Błąd KSeF - duplikat faktury w KSeF, kod 440

W systemie KSeF numeracja faktur musi być unikalna — nie można przesłać dwóch faktur z tym samym numerem.

Komunikat z kodem 440 oznacza, że faktura z tym numerem została już wcześniej prawidłowo przyjęta przez KSeF i posiada nadany numer KSeF. Jest to odpowiedź zwracana bezpośrednio przez system KSeF, a nie komunikat generowany przez nasz serwis.

Najczęściej problem wynika z tego, że na koncie znajdują się dwie faktury posiadające identyczny numer.
W takiej sytuacji należy:

1. Wyszukać obie faktury,
2. Otworzyć jedną z faktur posiadających powielony numer, która nie została jeszcze wysłana do KSeF,
3. Zmienić numer faktury na inny (unikalny),
4. Zapisać fakturę,
5. Ponownie wysłać fakturę do KSeF.

Aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości, należy upewnić się, że numeracja faktur jest unikalna i nie powiela wcześniejszych numerów, numerację można zmienić na stronie - Ustawienia > Numeracja - warto również włączyć opcję - Sprawdzaj numerację - po włączeniu tej opcji system podczas wystawiania dokumentów będzie kontrolował poprawność numeracji i sygnalizował błędy, np. gdy numer już istnieje lub gdy kolejność numeracji będzie nieprawidłowa.

Jeśli po zmianie numeru faktury nadal występuje błąd podczas wysyłania do KSeF (kod 440 - duplikat), to w takiej sytuacji należy zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF i sprawdzić, czy dokument o tym numerze znajduje się już w KSeF (najczęściej taka sytuacja występuje gdy użytkownika wysyła faktury do KSeF z dwóch różnych programów lub z dwóch różnych kont).

W przypadku wystawiania faktury z tym samym numerem NIP z dwóch różnych kont (np. działalność + najem prywatny) - w takim przypadku należy w formacie numeracji (na stronie - https://www.fakturowo.pl/ustawienia/numeracja) dodać zmienną - u (np. n/R/u) - która sprawi, że w numerze dokumetu będzie dodawany numer ID konta użytkownika.