowania jest dostępna za pośrednictwem dedykowanej strony internetowej: ksef-test.mf.gov.pl. Udział w pilotażu nie wymaga oficjalnego zgłoszenia. Wersja testowa struktury logicznej e-Faktury umożliwia zastosowanie samodzielnie wygenerowanych podpisów i pieczęci. Pozwala również na wypróbowanie przekazywania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą udostępnionego API w trybie wsadowym lub interaktywnym. I wreszcie: w środowisku testowym można udostępnić UPO z listą faktur wysłanych we wsadowej paczce lub w trakcie trwania interaktywnej sesji. Ministerstwo Finansów zaleca, żeby w tym przypadku używać zanonimizowanych danych. Resort podkreśla również, że wystawione podczas testów faktury, nie będą powodować żadnych skutków prawnych. Po określonym czasie po prostu będą usuwane z systemu.
