Umowa powierzenia danych osobowych
Zaloguj siępobierz pdf
Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi integralną część Regulaminu serwisu Fakturowo.pl, dostępnego pod adresem - https://www.fakturowo.pl/pomoc/regulamin, i określa zasady przetwarzania przez Administratora Serwisu danych osobowych powierzonych przez Użytkownika w związku z korzystaniem z Serwisu.

Umowa określa prawa i obowiązki Stron związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych i zastępuje wcześniejsze uzgodnienia Stron w tym zakresie.

I. DEFINICJE UMOWNE
Na potrzeby niniejszej Umowy przyjmuje się następujące definicje:
  1. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO.
  2. Powierzający – Użytkownik w rozumieniu Regulaminu, powierzający dane osobowe do przetwarzania.
  3. Przetwarzający – eCOM, NIP: 7712255384, REGON: 592247822, ul. Heweliusza 11 lokal 811, 80-890 Gdańsk, fax: 58 782 48 60, email: pomoc@fakturowo.pl, będący właścicielem i administratorem Serwisu Fakturowo.pl, występujący w zakresie danych powierzonych na podstawie niniejszej Umowy jako podmiot przetwarzający.
  4. Przetwarzanie danych – dowolna operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, w szczególności ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
  5. Regulamin – Regulamin Serwisu Fakturowo.pl, dostępny pod adresem - https://www.fakturowo.pl/pomoc/regulamin.
  6. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  7. Serwis – serwis internetowy Fakturowo.pl, dostępny pod adresem - https://www.fakturowo.pl.
  8. Strony – Powierzający i Przetwarzający łącznie. 
  9. Umowa – niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
  10. Umowa Podstawowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta poprzez akceptację Regulaminu Serwisu.
II. POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
  1. Przedmiotem Umowy jest powierzenie Przetwarzającemu przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Umowy Podstawowej.
  2. Powierzający powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych na podstawie art. 28 RODO, a Przetwarzający zobowiązuje się do ich przetwarzania wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Serwisu oraz zgodnie z niniejszą Umową i obowiązującymi przepisami prawa.
  3. Jeżeli Powierzający sam występuje jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu innego administratora, oświadcza, że jest uprawniony do ich dalszego powierzenia Przetwarzającemu.
  4. Przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego. W takim przypadku Przetwarzający informuje Powierzającego o obowiązku prawnym przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile przepisy nie zabraniają udzielenia takiej informacji.
  5. Za udokumentowane polecenie uznaje się w szczególności postanowienia niniejszej Umowy, czynności wykonywane przez Powierzającego w Serwisie oraz przekazane przez niego zgodne z prawem instrukcje.
  6. Powierzający oświadcza, że posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania powierzanych danych osobowych.
III. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH
  1. Przetwarzanie obejmuje dane osobowe wprowadzane przez Powierzającego do Serwisu, w szczególności dane kontrahentów, klientów, pracowników i współpracowników oraz innych osób wskazanych w dokumentach, obejmujące imiona, nazwiska, nazwy działalności gospodarczej, adresy, dane kontaktowe, numery rachunków bankowych, numery NIP, REGON, KRS, BDO, PESEL, numery dokumentów tożsamości oraz inne informacje zamieszczane w dokumentach i formularzach Serwisu.
  2. Przetwarzanie obejmuje w szczególności utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, odczytywanie, modyfikowanie, przesyłanie, udostępnianie w ramach funkcji Serwisu, tworzenie kopii zapasowych oraz usuwanie danych.
  3. Celem przetwarzania jest świadczenie usług wynikających z Umowy Podstawowej, w tym tworzenie, przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie dokumentów oraz zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania Serwisu.
  4. Powierzający odpowiada za zakres danych wprowadzanych do Serwisu i zobowiązuje się nie wprowadzać danych wykraczających poza zakres niezbędny do realizacji zamierzonych czynności.
  5. Wprowadzenie przez Powierzającego dodatkowych danych w ramach funkcjonalności Serwisu stanowi udokumentowane polecenie ich przetwarzania w zakresie zgodnym z niniejszą Umową. Jeżeli dane wymagają przetwarzania wykraczającego poza uzgodniony zakres, Strony dokonają odpowiedniego uzgodnienia.
  6. W przypadku stwierdzenia przetwarzania danych wykraczających poza zakres Umowy Przetwarzający może zwrócić się do Powierzającego o wyjaśnienie lub aktualizację zakresu powierzenia.
IV. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
  1. Strony zobowiązują się do przestrzegania RODO oraz właściwych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
  2. Przetwarzający oświadcza, że dysponuje wiedzą, doświadczeniem i zasobami niezbędnymi do prawidłowej realizacji Umowy.
  3. Przetwarzający stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, uwzględniające charakter, zakres i ryzyko przetwarzania danych, zgodnie z art. 32 RODO.
