Faktura proforma VAT marża jest dokumentem handlowym, który potwierdza/określa szczegóły dotyczące transakcji z zakresu usług turystycznych, towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków czy dzieł sztuki (najczęściej VAT marża występuje przy sprzedaży używanych samochodów, telefonów komórkowych, usług turystycznych i przedmiotów kolekcjonerskich). Faktura proforma VAT marża może także stanowić ofertę zawarcia umowy. Wystawienie faktury proforma VAT marża nie powoduje obowiązku zapłaty. Stanowi jednak pewnego rodzaju zabezpieczenie swoich interesów. Jeśli kontrahent opłaci taką fakturę - potwierdzi tym samym przyjęcie złożonej oferty, co skutkuje zawarciem umowy sprzedaży. Oczywiście brak reakcji ze strony potencjalnego klienta, nie spowoduje konieczności opłacania podatku VAT ani wystawiania korekty.

Fakturę proforma może wystawić każdy przedsiębiorca, który chce potwierdzić/określić szczegóły transakcji. Ponieważ jednak VAT marża odnosi się wyłącznie do podatników, którzy świadczą usługi turystyczne, dostarczają towary używane, dokonują dostaw przedmiotów kolekcjonerskich, antyków i dzieł sztuki to właśnie w tej grupie spotyka się takie dokumenty.

Faktura proforma VAT marża daje możliwość potwierdzenia złożonej wcześniej oferty/przyjęcia zamówienia. Warto ją wystawiać, jeśli chcemy w łatwy i przejrzysty sposób poinformować o kosztach usługi bądź ewentualnych płatnościach (można ją wystawić wyłącznie na zaliczkę, jak i pełną kwotę zamówienia).

Faktura proforma VAT marża nie stanowi potwierdzenia dokonania operacji i nie jest dokumentem księgowym - nie podlega więc ewidencji w księgach rachunkowych. Faktura proforma (mimo, że nazwa dokumentu może sugerować inaczej) nie jest uznawana za fakturę VAT - nie dokonuje się na jej podstawie żadnych rozliczeń.