Samofakturowanie to rozwiązanie, które pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy. Brzmi nietypowo, ale ma solidne podstawy prawne – wynika z art. 106d ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że to kupujący może przygotować fakturę za transakcję, jeśli obie strony wcześniej ustaliły takie zasady w umowie. Od 2026 roku proces ten można w pełni realizować w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Na czym polega samofakturowanie?
W tradycyjnym modelu to sprzedawca wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż. W samofakturowaniu tę rolę przejmuje nabywca, który przygotowuje i wysyła fakturę do KSeF w imieniu sprzedawcy. Aby było to zgodne z przepisami, musi istnieć umowa o samofakturowanie – najlepiej w formie pisemnej lub elektronicznej – w której określone są:
- zasady wystawiania faktur,
- sposób ich akceptacji przez sprzedawcę,
- okres obowiązywania umowy.
Jak wygląda proces w KSeF?
W KSeF samofakturowanie odbywa się elektronicznie. Sprzedawca musi najpierw nadać nabywcy odpowiednie uprawnienie do wystawiania faktur w jego imieniu. Może to zrobić samodzielnie lub przez osobę posiadającą prawo do zarządzania uprawnieniami w systemie (np. księgowego, pełnomocnika czy dyrektora finansowego).
Po nadaniu takiego uprawnienia nabywca:
- loguje się do KSeF w swoim kontekście,
- wystawia fakturę, w której figuruje jako nabywca, a sprzedawca jako podmiot główny (Podmiot1),
- przesyła fakturę do systemu – dokument automatycznie trafia do obu stron transakcji.
Akceptacja faktury przez sprzedawcę
KSeF nie obsługuje automatycznej akceptacji faktur w ramach samofakturowania. Oznacza to, że sposób zatwierdzania dokumentów należy ustalić w umowie między stronami.
W praktyce spotyka się dwa modele:
- akceptacja aktywna – sprzedawca potwierdza poprawność faktury, np. mailowo,
- akceptacja bierna – brak sprzeciwu w ustalonym terminie uznaje się za zgodę („milcząca akceptacja”).
Uprawnienia i delegowanie
System KSeF umożliwia różne kombinacje uprawnień. Sprzedawca może:
- nadać uprawnienie nabywcy do samofakturowania,
- wskazać osoby fizyczne (np. pracowników), które będą wystawiały faktury w jego imieniu,
- przekazać uprawnienia dalej – np. biuru rachunkowemu lub innemu podmiotowi z NIP.
Jak rozpoznać samofakturowanie w strukturze FA(3)?
W strukturze e-faktury FA(3), która obowiązywać będzie od 2026 roku, samofakturowanie rozpoznaje się po:
- oznaczeniu P_17 = 1,
- tym, że dane sprzedawcy znajdują się w sekcji Podmiot1,
- a dane nabywcy (czyli wystawcy faktury) – w sekcji Podmiot2.
Dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę
Faktury wystawione w procedurze samofakturowania są przechowywane w KSeF zarówno w kontekście sprzedawcy, jak i nabywcy. Sprzedawca automatycznie widzi wszystkie dokumenty wystawione w jego imieniu – nie trzeba przesyłać numeru KSeF.
Nabywca natomiast ma dostęp tylko do tych faktur, które sam wystawił lub które zostały wystawione dla niego.
Dlaczego warto rozważyć samofakturowanie?
Samofakturowanie może znacznie uprościć proces rozliczeń między partnerami biznesowymi. Sprawdza się zwłaszcza w relacjach długoterminowych, np. w handlu hurtowym, przy rozliczeniach z rolnikami ryczałtowymi czy w firmach usługowych współpracujących stale z tymi samymi kontrahentami.
KSeF umożliwia realizację takiej współpracy w pełni cyfrowo, bez potrzeby przesyłania dokumentów e-mailem czy w formie papierowej.
Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF to nowoczesny sposób rozliczeń między firmami, który łączy elastyczność biznesową z pełną zgodnością z przepisami. Wymaga jedynie właściwego udzielenia uprawnień i jasnych zasad akceptacji faktur. Wraz z wprowadzeniem struktury FA(3) stanie się jeszcze prostsze i bardziej przejrzyste – zarówno dla nabywcy, jak i sprzedawcy.
