Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko narzędzie do wystawiania faktur, ale również zaawansowany system zarządzania dostępem. Dowiedz się, kto i na jakich zasadach może nadawać, odbierać i korzystać z uprawnień w KSeF – zarówno w małych firmach, jak i w dużych strukturach administracyjnych.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ogromna zmiana dla przedsiębiorców, biur rachunkowych, urzędów oraz innych instytucji wystawiających i odbierających faktury. Jednym z kluczowych aspektów korzystania z KSeF jest prawidłowe zarządzanie uprawnieniami, które decydują o tym, kto i w jakim zakresie może działać w imieniu podatnika.
Domyślnym właścicielem konta w KSeF jest podatnik – osoba fizyczna prowadząca działalność, spółka, jednostka samorządu terytorialnego lub grupa VAT. To on ma pełne uprawnienia, może wystawiać faktury, nadawać dostępy innym osobom oraz przeglądać dokumenty. W niektórych przypadkach uprawnienia właścicielskie uzyskują także przedstawiciele, np. pełnomocnicy, komornicy czy organy egzekucyjne – o ile zostaną do tego formalnie upoważnieni.
System rozróżnia kilka poziomów dostępu:
W KSeF funkcjonują różne modele dostosowane do rodzaju organizacji i charakteru działalności.
Nadanie uprawnień może odbywać się na dwa sposoby:
Dostęp do KSeF mogą uzyskać osoby fizyczne (np. pracownicy, księgowi), inne podmioty (np. biura rachunkowe), a także instytucje publiczne. W każdej sytuacji wymagane jest uwierzytelnienie i wskazanie zakresu uprawnień. System rejestruje każdą nadaną i odebraną rolę, co zapewnia bezpieczeństwo i kontrolę.
Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami w KSeF jest kluczowe dla bezpiecznego i efektywnego wystawiania faktur elektronicznych. System daje dużą elastyczność w przydzielaniu ról, a jednocześnie wymaga zachowania procedur i dokumentowania każdej operacji. Dzięki dobrze zaprojektowanemu modelowi uprawnień możliwe jest bezpieczne delegowanie obowiązków, zarówno w małej firmie, jak i w złożonych strukturach grup kapitałowych czy administracji publicznej.
Kim jest właściciel w systemie?
Domyślnym właścicielem konta w KSeF jest podatnik – osoba fizyczna prowadząca działalność, spółka, jednostka samorządu terytorialnego lub grupa VAT. To on ma pełne uprawnienia, może wystawiać faktury, nadawać dostępy innym osobom oraz przeglądać dokumenty. W niektórych przypadkach uprawnienia właścicielskie uzyskują także przedstawiciele, np. pełnomocnicy, komornicy czy organy egzekucyjne – o ile zostaną do tego formalnie upoważnieni.
Typy dostępów w KSeF
System rozróżnia kilka poziomów dostępu:
- Dostęp do faktur – umożliwia przeglądanie faktur wystawionych i otrzymanych przez podatnika.
- Możliwość wystawiania faktur – pozwala na przygotowanie i wysyłkę dokumentów w imieniu podatnika.
- Zarządzanie uprawnieniami – umożliwia nadawanie, modyfikację i odbieranie uprawnień innym użytkownikom.
- Każdy użytkownik może mieć jeden lub kilka z tych dostępów, w zależności od potrzeb i przyznanych mu uprawnień.
Modele nadawania uprawnień
W KSeF funkcjonują różne modele dostosowane do rodzaju organizacji i charakteru działalności.
- Model standardowy: Najczęściej stosowany model w firmach i biurach rachunkowych. Podatnik samodzielnie przyznaje dostęp zaufanym osobom, np. pracownikom lub księgowej. Może również nadać dostęp podmiotowi – np. biuru rachunkowemu – które z kolei deleguje uprawnienia swoim pracownikom. W takim przypadku biuro ma prawo wystawiania i przeglądania faktur, ale nie może dalej przekazywać uprawnień.
- Model samofakturowania: Ten model stosowany jest w sytuacjach, gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy (np. w dużych sieciach handlowych). W takim przypadku to nabywca uzyskuje uprawnienia do wystawiania faktur, przy czym wymagane jest wcześniejsze porozumienie między stronami oraz formalne nadanie uprawnienia w systemie.
- Jednostki samorządu terytorialnego i grupy VAT: W przypadku JST i grup VAT struktura uprawnień może być bardziej złożona. Centralna jednostka zarządza uprawnieniami poszczególnych jednostek podrzędnych lub członków grupy, przypisując im odpowiednie role. System pozwala na precyzyjne określenie, kto może wystawiać i przeglądać faktury konkretnej jednostki.
Jak nadać uprawnienia?
Nadanie uprawnień może odbywać się na dwa sposoby:
- Elektronicznie – poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub za pomocą integracji z zewnętrznymi systemami księgowymi. Wymaga to uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pieczęcią lub Profilem Zaufanym.
- Papierowo – przez złożenie formularza ZAW-FA. To rozwiązanie stosowane jest najczęściej wtedy, gdy pierwszy użytkownik w firmie nie posiada kwalifikowanej pieczęci lub nie ma możliwości logowania się elektronicznie.
- Formularz można złożyć osobiście lub przez ePUAP, a jego przetworzenie nadaje wskazanej osobie odpowiednie prawa w systemie.
Kto może uzyskać dostęp?
Dostęp do KSeF mogą uzyskać osoby fizyczne (np. pracownicy, księgowi), inne podmioty (np. biura rachunkowe), a także instytucje publiczne. W każdej sytuacji wymagane jest uwierzytelnienie i wskazanie zakresu uprawnień. System rejestruje każdą nadaną i odebraną rolę, co zapewnia bezpieczeństwo i kontrolę.
Praktyczne wskazówki
- Pierwszy użytkownik w firmie musi posiadać narzędzie do uwierzytelnienia, np. kwalifikowaną pieczęć.
- Biura rachunkowe często uzyskują dostęp jako podmiot, który zarządza swoimi pracownikami wewnętrznie.
- W przypadku jednostek publicznych lub grup VAT dostęp przyznaje się według specjalnych procedur, z przypisaniem odpowiednich identyfikatorów.
Podsumowanie
Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami w KSeF jest kluczowe dla bezpiecznego i efektywnego wystawiania faktur elektronicznych. System daje dużą elastyczność w przydzielaniu ról, a jednocześnie wymaga zachowania procedur i dokumentowania każdej operacji. Dzięki dobrze zaprojektowanemu modelowi uprawnień możliwe jest bezpieczne delegowanie obowiązków, zarówno w małej firmie, jak i w złożonych strukturach grup kapitałowych czy administracji publicznej.