W wielu firmach paczki dla pracowników to normalna sprawa. Najczęściej pojawiają się przed świętami, czasem z okazji jubileuszu firmy albo jako drobny gest po dobrym roku. Pytanie, które wraca co roku, brzmi zawsze tak samo: czy taki wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Odpowiedź nie jest zero-jedynkowa. Wszystko zależy od tego, komu paczka jest przekazana, z jakich środków została sfinansowana i jaki jest jej cel z punktu widzenia firmy.
Co jest kosztem uzyskania przychodu w praktyce
Z punktu widzenia podatków liczy się jedno: związek wydatku z osiąganiem, zabezpieczeniem albo zachowaniem przychodu. Jeżeli paczki dla pracowników da się logicznie powiązać z funkcjonowaniem firmy, motywacją zespołu czy poprawą atmosfery pracy, to co do zasady taki związek można obronić.
Organy podatkowe od lat akceptują podejście, że zadowolony pracownik to stabilniejsza kadra, mniejsza rotacja i lepsza efektywność. A to już ma realne przełożenie na przychody.
Paczki dla pracowników zatrudnionych na etacie
Jeżeli paczki trafiają do pracowników, a wydatek jest finansowany ze środków obrotowych firmy, to najczęściej można go zaliczyć do kosztów podatkowych. Warunek jest prosty: nie może to być wydatek o charakterze reprezentacyjnym, tylko typowe świadczenie pracownicze.
W praktyce oznacza to, że paczka powinna być skierowana do pracowników jako grupy, a nie do wybranych osób „uznaniowo”, bez jasnych zasad. Dobrze, jeśli firma ma regulamin albo choćby wewnętrzną notatkę, z której wynika, że takie świadczenia są elementem polityki pracowniczej.
Finansowanie z ZFŚS zmienia wszystko
Sytuacja wygląda inaczej, gdy paczki są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W takim przypadku wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodów, bo środki ZFŚS już wcześniej zostały wyłączone z kosztów podatkowych.
To częsty błąd w małych firmach. Sama paczka jest realnym wydatkiem, ale podatkowo „nie przechodzi”, bo źródło finansowania ma kluczowe znaczenie.
A co z paczkami dla współpracowników i kontrahentów
Jeżeli paczki trafiają do osób na umowach B2B albo do kontrahentów, sprawa robi się trudniejsza. Tu fiskus często patrzy na takie wydatki jak na reprezentację, a te z kosztów podatkowych są wyłączone.
Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których paczka jest elementem umowy lub rozliczenia, na przykład jako forma dodatkowego wynagrodzenia. Wtedy trzeba bardzo uważnie spojrzeć na dokumentację i sposób ujęcia wydatku.
VAT i podatek po stronie pracownika
Warto pamiętać, że koszty po stronie firmy to jedno, a skutki podatkowe po stronie pracownika to drugie. Paczka może stanowić przychód pracownika, od którego trzeba naliczyć PIT i składki, chyba że mieści się w ustawowych zwolnieniach. To jednak temat na osobny artykuł, bo zależy od wartości paczki i źródła finansowania.
Dokumentacja ma znaczenie
Jeżeli firma chce spokojnie zaliczyć paczki do kosztów, powinna zadbać o podstawy. Faktura wystawiona na firmę, opis celu wydatku, ewentualny regulamin świadczeń pracowniczych – to rzeczy, które naprawdę robią różnicę w razie kontroli.
W skrócie: paczki dla pracowników mogą być kosztem uzyskania przychodów, ale tylko wtedy, gdy są przemyślanym elementem polityki pracowniczej, a nie okazjonalnym prezentem bez kontekstu. Źródło finansowania i sposób udokumentowania decydują o wszystkim.
