Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) należy połączyć konto użytkownika Fakturowo.pl z systemem KSeF, w tym celu należy autoryzować połączenie z systemem KSeF. Autoryzacji połączenia z KSeF poprzez Profil Zaufany to jedna z trzech metod autoryzacji połączenia z systemem KSeF w naszym serwisie.
Aby autoryzować połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez Profil Zaufany, właściciel profilu musi być właścicielem firmy lub mieć pełnomocnictwo do reprezentowania firmy. W przypadku działalności jednoosobowych numer NIP firmy jest jednocześnie numerem NIP osoby fizycznej, zatem w takich przypadkach autoryzacja profilem zaufanym jest akceptowana przez system KSeF. W przypadku spółek zdarza się, że podpis profilem zaufanym zostanie odrzucony przez system KSeF (KSeF może uznać, że podpis nie należy do osoby upoważnionej do reprezentowania spółki), w takim przypadku należy skorzystać z alternatywnej metody autoryzacji.
Autoryzację wykonujemy poprzez stronę - KSeF > Autoryzacja KSeF (odnośnik do strony znajduje się w górnym menu serwisu), wybierając jako metodę autoryzacji - Profil Zaufany.
Następnie wybieramy środowisko pracy KSeF.
Aby podpisać plik należy kliknąć przycisk - Podpisz plik - w nowym oknie przeglądarki zostanie otworzona strona Profilu Zaufanego, na której należy podpisać plik. Następnie podpisany plik należy wgrać na nasz serwer. UWAGA WAŻNE! Czas pomiędzy pobraniem pliku, a wgraniem pliku na nasz serwer nie może przekroczyć 5 minut.
Połączenie i korzystanie z KSeF
Po zapisaniu autoryzacji na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - nasz serwis zweryfikuje status połączenia z Krajowym Systemie e-Faktur (trwa to przeważnie minutę - maksymalnie kilka minut). Po poprawnej weryfikacji połączenia (aktualny status połączenia jest widoczny stronie) możliwe będzie wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF oraz pobieranie faktur kosztowych z KSeF, korzystanie z systemu KSeF jest opisanie w dziale pomocy - Korzystanie z KSeF.
Zmiana środowiska KSeF
W przypadku poźniejszej zmiany środowiska (ze środowiska przedprodukcyjnego / DEMO na środowisko produkcyjne) wystarczy na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - usunąć autoryzację ze środowiskiem DEMO i zapisać nową autoryzację dla środowiska produkcyjnego. Po usunięciu autoryzacji ze środowiskiem DEMO możliwe będzie wysyłanie dokumentów do środowiska produkcyjnego (nawet w przypadku gdy te same dokumenty były wysłane wcześniej do środowiska DEMO).
UWAGA WAŻNE!
W przypadku autoryzacji Profilem Zaufanym wymagana będzie (co pewien czas) ponowna autoryzacja, czyli należało będzie ponownie pobrać plik do podpisu, podpisać plik i przesłać plik na nasz serwer. Przypadki, w których konieczna będzie ponowna autoryzacja to np. zamknięcie sesji KSeF (wykonane samodzielnie przez użytkownika), samoczynne wygaśnięcie sesji KSeF, czasowa niedostępność systemu KSeF (np. w przypadku prac prowadzonych po stronie systemu KSeF) lub brak wykupionego abonamentu dla konta użytkownika. Ponowna autoryzacja jest niezależna od nas i nie mamy na to wpływu, wynika to ze specyfikacji certyfikatów kwalifikowanych i wymogów bezpieczeństwa. Tylko autoryzacja tokenem KSeF umożliwia automatyczne wznawianie sesji KSeF bez konieczności wykonywania ponownej autoryzacji.
Aby autoryzować połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez Profil Zaufany, właściciel profilu musi być właścicielem firmy lub mieć pełnomocnictwo do reprezentowania firmy. W przypadku działalności jednoosobowych numer NIP firmy jest jednocześnie numerem NIP osoby fizycznej, zatem w takich przypadkach autoryzacja profilem zaufanym jest akceptowana przez system KSeF. W przypadku spółek zdarza się, że podpis profilem zaufanym zostanie odrzucony przez system KSeF (KSeF może uznać, że podpis nie należy do osoby upoważnionej do reprezentowania spółki), w takim przypadku należy skorzystać z alternatywnej metody autoryzacji.