  4. Przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są zobowiązane do zachowania poufności, również po zakończeniu współpracy.
  5. Przetwarzający zapewnia ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub nieuprawnioną modyfikacją.
  6. Powierzający zobowiązuje się współpracować z Przetwarzającym w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Umowy.
  7. Przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, wspiera Powierzającego w realizacji obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO oraz w obsłudze żądań osób, których dane dotyczą.
  8. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony powierzonych danych osobowych Przetwarzający informuje Powierzającego bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 48 godzin od stwierdzenia naruszenia. Przekazywane informacje obejmują dostępne dane niezbędne do oceny naruszenia i realizacji obowiązków wynikających z RODO.
  9. Przetwarzający podejmuje odpowiednie działania zmierzające do ograniczenia skutków naruszenia i zapobiegania podobnym zdarzeniom.
  10. Jeżeli zdaniem Przetwarzającego polecenie Powierzającego narusza RODO lub inne właściwe przepisy dotyczące ochrony danych, Przetwarzający niezwłocznie informuje o tym Powierzającego.
V. AUDYTY
  1. Przetwarzający udostępnia Powierzającemu informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO oraz umożliwia przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, przez Powierzającego lub upoważnionego przez niego audytora.
  2. Audyt może być przeprowadzony w formie zdalnej, w szczególności poprzez analizę dokumentacji, udzielenie odpowiedzi na pytania lub wypełnienie kwestionariusza dotyczącego stosowanych zabezpieczeń.
  3. Planowany audyt wymagający bezpośredniego udziału Przetwarzającego powinien zostać zgłoszony z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, chyba że szczególne okoliczności wymagają wcześniejszego przeprowadzenia audytu.
  4. Audyt powinien odbywać się w sposób niezakłócający nieproporcjonalnie funkcjonowania Serwisu oraz nienaruszający bezpieczeństwa i poufności danych innych użytkowników.
  5. Powierzający zobowiązuje się wskazać osoby upoważnione do przeprowadzenia audytu i zapewnić zachowanie przez nie poufności uzyskanych informacji.
VI. DALSZE POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCH DO PRZETWARZANIA
  1. Powierzający udziela Przetwarzającemu ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy Podstawowej, w szczególności w ramach usług hostingowych oraz usług płatniczych, w zakresie, w jakim wiążą się one z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych.
  2. O planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego Przetwarzający informuje Powierzającego poprzez publikację komunikatu w dziale Aktualności Serwisu, dostępnym pod adresem - https://www.fakturowo.pl/aktualnosci. Publikacja nowego komunikatu jest dodatkowo sygnalizowana użytkownikom za pomocą migającej ikony czerwonej koperty w prawym górnym rogu Serwisu.
  3. Powierzający ma prawo zgłosić sprzeciw wobec planowanej zmiany w terminie 7 dni od dnia skutecznego zawiadomienia. Planowana zmiana nie zostanie wprowadzona przed upływem tego terminu. Komunikat określa planowaną zmianę oraz sposób zgłoszenia sprzeciwu.
  4. Przetwarzający zobowiązuje się do nakładania na dalsze podmioty przetwarzające obowiązków ochrony danych osobowych odpowiadających obowiązkom wynikającym z niniejszej Umowy i art. 28 RODO.
  5. Przetwarzający odpowiada wobec Powierzającego za realizację obowiązków ochrony danych przez dalsze podmioty przetwarzające na zasadach wynikających z RODO.
  6. Przetwarzający korzysta z usług hostingowych świadczonych przez Contabo GmbH z siedzibą w Niemczech. Infrastruktura serwerowa wykorzystywana do świadczenia usług, obejmująca serwery produkcyjne oraz serwery kopii zapasowych, znajduje się we Francji, na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
  7. Dostęp administracyjny do aplikacji Fakturowo.pl jest realizowany przez uprawnionego administratora Serwisu z terytorium Polski. Postanowienie to nie wyłącza dostępu technicznego dostawcy infrastruktury w zakresie wynikającym ze świadczonych przez niego usług i obowiązujących zasad bezpieczeństwa.
VII. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG
  1. Przetwarzający nie przekazuje powierzonych danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) bez uprzedniego upoważnienia Powierzającego, chyba że przekazanie jest wymagane przez właściwe przepisy prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego.
  2. Każde przekazanie danych osobowych poza EOG musi odbywać się zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności z zastosowaniem odpowiedniej podstawy przekazania oraz wymaganych zabezpieczeń.
