Korygowanie danych na fakturze
Korygowanie faktury
Reklamacje, rabaty, obniżki cen – są to sytuacje, kiedy sprzedawca zobowiązany jest do naniesienia zmian w treści faktury. Powinien tego dokonać poprawnie, by uniknąć komplikacji. Sprawdź, jak polskie przepisy regulują tę kwestię, a co za tym idzie – jak powinna przebiegać zmiana wartości sprzedaży na fakturze. Faktura to nazwa świadectwa sprzedaży, potwierdzającego zaistniałą transakcję pomiędzy pośredniczącymi ze sobą stronami. Obecnie jest to dokument powszechnie używany w szeroko rozumianej przedsiębiorczości każdego szczebla. W wyniku rosnącej cyfryzacji, fakturę najczęściej wystawia się za pomocą sprzętów elektronicznych, generując informacje z baz danych w ciągu kilku minut. Z jednej strony stanowi to duże przyspieszenie procedury, z drugiej może skutkować drobnymi błędami. Te negatywnie rzutują na formę całej faktury, a to może skutkować jej nieważnością. To właśnie z tego względu wprowadzono dwie możliwości korekty błędów na fakturze –  notę korygującą i fakturę korygującą. Przyjrzyjmy się im dokładniej.

Nota korygująca, a faktura korygująca

Należy pamiętać, że not i faktur korygujących nie można stosować zamiennie, gdyż każde z tych rozwiązań odpowiada za inny rodzaj błędów. Warto zapoznać się ze szczegółowym podziałem,  aby w obliczu ewentualnych pomyłek sprawnie sfinalizować transakcję. Zasadniczo fakturę i notę różni osoba, którą może je wystawić, tak więc notę korygującą wystawia wyłącznie nabywca, który otrzymał fakturę z błędami, natomiast fakturę korygującą wyłącznie sprzedawca.

Jak działa nota korygująca?

Nota korygująca wystawiana jest przez nabywcę, który stwierdził na otrzymanej fakturze pierwotnej (źródłowej) pomyłki w zakresie elementów opisowych. Najczęściej pojawiają się one w informacja takich jak:
  • nazwa i adres którejś ze stron transakcji;
  • numer NIP;
  • data sprzedaży/odbioru;
  • termin płatności;
  • numer serii (identyfikujący fakturę);
  • oznaczenie towaru/usługi;
Nota korygująca, mimo iż nie podlega samodzielnemu księgowaniu, stanowi pochodną dokumentu księgowego i musi zawierać określone w art. 106 k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, komponenty:
  • datę wystawienia;
  • kolejny numer noty;
  • nazwę stron (lub imiona i nazwiska podatników);
  • numer NIP;
  • datę dokonania sprzedaży;
Kluczową informację stanowi wskazanie treści korygowanej oraz określenie treści poprawnej. Dodatkowo dokument musi zostać opatrzony nazwą "Nota korygująca".

Na czym polega faktura korygująca?

Analogicznie do noty korygującej, fakturę korygującą sporządza się odnośnie pomyłek na fakturze pierwotnej lub zmiany istotnych kwestii wpływającej na koszty. Sprzedawca wystawia ją w przypadku gdy :
  • nastąpiła obniżka ceny w wyniku upustu bądź udzielenia rabatu;
  • wprowadzono błędną cenę, stawkę lub kwotę podatku od towarów i usług;
  • zwrócono towar na który wystawiono fakturę pierwotną;
  • zwrócono części lub całość zapłaty;
Innymi słowy – ten rodzaj nakładania korekty dotyczy takich ważnych elementów jak ceny, miary i ilości, wartości, stawki podatku oraz kwoty należności. Formę faktury korygującej, czyli dokumentu księgowego również określa ustawa, dlatego powinny się w niej znaleźć:
  • data wystawienia;
  • kolejny numer faktury korygującej;
  • dane zawarte w fakturze;
  • przyczyna korekty oraz wskazanie poprawnych treści – zwłaszcza, gdy zmiany dotyczą kosztów, przy zastosowaniu ewentualnej procedury ponownego rozliczenia należności;
  • nazwę "Faktura korygująca".
Dokumenty korygujące – konsekwencje
Noty oraz faktury korygujące są określone przepisami ustawy, dlatego funkcjonują na zasadach ważnych dokumentów finansowych. Ich stosowanie służy głównie usprawnieniu czynności potwierdzania i księgowania transakcji. W większości przypadków korekty faktur nie generują żadnych negatywnych konsekwencji – oczywiście oprócz niewielkich opóźnień. Warto zaznaczyć, że wystawienie noty lub faktury nie kończy procedury. Ze względu na zmianę treści w obrębie kluczowych danych, faktura korygująca wymaga od nabywcy formalnego potwierdzenia jej otrzymania, natomiast nota korygująca – zwłaszcza dotycząca niepoprawnie wpisanych danych, potrzebuje jedynie akceptacji ze strony sprzedającego w formie ustnej i może (lecz  nie musi) być poświadczona podpisem.