Pod koniec roku wiele firm przesyła swoim kontrahentom dokument pod nazwą „Potwierdzenie salda”. To standardowa praktyka księgowa, która ma jeden prosty cel: sprawdzić, czy obie strony widzą swoje wzajemne rozliczenia w ten sam sposób. Najczęściej chodzi o stan na 31 grudnia. Potwierdzenie salda nie tworzy nowego długu ani nowej należności. To tylko porównanie danych z dwóch ksiąg. Dzięki temu łatwiej zamknąć rok i uniknąć nieporozumień w kolejnym okresie.
Saldo zgodne – wszystko się zgadza
Jeżeli otrzymujesz informację „saldo zgodne”, oznacza to, że salda w naszych księgach zgadzają się z Twoimi. Kwoty są takie same, a rozliczenia kompletne. W praktyce wystarczy potwierdzić ten stan w Portalu Klienta albo w przesłanym formularzu. Na tym etapie nie trzeba robić nic więcej, sprawa jest zamknięta.
Saldo zgodne i nadpłata – jak odzyskać pieniądze
Czasem przy zgodnym saldzie pojawia się informacja o nadpłacie. To znaczy, że wpłaciłeś więcej, niż wynikało z wystawionych dokumentów. Jeżeli chcesz, aby nadpłata została zwrócona, konieczne jest złożenie wniosku o zwrot nadpłaty. W tym celu należy pobrać odpowiedni formularz z zakładki Dokumenty, wypełnić go i dołączyć skan do założonej sprawy „Potwierdzenie Salda” w Portalu Klienta, w zakładce Sprawy. Bez takiego wniosku nadpłata zwykle pozostaje do rozliczenia na przyszłość.
Saldo niezgodne – dokumenty w innym okresie
Dość często saldo wychodzi jako niezgodne, ale powód jest czysto techniczny. Różnice wynikają z innego terminu zaksięgowania faktur. Ty mogłeś ująć dokument jeszcze w grudniu, a druga strona dopiero w styczniu albo odwrotnie. W takiej sytuacji nie ma błędu w rozliczeniach, tylko przesunięcie czasowe. Wystarczy krótko opisać to w okienku komentarza, wskazując, że różnica wynika z innego okresu księgowania dokumentów.
Saldo niezgodne – inne powody do wyjaśnienia
Zdarzają się też przypadki, gdy saldo nie zgadza się z innych powodów. Może brakować faktury, płatność została zaksięgowana na inną kwotę albo jedna ze stron nie ma dokumentu, który druga już uwzględniła. W takiej sytuacji najlepiej możliwie jasno opisać przyczynę w komentarzu. Im bardziej konkretne wyjaśnienie, tym szybciej da się zweryfikować różnice i doprowadzić rozliczenia do zgodności.
Potwierdzenie salda to nie kontrola
Warto pamiętać, że potwierdzenie salda nie jest formą kontroli ani zarzutem. To zwykłe narzędzie porządkowe, które pomaga obu stronom wejść w nowy rok z uporządkowanymi rozliczeniami. Kilka minut poświęconych na odpowiedź często oszczędza wiele czasu przy późniejszych wyjaśnieniach.
