Aby autoryzować połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez Profil Zaufany, właściciel profilu musi być właścicielem firmy lub mieć pełnomocnictwo do reprezentowania firmy. W przypadku działalności jednoosobowych numer NIP firmy jest jednocześnie numerem NIP osoby fizycznej, zatem w takich przypadkach autoryzacja profilem zaufanym jest akceptowana przez system KSeF. W przypadku spółek zdarza się, że podpis profilem zaufanym zostanie odrzucony przez system KSeF (KSeF może uznać, że podpis nie należy do osoby upoważnionej do reprezentowania spółki), w takim przypadku należy skorzystać z alternatywnej metody autoryzacji.
Autoryzację wykonujemy poprzez stronę - KSeF > Autoryzacja KSeF (odnośnik do strony znajduje się w górnym menu serwisu), wybierając jako metodę autoryzacji - Profil Zaufany.
Następnie wybieramy środowisko pracy KSeF.
- Środowisko produkcyjne służy do rejestracji faktur w celach podatkowych, należy pamiętać, że wysłanie pierwszego dokumentu na środowisko produkcyjne KSeF obliguje podatnika do rejestracji wszystkich kolejnych dokumentów na tej platformie. W przypadku środowiska produkcyjnego, po wysłanie dokumentu do KseF nie ma możliwości usunięcia czy anulowania dokumentu (zmiany wysłanych faktur są możliwe tylko poprzez wystawienie faktur korygujących).
- Środowisko DEMO (TESTOWE - przedprodukcyjne) służy do testowego wysyłania faktur, testowe wysyłanie faktur nie ma żadnych konsekwencji księgowych, dlatego na początku warto skorzystać ze środowiska DEMO w celu zapoznania się z systemem KSeF. W przypadku poźniejszej zmiany środowiska DEMO na produkcyjne, wystarczy na tej stronie - Autoryzacja KSeF - usunąć autoryzację ze środowiskiem DEMO i autoryzować nowe połączenie ze środowiskiem produkcyjnym KSeF.
W kolejnym kroku wpisujemy numer NIP firmy (dla której chcemy autoryzować połączenie z KSeF) oraz ewentualnie wpisujemy nazwę firmy (wpisywanie nazwy firmy nie jest konieczne, ale ułatwia zarządzanie autoryzacjami KSeF w przypadku obsługi wielu podmiotów z jednego konta użytkownika). Po wpisaniu numeru NIP firmy klikamy przycisk - Pobierz plik - aby pobrać plik, który następnie należy podpisać Profilem Zaufanym.
Aby podpisać plik należy kliknąć przycisk - Podpisz plik - w nowym oknie przeglądarki zostanie otworzona strona Profilu Zaufanego, na której należy podpisać plik. Następnie podpisany plik należy wgrać na nasz serwer. UWAGA WAŻNE! Czas pomiędzy pobraniem pliku, a wgraniem pliku na nasz serwer nie może przekroczyć 5 minut.
Połączenie i korzystanie z KSeF
Po zapisaniu autoryzacji na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - nasz serwis zweryfikuje status połączenia z Krajowym Systemie e-Faktur (trwa to przeważnie minutę - maksymalnie kilka minut). Po poprawnej weryfikacji połączenia (aktualny status połączenia jest widoczny stronie) możliwe będzie wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF oraz pobieranie faktur kosztowych z KSeF, korzystanie z systemu KSeF jest opisanie w dziale pomocy - Korzystanie z KSeF.
Zmiana środowiska KSeF
W przypadku poźniejszej zmiany środowiska (ze środowiska przedprodukcyjnego / DEMO na środowisko produkcyjne) wystarczy na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - usunąć autoryzację ze środowiskiem DEMO i zapisać nową autoryzację dla środowiska produkcyjnego. Po usunięciu autoryzacji ze środowiskiem DEMO możliwe będzie wysyłanie dokumentów do środowiska produkcyjnego (nawet w przypadku gdy te same dokumenty były wysłane wcześniej do środowiska DEMO).
UWAGA WAŻNE!
W przypadku autoryzacji Profilem Zaufanym wymagana będzie (co pewien czas) ponowna autoryzacja, czyli należało będzie ponownie pobrać plik do podpisu, podpisać plik i przesłać plik na nasz serwer. Przypadki, w których konieczna będzie ponowna autoryzacja to np. zamknięcie sesji KSeF (wykonane samodzielnie przez użytkownika), samoczynne wygaśnięcie sesji KSeF, czasowa niedostępność systemu KSeF (np. w przypadku prac prowadzonych po stronie systemu KSeF) lub brak wykupionego abonamentu dla konta użytkownika. Ponowna autoryzacja jest niezależna od nas i nie mamy na to wpływu, wynika to ze specyfikacji certyfikatów kwalifikowanych i wymogów bezpieczeństwa. Tylko autoryzacja tokenem KSeF umożliwia automatyczne wznawianie sesji KSeF bez konieczności wykonywania ponownej autoryzacji.Ta strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki internetowej dotyczących cookies oznacza zgodę na ich zapis i wykorzystanie. Więcej informacji w Polityce PrywatnościAkceptuj