KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, ma działać jako centralny system fakturowania elektronicznego. Jednak realia są takie, że nikt nie ma gwarancji, iż system nigdy się nie zawiesi lub nie będzie doświadczał awarii. Żeby uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorcy zostają „odcięci” od możliwości wystawiania faktur, ustawodawca przewidział rozwiązanie awaryjne — właśnie tryb awaryjny KSeF.
Tryb awaryjny pozwala na wystawienie faktury nawet wtedy, gdy centralny system nie działa (lub nastąpiło przerwanie jego dostępności). To forma zabezpieczenia, by działalność gospodarcza nie musiała wstrzymać się z wystawianiem dokumentów sprzedaży.
Dla nabywcy istotne jest, który dzień uznaje się jako moment „otrzymania” faktury — bo od tego mogą zależeć prawa do odliczenia VAT itp.:
Tryb awaryjny w praktyce przyda się każdemu przedsiębiorcy, ale szczególnie:
Główne znaczenie trybu awaryjnego to:
Tryb awaryjny w KSeF to mechanizm bezpieczeństwa, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury nawet wtedy, gdy system centralny nie działa. Faktura przygotowana w tym trybie musi być zgodna ze schemą KSeF i oznaczona odpowiednimi kodami QR, a po zakończeniu awarii trzeba ją w ciągu 7 dni roboczych przekazać do systemu. To rozwiązanie chroni firmy przed przestojami i pozwala dotrzymać terminów wynikających z umów czy przepisów podatkowych. W praktyce oznacza to, że działalność gospodarcza nie zostaje sparaliżowana przez chwilowe problemy techniczne po stronie państwowego systemu.
Jak działa tryb awaryjny — krok po kroku
- Publikacja komunikatu o awarii - Ministerstwo Finansów (lub inny uprawniony podmiot) ogłasza, że KSeF jest w awarii. Informacja powinna być opublikowana m.in. w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP MF) oraz być dostępna w narzędziach lub programach współpracujących z KSeF.
- Wystawienie faktury poza KSeF - Podczas awarii przedsiębiorca może przygotować fakturę w strukturze zgodnej z wymogami KSeF, ale nie wysyła jej natychmiast do systemu. Dokument można przekazać klientowi w uzgodnionej formie — np. PDF-em, drogą elektroniczną, a nawet papierowo.
- Oznaczenie faktury specjalnymi kodami QR - Aby faktura wystawiona w trybie awaryjnym była wiarygodna i możliwa do późniejszego „przeprocesowania”, trzeba ją opatrzyć dwoma kodami QR:
- „OFFLINE” — umożliwia weryfikację treści faktury
- „CERTYFIKAT” — potwierdza tożsamość wystawcy
- Termin dostarczenia do KSeF po awarii - Gdy awaria minie, przedsiębiorca ma 7 dni roboczych od jej zakończenia na przesłanie faktury do KSeF i nadanie jej numeru systemowego. Jeżeli podczas tej przerwy nastąpi kolejna awaria, termin liczy się od zakończenia tej ostatniej – o ile faktura nie była wcześniej już wysłana.
Jak ustalić datę ważności i moment przekazania faktury?
Dla nabywcy istotne jest, który dzień uznaje się jako moment „otrzymania” faktury — bo od tego mogą zależeć prawa do odliczenia VAT itp.:
- Jeśli faktura była udostępniona nabywcy przed wysłaniem jej do KSeF — to właśnie ten wcześniejszy termin uznaje się za datę otrzymania.
- W przeciwnym razie stosuje się ogólne reguły, czyli dzień, w którym fakturze nadano numer KSeF.
Kto skorzysta najbardziej z trybu awaryjnego?
Tryb awaryjny w praktyce przyda się każdemu przedsiębiorcy, ale szczególnie:
- firmom, które wystawiają bardzo dużo faktur każdego dnia (np. hurtownie, sieci handlowe),
- podmiotom pracującym mobilnie (serwisy, transport, wydarzenia),
- tym, których umowy wymagają wystawienia faktury konkretnego dnia (np. ostatniego dnia miesiąca),
- i ogólnie każdemu, kto nie może sobie pozwolić na przerwę w dokumentacji sprzedaży.
Dlaczego tryb awaryjny jest kluczowy?
Główne znaczenie trybu awaryjnego to:
- ciągłość działalności — przedsiębiorca nie przerywa fakturowania nawet przy awarii,
- ochrona umów — można dotrzymać ustalonych terminów wystawienia faktury,
- bezpieczeństwo podatkowe — faktury wystawione w trybie awaryjnym nadal muszą spełniać wymagania struktury KSeF, a niedopełnienie może wiązać się z konsekwencjami (np. karami), choć faktycznie sankcje mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
Podsumowanie
Tryb awaryjny w KSeF to mechanizm bezpieczeństwa, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury nawet wtedy, gdy system centralny nie działa. Faktura przygotowana w tym trybie musi być zgodna ze schemą KSeF i oznaczona odpowiednimi kodami QR, a po zakończeniu awarii trzeba ją w ciągu 7 dni roboczych przekazać do systemu. To rozwiązanie chroni firmy przed przestojami i pozwala dotrzymać terminów wynikających z umów czy przepisów podatkowych. W praktyce oznacza to, że działalność gospodarcza nie zostaje sparaliżowana przez chwilowe problemy techniczne po stronie państwowego systemu.
