Rok 2027 przyniesie istotne zmiany w sposobie planowania, ewidencjonowania i rozliczania środków publicznych. Jednostki samorządu terytorialnego, urzędy, szkoły, jednostki budżetowe oraz inne podmioty sektora finansów publicznych muszą przygotować się do stosowania nowej klasyfikacji budżetowej. Jednocześnie coraz większe znaczenie w codziennej pracy księgowości ma Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Obie zmiany dotyczą różnych obszarów, ale w praktyce spotykają się podczas obsługi dokumentów księgowych. Faktura otrzymana z KSeF musi zostać prawidłowo zidentyfikowana, przypisana do odpowiedniej jednostki, zweryfikowana i zaksięgowana zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową. Dla samorządów oznacza to konieczność dostosowania nie tylko oprogramowania finansowo-księgowego, ale również procedur obiegu dokumentów, zasad współpracy między jednostkami organizacyjnymi oraz sposobu kontroli wydatków.
Podstawą zmian jest rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 20 kwietnia 2026 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 582). Nowe przepisy weszły w życie 29 kwietnia 2026 roku, jednak po raz pierwszy znajdują zastosowanie przy planowaniu budżetów na 2027 rok. Oznacza to, że jednostki samorządu terytorialnego już podczas przygotowywania projektów uchwał budżetowych na 2027 rok muszą posługiwać się nowymi zasadami klasyfikacji. Dotychczasowa klasyfikacja pozostaje właściwa dla wykonania budżetu za 2026 rok oraz sporządzania sprawozdań dotyczących tego okresu. Najważniejszym celem reformy jest uporządkowanie sposobu prezentowania dochodów i wydatków publicznych. Nowa klasyfikacja ma lepiej odzwierciedlać ekonomiczny charakter operacji, ułatwiać analizowanie finansów publicznych oraz zwiększać porównywalność danych między jednostkami. Nie oznacza to całkowitego odejścia od dotychczasowego podziału na działy, rozdziały i paragrafy. Zachowana zostaje podstawowa struktura klasyfikacji, natomiast znacząco zmienia się sposób grupowania i opisywania wielu operacji finansowych.
Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian będzie przebudowa paragrafów klasyfikacji budżetowej. Część dotychczasowych oznaczeń zostaje usunięta, inne są łączone lub dzielone na bardziej szczegółowe kategorie. Dobrym przykładem jest dotychczasowy paragraf 430, dotyczący zakupu usług pozostałych. Obejmował on bardzo szeroki zakres wydatków, co utrudniało dokładne ustalenie, na jakie usługi przeznaczano środki publiczne. W nowej klasyfikacji część tych wydatków zostaje przypisana do odrębnych paragrafów, pozwalających dokładniej określić charakter zakupionej usługi. Zmiany dotyczą również klasyfikowania transferów bieżących i majątkowych, dotacji, wynagrodzeń, zakupu materiałów oraz środków trwałych. Istotne znaczenie ma także nowe podejście do wydatków na środki trwałe. W klasyfikacji budżetowej odchodzi się od prostego stosowania dotychczasowego progu 10 000 zł jako kryterium rozróżniania wydatków bieżących i majątkowych. Znaczenie ma charakter nabywanego składnika oraz sposób jego ujmowania zgodnie z nowymi przepisami i zasadami rachunkowości. Przykładowo nowe paragrafy obejmują 701 „Środki trwałe amortyzowane jednorazowo” oraz 702 „Środki trwałe”. Nie każdy zakup wyposażenia automatycznie staje się jednak wydatkiem majątkowym. Konieczna jest ocena, czy dany składnik spełnia warunki uznania go za środek trwały.
Szczególnym wyzwaniem dla księgowości JST jest konieczność równoległego stosowania dwóch klasyfikacji. W końcowych miesiącach 2026 roku jednostki muszą jednocześnie rozliczać bieżący budżet według dotychczasowych zasad oraz przygotowywać plany finansowe na 2027 rok zgodnie z nowymi przepisami. Przykładowo urząd gminy, który w listopadzie 2026 roku ponosi wydatki na usługi informatyczne, ujmuje je według klasyfikacji właściwej dla 2026 roku. Jednocześnie planując podobne wydatki na 2027 rok, musi zastosować odpowiednie paragrafy wynikające z nowego rozporządzenia. W praktyce nie wystarczy więc zwykła zmiana numerów paragrafów w systemie księgowym. Konieczne jest przeanalizowanie rodzaju poszczególnych wydatków i przyporządkowanie ich do nowych kategorii. Ministerstwo Finansów udostępniło w tym celu materiały pomocnicze, w tym klucze przejścia między starą a nową klasyfikacją. Klucze te ułatwiają migrację danych, jednak nie zastępują oceny ekonomicznego charakteru konkretnej operacji.