Autoryzację wykonujemy poprzez stronę - KSeF > Autoryzacja KSeF (odnośnik do strony znajduje się w górnym menu serwisu), wybierając jako metodę autoryzacji - Profil Zaufany.
Następnie wybieramy środowisko pracy KSeF.
- Środowisko produkcyjne służy do rejestracji faktur w celach podatkowych, należy pamiętać, że wysłanie pierwszego dokumentu na środowisko produkcyjne KSeF obliguje podatnika do rejestracji wszystkich kolejnych dokumentów na tej platformie. W przypadku środowiska produkcyjnego, po wysłanie dokumentu do KseF nie ma możliwości usunięcia czy anulowania dokumentu (zmiany wysłanych faktur są możliwe tylko poprzez wystawienie faktur korygujących).
- Środowisko DEMO (TESTOWE - przedprodukcyjne) służy do testowego wysyłania faktur, testowe wysyłanie faktur nie ma żadnych konsekwencji księgowych, dlatego na początku warto skorzystać ze środowiska DEMO w celu zapoznania się z systemem KSeF. W przypadku poźniejszej zmiany środowiska DEMO na produkcyjne, wystarczy na tej stronie - Autoryzacja KSeF - usunąć autoryzację ze środowiskiem DEMO i autoryzować nowe połączenie ze środowiskiem produkcyjnym KSeF.
Aby podpisać plik należy kliknąć przycisk - Podpisz plik - w nowym oknie przeglądarki zostanie otworzona strona Profilu Zaufanego, na której należy podpisać plik. Następnie podpisany plik należy wgrać na nasz serwer. UWAGA WAŻNE! Czas pomiędzy pobraniem pliku, a wgraniem pliku na nasz serwer nie może przekroczyć 5 minut.
Połączenie i korzystanie z KSeF
Po zapisaniu autoryzacji na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - nasz serwis zweryfikuje status połączenia z Krajowym Systemie e-Faktur (trwa to przeważnie minutę - maksymalnie kilka minut). Po poprawnej weryfikacji połączenia (aktualny status połączenia jest widoczny stronie) możliwe będzie wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF oraz pobieranie faktur kosztowych z KSeF, korzystanie z systemu KSeF jest opisanie w dziale pomocy - Korzystanie z KSeF.
Zmiana środowiska KSeF
W przypadku poźniejszej zmiany środowiska (ze środowiska przedprodukcyjnego / DEMO na środowisko produkcyjne) wystarczy na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - usunąć autoryzację ze środowiskiem DEMO i zapisać nową autoryzację dla środowiska produkcyjnego. Po usunięciu autoryzacji ze środowiskiem DEMO możliwe będzie wysyłanie dokumentów do środowiska produkcyjnego (nawet w przypadku gdy te same dokumenty były wysłane wcześniej do środowiska DEMO).
UWAGA WAŻNE!
W przypadku autoryzacji Profilem Zaufanym wymagana będzie (co pewien czas) ponowna autoryzacja, czyli należało będzie ponownie pobrać plik do podpisu, podpisać plik i przesłać plik na nasz serwer. Przypadki, w których konieczna będzie ponowna autoryzacja to np. zamknięcie sesji KSeF (wykonane samodzielnie przez użytkownika), samoczynne wygaśnięcie sesji KSeF, czasowa niedostępność systemu KSeF (np. w przypadku prac prowadzonych po stronie systemu KSeF) lub brak wykupionego abonamentu dla konta użytkownika. Ponowna autoryzacja jest niezależna od nas i nie mamy na to wpływu, wynika to ze specyfikacji certyfikatów kwalifikowanych i wymogów bezpieczeństwa. Tylko autoryzacja tokenem KSeF umożliwia automatyczne wznawianie sesji KSeF bez konieczności wykonywania ponownej autoryzacji.
