Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy muszą przyzwyczaić się do nowego sposobu identyfikowania dokumentów. Faktura nadal posiada swój zwykły numer nadawany przez sprzedawcę, ale po przyjęciu dokumentu przez KSeF otrzymuje również dodatkowy, unikalny numer KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku numer ten nabierze jeszcze większego znaczenia. Będzie wykorzystywany nie tylko do identyfikacji dokumentów w systemie, ale również przy dokonywaniu określonych płatności. Jeżeli natomiast jednym przelewem opłacanych będzie kilka faktur, przedsiębiorca będzie mógł posłużyć się zbiorczym identyfikatorem wygenerowanym w KSeF. Warto więc wyjaśnić, czym różnią się te oznaczenia i jak będą wykorzystywane w praktyce.
Czym jest numer KSeF?
Numer KSeF jest unikalnym oznaczeniem przypisywanym fakturze przez Krajowy System e-Faktur. Powstaje automatycznie po przesłaniu faktury do systemu i jej prawidłowym przyjęciu. Nie należy go mylić z numerem faktury nadawanym przez przedsiębiorcę. Przykładowo sprzedawca może wystawić dokument: FV/125/08/2026. Jest to numer faktury wynikający z numeracji prowadzonej przez przedsiębiorcę. Po przyjęciu dokumentu przez KSeF system nada mu dodatkowo własny numer KSeF. Mamy więc dwa różne oznaczenia dotyczące tego samego dokumentu. Numer faktury jest nadawany przez sprzedawcę zgodnie z przyjętym sposobem numeracji. Numer KSeF nadaje natomiast automatycznie system Ministerstwa Finansów. Co ważne, numer KSeF przypisywany właśnie wystawianej fakturze nie znajduje się wewnątrz jej pliku XML. W momencie tworzenia dokumentu nie jest jeszcze znany. Powstaje dopiero po przyjęciu faktury przez KSeF i jest zwracany między innymi w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru.
Po co wprowadzono zbiorczy identyfikator KSeF?
W codziennym obrocie gospodarczym bardzo często jednym przelewem regulowanych jest kilka lub kilkanaście faktur. Gdyby przy takiej płatności należało wpisywać osobno wszystkie numery KSeF, obsługa przelewów stałaby się niewygodna, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw otrzymujących dużą liczbę dokumentów od tych samych dostawców. Rozwiązaniem tego problemu ma być zbiorczy identyfikator. Jest to specjalny numer wygenerowany w KSeF, który może reprezentować co najmniej dwie faktury ustrukturyzowane wystawione przez tego samego sprzedawcę. Zamiast więc umieszczać w płatności kilka długich numerów KSeF, będzie można posłużyć się jednym identyfikatorem obejmującym wszystkie opłacane dokumenty.
Jak będzie tworzony zbiorczy identyfikator?
Aby utworzyć identyfikator zbiorczy, trzeba będzie wskazać listę numerów KSeF faktur, które mają zostać nim objęte. Co istotne, możliwość jego wygenerowania nie będzie ograniczona wyłącznie do wystawcy faktur. Według informacji Ministerstwa Finansów będzie mógł zrobić to również odbiorca dokumentów. Funkcja ma być dostępna zarówno w Aplikacji Podatnika KSeF, jak i w zewnętrznych programach finansowo-księgowych korzystających z API KSeF. System będzie również umożliwiał wykonanie operacji odwrotnej. Po podaniu identyfikatora zbiorczego będzie można sprawdzić, jakie numery KSeF zostały do niego przypisane. Przewidziano również możliwość sprawdzenia, w jakich identyfikatorach zbiorczych został wykorzystany konkretny numer KSeF.
Jak wygląda zbiorczy identyfikator?
Zbiorczy identyfikator KSeF ma składać się z 35 znaków. Będzie zawierał między innymi NIP związany z kontekstem uwierzytelnienia podmiotu generującego identyfikator, oznaczenie „IZ”, rok i miesiąc jego utworzenia, unikalny ciąg znaków oraz cyfry kontrolne. Ministerstwo Finansów podaje przykładową postać: 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF - taka konstrukcja pozwala odróżnić identyfikator zbiorczy od numeru pojedynczej faktury KSeF.
Numer KSeF w przelewach od 1 stycznia 2027 roku
Największe praktyczne znaczenie nowych identyfikatorów pojawi się od 1 stycznia 2027 roku. Od tego dnia czynny podatnik VAT dokonujący płatności za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego czynnego podatnika VAT będzie w określonych przepisami przypadkach zobowiązany do wskazania odpowiedniego oznaczenia KSeF. Dotyczy to płatności wykonywanych za pomocą polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu środków. Zasada będzie prosta. Przy płatności za jedną fakturę wykorzystywany będzie jej numer KSeF. Przy płatności obejmującej kilka faktur będzie można wykorzystać jeden zbiorczy identyfikator wygenerowany dla tych dokumentów. Dzięki temu bankowy tytuł płatności nie będzie musiał zawierać kilku lub kilkunastu numerów KSeF.
Przykład płatności za kilka faktur
Załóżmy, że firma otrzymała od jednego dostawcy pięć faktur. Wszystkie zostały wystawione w KSeF i każda posiada własny numer KSeF. Nabywca chce zapłacić za wszystkie pięć dokumentów jednym przelewem. Zamiast próbować umieszczać pięć numerów KSeF w tytule płatności, będzie mógł wygenerować identyfikator zbiorczy obejmujący właśnie te dokumenty. Następnie w płatności wykorzysta jeden identyfikator. KSeF będzie jednocześnie posiadał informację, jakie konkretnie faktury zostały do niego przypisane. To szczególnie istotne dla przedsiębiorców, którzy regularnie wykonują przelewy zbiorcze za większą liczbę faktur.
