Prowadzisz firmę i nagle na Twoim koncie pojawia się przelew, którego się nie spodziewałeś. Nie zgadza się nazwa, tytuł nie mówi nic konkretnego, a Ty nie masz pojęcia, za co te pieniądze. Czy musisz je księgować? Czy możesz je wydać? A może trzeba zgłosić sprawę do urzędu? Zobacz, co zrobić krok po kroku.
Nie wydawaj tych pieniędzy „w ciemno”
Jeśli nie masz 100% pewności, od kogo jest przelew i czego dotyczy – wstrzymaj się z jakimkolwiek działaniem na tych środkach. Zdarza się, że to zwykła pomyłka lub przelew testowy, ale czasem może chodzić o oszustwo lub próbę wyłudzenia faktury.
Spróbuj ustalić nadawcę
Sprawdź dokładnie dane przelewu:
- nazwę i numer konta nadawcy,
- tytuł przelewu,
- kwotę,
- datę.
Czy trzeba to zaksięgować?
Nie od razu.
Jeśli nie wiesz, skąd pochodzi płatność, nie powinno się jej księgować jako przychód, dopóki:
- nie masz dowodu (np. zamówienia, faktury, umowy),
- nie jesteś pewien, że pieniądze są dla Ciebie.
Co mówi prawo?
Jeśli po kilku dniach nadal nie masz informacji, a kwota nie jest Twoim dochodem – traktuj to jako świadczenie nienależne (art. 410 Kodeksu cywilnego). W takim przypadku:
- nie powinieneś tego księgować jako przychód,
- możesz poprosić bank o pomoc w zwrocie (czasem mają tryb reklamacyjny),
- możesz przechować pieniądze na subkoncie do czasu wyjaśnienia sprawy.
Czy trzeba zgłosić to do urzędu skarbowego?
Nie od razu. Jeśli ustalisz, że to nie Twoje pieniądze i planujesz ich nie księgować – nie ma potrzeby zgłaszania niczego. Ale jeśli zdecydujesz się pieniądze zatrzymać (bo np. klient potwierdził, że to zapłata) – wtedy musisz wystawić fakturę lub rachunek i zaksięgować przychód w dacie wpływu środków.
Co, jeśli nie uda się ustalić nadawcy?
Jeśli przez 3–6 miesięcy nikt nie zgłasza się po pieniądze, a bank nie jest w stanie ich zwrócić – teoretycznie możesz potraktować je jako świadczenie bez podstawy prawnej i ująć jako przychód. Ale: Najlepiej skonsultować to z księgowym – każda sytuacja może mieć inne tło prawne lub podatkowe.
Podsumowanie: co robić krok po kroku?
- Nie wydawaj środków bez potwierdzenia źródła
- Sprawdź dane przelewu – może to zaległa płatność lub błąd klienta
- Nie księguj pochopnie – może to prowadzić do błędów podatkowych
- Skontaktuj się z bankiem – być może mają ścieżkę zwrotu
- Zachowaj korespondencję i notatki – przyda się przy kontroli
A co, jeśli to ktoś robi testowe przelewy?
Zdarza się, że cyberprzestępcy wykonują drobne przelewy „testowe”, by sprawdzić, czy dane konto jest aktywne. Jeśli zauważysz dziwne, symboliczne przelewy (np. 1 grosz) – zgłoś to do banku. Nie odpowiadaj na wiadomości SMS lub maile, które pojawią się później z prośbą o „potwierdzenie danych”.
