Od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur w Polsce przejdzie na zupełnie nowe tory. Papierowe dokumenty i PDF-y wysyłane mailem odejdą w cień, a standardem stanie się jedna, centralna droga obiegu faktur przez Krajowy System e-Faktur. Dla wielu firm brzmi to jak duża rewolucja. W praktyce da się do niej przygotować bez nerwów, o ile podejdzie się do tematu z głową.
Nowy system będzie wprowadzany etapami. Najpierw obejmie największe podmioty, a od kwietnia 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Zmiana dotyczy nie tylko księgowości, ale całej organizacji pracy w firmie. Inaczej będzie wyglądało wystawianie faktur, ich odbiór, obieg wewnętrzny i archiwizacja.
Najważniejsza różnica jest prosta. Faktura nie trafia już bezpośrednio do kontrahenta. Najpierw wysyła się ją do KSeF, a dopiero stamtąd odbiorca ją pobiera. To oznacza, że każda osoba w firmie, która do tej pory miała kontakt z dokumentami sprzedaży lub kosztów, musi nauczyć się nowego schematu działania.
Sprzedaż, zakupy, księgowość, a często także zarząd, wszyscy będą pracować na tych samych danych, w jednym systemie. Dobrze wdrożony proces eliminuje chaos, zgubione faktury i niejasności co do tego, która wersja dokumentu jest aktualna.
Jednym z realnych plusów KSeF jest porządek w dokumentach. Faktury są przechowywane centralnie, w formie elektronicznej, przez wiele lat. Nie trzeba już segregatorów ani ręcznego szukania archiwalnych dokumentów. Dostęp do faktur jest szybki i jednolity, a ryzyko błędów znacznie mniejsze.
Dodatkowym bonusem są korzyści podatkowe, takie jak krótszy termin zwrotu VAT. To oczywiście nie jest główny powód wprowadzania KSeF, ale w praktyce dla wielu firm będzie to odczuwalna zmiana.
Technologia to jedno, ale największym wyzwaniem okazuje się zwykle organizacja pracy. Trzeba jasno ustalić, kto wystawia faktury, kto je odbiera, kto nadaje im statusy i jak wygląda obieg dokumentów wewnątrz firmy. W KSeF nie ma miejsca na „faktura leży u kogoś na biurku”.
Dobrze zaprojektowany proces sprawia, że całość działa szybko i przewidywalnie. Źle przygotowany potrafi skutecznie sparaliżować pracę, szczególnie na początku.
Wiele firm odkładało cyfryzację latami. KSeF sprawia, że nie da się już tego tematu omijać. To dobry moment, żeby spojrzeć szerzej na narzędzia, z których korzysta firma. Integracja faktur z systemem sprzedaży, automatyczne pobieranie dokumentów kosztowych, lepsza kontrola płatności – to wszystko da się połączyć w jeden spójny proces.
Zamiast traktować KSeF jako przykry obowiązek, warto podejść do niego jak do okazji, by uprościć codzienną pracę i ograniczyć ręczne czynności.
W Fakturowo.pl KSeF jest zintegrowany bezpośrednio z programem do fakturowania. Po jednorazowej autoryzacji użytkownik pracuje tak jak dotychczas. Wystawia fakturę, zapisuje ją w systemie i jednym kliknięciem wysyła do KSeF. Analogicznie wygląda pobieranie faktur kosztowych.
System pokazuje status każdej faktury, numer KSeF nadany przez Ministerstwo Finansów oraz ewentualne komunikaty błędów. Dzięki temu wszystko jest pod kontrolą, bez konieczności logowania się do zewnętrznych narzędzi.
Jeżeli chcesz zobaczyć, jak to działa krok po kroku, na stronie Fakturowo.pl dostępny jest szczegółowy opis korzystania z KSeF.
Co faktycznie zmienia KSeF w codziennej pracy
Najważniejsza różnica jest prosta. Faktura nie trafia już bezpośrednio do kontrahenta. Najpierw wysyła się ją do KSeF, a dopiero stamtąd odbiorca ją pobiera. To oznacza, że każda osoba w firmie, która do tej pory miała kontakt z dokumentami sprzedaży lub kosztów, musi nauczyć się nowego schematu działania.
Sprzedaż, zakupy, księgowość, a często także zarząd, wszyscy będą pracować na tych samych danych, w jednym systemie. Dobrze wdrożony proces eliminuje chaos, zgubione faktury i niejasności co do tego, która wersja dokumentu jest aktualna.
Mniej papieru, więcej porządku
Jednym z realnych plusów KSeF jest porządek w dokumentach. Faktury są przechowywane centralnie, w formie elektronicznej, przez wiele lat. Nie trzeba już segregatorów ani ręcznego szukania archiwalnych dokumentów. Dostęp do faktur jest szybki i jednolity, a ryzyko błędów znacznie mniejsze.
Dodatkowym bonusem są korzyści podatkowe, takie jak krótszy termin zwrotu VAT. To oczywiście nie jest główny powód wprowadzania KSeF, ale w praktyce dla wielu firm będzie to odczuwalna zmiana.
Kluczowe wyzwania
Technologia to jedno, ale największym wyzwaniem okazuje się zwykle organizacja pracy. Trzeba jasno ustalić, kto wystawia faktury, kto je odbiera, kto nadaje im statusy i jak wygląda obieg dokumentów wewnątrz firmy. W KSeF nie ma miejsca na „faktura leży u kogoś na biurku”.
Dobrze zaprojektowany proces sprawia, że całość działa szybko i przewidywalnie. Źle przygotowany potrafi skutecznie sparaliżować pracę, szczególnie na początku.
KSeF jako impuls do cyfryzacji
Wiele firm odkładało cyfryzację latami. KSeF sprawia, że nie da się już tego tematu omijać. To dobry moment, żeby spojrzeć szerzej na narzędzia, z których korzysta firma. Integracja faktur z systemem sprzedaży, automatyczne pobieranie dokumentów kosztowych, lepsza kontrola płatności – to wszystko da się połączyć w jeden spójny proces.
Zamiast traktować KSeF jako przykry obowiązek, warto podejść do niego jak do okazji, by uprościć codzienną pracę i ograniczyć ręczne czynności.
Jak pomaga Fakturowo.pl
W Fakturowo.pl KSeF jest zintegrowany bezpośrednio z programem do fakturowania. Po jednorazowej autoryzacji użytkownik pracuje tak jak dotychczas. Wystawia fakturę, zapisuje ją w systemie i jednym kliknięciem wysyła do KSeF. Analogicznie wygląda pobieranie faktur kosztowych.
System pokazuje status każdej faktury, numer KSeF nadany przez Ministerstwo Finansów oraz ewentualne komunikaty błędów. Dzięki temu wszystko jest pod kontrolą, bez konieczności logowania się do zewnętrznych narzędzi.
Jeżeli chcesz zobaczyć, jak to działa krok po kroku, na stronie Fakturowo.pl dostępny jest szczegółowy opis korzystania z KSeF.