Zbiorczy identyfikator również przy split payment
Zmiany obejmą także mechanizm podzielonej płatności, czyli MPP. Od 1 stycznia 2027 roku przy płatności za pojedynczą fakturę w komunikacie przelewu MPP wykorzystywany będzie numer KSeF. Istotna zmiana pojawi się przy płatnościach zbiorczych. W przypadku e-Faktur przedsiębiorca będzie mógł zapłacić w ramach MPP za kilka wybranych faktur. W takiej sytuacji zamiast okresu, za który realizowana jest płatność, będzie wskazywany identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF. W praktyce pozwoli to dokładniej powiązać konkretny przelew z konkretną grupą dokumentów.
Identyfikator zbiorczy nie jest numerem nowej faktury
Warto zwrócić uwagę na jedną rzecz. Wygenerowanie identyfikatora zbiorczego nie powoduje połączenia kilku faktur w jeden dokument. Każda faktura nadal istnieje samodzielnie, posiada własny numer nadany przez sprzedawcę oraz własny numer KSeF. Identyfikator zbiorczy jest jedynie dodatkowym oznaczeniem, które łączy wskazany zestaw faktur przede wszystkim na potrzeby identyfikacji płatności. Można więc wyobrazić go sobie jako techniczny „numer paczki”, w której znajdują się konkretne numery KSeF.
Numer KSeF również w JPK_VAT
Znaczenie numeru KSeF nie ogranicza się do przelewów. W nowych strukturach JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), obowiązujących od 1 lutego 2026 roku, przewidziano wykazywanie numerów KSeF w części ewidencyjnej JPK_VAT. Dotyczy to zarówno dokumentów wykazywanych po stronie sprzedaży, jak i zakupu. Powiązanie danych księgowych z numerami nadawanymi przez KSeF daje administracji skarbowej możliwość łatwiejszego zestawiania informacji pochodzących z różnych systemów.
Numer KSeF na fakturach korygujących i końcowych
Numer KSeF ma również znaczenie przy dokumentach powiązanych z wcześniejszymi fakturami. W strukturze FA(3) przy wystawianiu faktury korygującej do faktury ustrukturyzowanej wskazywany jest numer KSeF faktury pierwotnej. Podobna zasada występuje przy fakturach rozliczających wcześniejsze faktury zaliczkowe. W odpowiednich przypadkach należy wskazać numery KSeF dokumentów zaliczkowych. Pozwala to zachować w systemie powiązanie pomiędzy dokumentami dotyczącymi tej samej transakcji.
Co z fakturami wystawionymi offline?
Szczególna sytuacja może wystąpić w przypadku faktur wystawianych w trybach offline. Faktura wystawiona poza bieżącym połączeniem z KSeF nie otrzymuje numeru KSeF w chwili jej utworzenia. Numer może zostać nadany dopiero po późniejszym przesłaniu dokumentu i jego przyjęciu przez system. Ministerstwo Finansów wskazuje również wyjątek dotyczący faktur wystawionych w trybie offline w związku z niedostępnością KSeF lub offline24, które nie zostały następnie wprowadzone do systemu z powodu ogłoszonej awarii. W takim przypadku numer KSeF nie będzie musiał być wykazywany przy płatności.
Co zmieni się w firmach od 2027 roku?
Nowe zasady oznaczają, że obsługa KSeF coraz mocniej będzie łączyła się nie tylko z samym wystawianiem i odbieraniem faktur, ale również z księgowością oraz płatnościami. Firmy wykonujące pojedyncze przelewy będą musiały mieć łatwy dostęp do numeru KSeF opłacanego dokumentu. Jeszcze ważniejsze będzie to w przedsiębiorstwach wykonujących płatności zbiorcze. Program finansowo-księgowy powinien umożliwiać powiązanie dokumentów z numerami KSeF oraz wygenerowanie odpowiedniego identyfikatora zbiorczego. W praktyce może to oznaczać zmianę dotychczasowego procesu: od odebrania faktury, przez jej zaksięgowanie, aż po przygotowanie przelewu.
Numer faktury, numer KSeF i identyfikator zbiorczy – trzy różne rzeczy
Po pełnym wdrożeniu nowych zasad przedsiębiorca może spotkać się z trzema różnymi oznaczeniami. Numer faktury jest nadawany przez wystawcę i pozostaje podstawowym numerem dokumentu, np. FV/125/08/2026. Numer KSeF jest automatycznie nadawany konkretnej fakturze po jej przyjęciu przez Krajowy System e-Faktur. Zbiorczy identyfikator jest natomiast generowany dla co najmniej dwóch faktur i pozwala jednym oznaczeniem wskazać określony zestaw numerów KSeF. Rozróżnienie tych pojęć będzie szczególnie ważne od 1 stycznia 2027 roku, kiedy numery KSeF i identyfikatory zbiorcze zaczną być powszechnie wykorzystywane przy płatnościach między przedsiębiorcami.
Podsumowanie
KSeF stopniowo przestaje być wyłącznie systemem służącym do wystawiania i odbierania faktur. Numer nadawany dokumentowi przez system będzie wykorzystywany również w JPK_VAT, przy korektach, fakturach rozliczeniowych, a od 2027 roku także podczas realizowania płatności. W przypadku jednej faktury podstawowym oznaczeniem będzie jej numer KSeF. Jeżeli jeden przelew obejmuje kilka faktur tego samego sprzedawcy, pomocny będzie zbiorczy identyfikator. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność przygotowania nie tylko systemów fakturowych i księgowych, ale również procesów związanych z płatnościami. Szczególne znaczenie będzie miała automatyzacja, ponieważ ręczne kopiowanie długich numerów KSeF przy dużej liczbie dokumentów byłoby niewygodne i zwiększałoby ryzyko pomyłek.