  3. Przetwarzający zapewnia, aby dalsze podmioty przetwarzające przestrzegały obowiązujących przepisów dotyczących międzynarodowego przekazywania danych osobowych.
VIII. PRAWO KIEROWANIA ZAPYTAŃ PRZEZ PRZETWARZAJĄCEGO
  1. Przetwarzający ma prawo kierować do Powierzającego zapytania dotyczące zakresu, celu i podstaw przetwarzania powierzonych danych osobowych oraz instrukcji niezbędnych do prawidłowego wykonania Umowy.
  2. Powierzający zobowiązuje się udzielić odpowiedzi na zapytanie w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że charakter sprawy wymaga niezwłocznego działania.
IX. ODPOWIEDZIALNOŚĆ STRON
  1. Strony ponoszą odpowiedzialność za naruszenie obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych na zasadach wynikających z RODO oraz właściwych przepisów prawa.
  2. Przetwarzający odpowiada za szkody wynikające z naruszenia obowiązków nałożonych bezpośrednio na podmiot przetwarzający lub z działania poza zgodnymi z prawem instrukcjami Powierzającego albo wbrew takim instrukcjom.
  3. Powierzający odpowiada za zgodność z prawem powierzenia danych osobowych, w szczególności za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do ich przetwarzania oraz zgodność przekazywanych instrukcji z obowiązującymi przepisami.
  4. Strona może zostać zwolniona z odpowiedzialności na zasadach określonych w art. 82 RODO, jeżeli wykaże, że w żaden sposób nie ponosi winy za zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody.
  5. Przetwarzający odpowiada za działania i zaniechania dalszych podmiotów przetwarzających zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO.
  6. W zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa odpowiedzialność kontraktowa Przetwarzającego wobec Powierzającego ograniczona jest do wysokości rzeczywistej szkody, nie więcej jednak niż do 10-krotności wynagrodzenia należnego Przetwarzającemu z tytułu Umowy Podstawowej za okres ostatnich 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
  7. Ograniczenia wskazane w ust. 6 nie naruszają praw osób, których dane dotyczą, ani zasad odpowiedzialności wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności art. 82 RODO.
X. POSTĘPOWANIE Z DANYMI OSOBOWYMI PO ZAKOŃCZENIU UMOWY
  1. Po zakończeniu obowiązywania Umowy Przetwarzający, zgodnie z decyzją Powierzającego, usuwa lub zwraca powierzone dane osobowe oraz usuwa istniejące ich kopie, chyba że przepisy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego wymagają dalszego przechowywania określonych danych.
  2. Powierzający może złożyć dyspozycję zwrotu danych osobowych, kontaktując się z Przetwarzającym pod adresem pomoc@fakturowo.pl. W przypadku braku odmiennej dyspozycji dane podlegają usunięciu po zakończeniu współpracy, z uwzględnieniem postanowień niniejszego rozdziału.
  3. Powierzający może samodzielnie usunąć konto i powierzone dane osobowe za pomocą funkcji „Usunięcie konta użytkownika”, dostępnej w zakładce Konto pod adresem - https://www.fakturowo.pl/konto. 
  4. Dane osobowe usunięte z Serwisu mogą pozostawać przez ograniczony czas w kopiach zapasowych, przechowywanych wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych i przywrócenia działania Serwisu w przypadku awarii.
  5. Kopie zapasowe podlegają automatycznej rotacji i usunięciu w terminie nie dłuższym niż 10 dni od usunięcia danych z Serwisu.
  6. W okresie przechowywania kopii zapasowych dane nie są wykorzystywane do bieżącego przetwarzania. Dostęp do kopii jest ograniczony do osób upoważnionych i odbywa się wyłącznie w uzasadnionych przypadkach związanych z bezpieczeństwem lub odtworzeniem działania Serwisu.
  7. W przypadku przywrócenia kopii zapasowej Przetwarzający zapewnia ponowne usunięcie danych, które wcześniej podlegały usunięciu, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
  1. Umowa wchodzi w życie z dniem zaakceptowania Regulaminu Serwisu Fakturowo.pl i obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy Podstawowej, z uwzględnieniem postanowień dotyczących usunięcia danych i obowiązku zachowania poufności.
  2. Umowa nie ogranicza obowiązków Stron wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  3. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy RODO, Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa.
  4. Umowa zostaje zawarta w formie dokumentowej, zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego, poprzez akceptację Regulaminu Serwisu.
  5. Zmiany niniejszej Umowy są dokonywane zgodnie z zasadami zmiany Regulaminu, z uwzględnieniem przepisów prawa oraz szczególnych zasad informowania o zmianach dalszych podmiotów przetwarzających określonych w rozdziale VI.