Drugim ważnym obszarem cyfryzacji finansów publicznych jest Krajowy System e-Faktur. KSeF umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty są przekazywane w formacie XML zgodnym z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). Dla jednostek samorządu terytorialnego szczególne znaczenie ma prawidłowa identyfikacja nabywcy i odbiorcy faktury. W praktyce często występuje sytuacja, w której nabywcą jest gmina, natomiast faktycznym odbiorcą towaru lub usługi jest jej jednostka organizacyjna, np. szkoła podstawowa, przedszkole, ośrodek pomocy społecznej albo urząd. Przykładowo faktura za zakup komputerów może zawierać następujące informacje: Nabywca: Gmina Przykładowa, z numerem NIP gminy. Odbiorca: Szkoła Podstawowa nr 1 w Przykładowie. Takie rozróżnienie ma znaczenie dla prawidłowego obiegu dokumentów. Faktura powinna trafić do jednostki odpowiedzialnej za zakup, a następnie zostać ujęta w odpowiedniej ewidencji księgowej. W strukturze FA(3) dane nabywcy wykazuje się w części Podmiot2, natomiast informacje o dodatkowym podmiocie, w tym jednostce będącej odbiorcą, mogą być przekazywane w części Podmiot3 z odpowiednią rolą.
Jednostki samorządu terytorialnego często posiadają rozbudowaną strukturę organizacyjną. Jedna gmina może obejmować kilkanaście szkół, przedszkoli, jednostek pomocy społecznej i innych jednostek budżetowych. W związku z centralizacją rozliczeń VAT dokumenty zakupowe mogą być wystawiane z wykorzystaniem NIP gminy, mimo że zakupy dotyczą różnych jednostek organizacyjnych. Jeżeli faktura zawiera wyłącznie dane gminy, ustalenie właściwego odbiorcy może wymagać dodatkowej analizy. Z tego powodu szczególnie ważne jest przekazywanie kontrahentom prawidłowych danych do fakturowania, obejmujących zarówno nabywcę, jak i odbiorcę. Warto również zadbać o odpowiednie uprawnienia do korzystania z KSeF, tak aby osoby obsługujące poszczególne jednostki miały dostęp do dokumentów zgodnie z przyjętym modelem organizacyjnym. Prawidłowe oznaczenie odbiorcy nie zastępuje jednak wewnętrznych procedur kontroli i dekretacji dokumentów.
W strukturze faktury ustrukturyzowanej FA(3) przewidziano specjalne oznaczenia przeznaczone dla jednostek samorządu terytorialnego. Jeżeli faktura zakupowa dotyczy jednostki podrzędnej JST, w części Podmiot2 należy wskazać odpowiednią wartość pola JST. Wartość „1” oznacza, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej samorządu. W takiej sytuacji należy również uzupełnić dane tej jednostki w części Podmiot3, aby zapewnić jej właściwy dostęp do dokumentu. W części Podmiot3 stosuje się oznaczenie roli „8”, czyli „JST – odbiorca”. Należy również podać właściwy identyfikator jednostki, którym w zależności od stosowanego modelu uprawnień może być NIP albo IDWew. Dla faktur sprzedażowych wystawianych przez jednostkę podrzędną w imieniu JST przewidziano natomiast rolę „7”, oznaczającą „JST – wystawca”. Takie rozwiązanie pozwala zachować centralizację rozliczeń VAT, a jednocześnie ułatwia identyfikację jednostki odpowiedzialnej za konkretną operację gospodarczą.
Nowa klasyfikacja budżetowa i KSeF funkcjonują niezależnie od siebie. KSeF odpowiada za obsługę faktur ustrukturyzowanych, natomiast klasyfikacja budżetowa określa sposób ujmowania operacji w planowaniu i rozliczaniu środków publicznych. Ich wspólnym elementem jest jednak dokument księgowy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której szkoła podstawowa otrzymuje fakturę za zakup sprzętu komputerowego. Sprzedawca wystawia dokument w KSeF, wskazując gminę jako nabywcę oraz szkołę jako jednostkę odbierającą zakupione wyposażenie. Następnie pracownik odpowiedzialny za księgowość musi ustalić, czy zakup mieści się w zatwierdzonym planie finansowym, do jakiego paragrafu klasyfikacji należy go przypisać i czy wydatek ma charakter bieżący czy majątkowy. Od 2027 roku ocena ta musi uwzględniać nowe przepisy dotyczące klasyfikacji budżetowej. Warto podkreślić, że sama faktura pobrana z KSeF nie zawiera automatycznie wszystkich informacji potrzebnych do prawidłowej dekretacji budżetowej. System KSeF nie określa, z jakiego działu, rozdziału czy paragrafu należy sfinansować dany zakup. Takie przyporządkowanie nadal pozostaje zadaniem jednostki prowadzącej ewidencję księgową.
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych zmienia sposób otrzymywania dokumentów przez jednostki sektora finansów publicznych. Dotychczas faktury często trafiały bezpośrednio do sekretariatu szkoły, działu administracyjnego lub księgowości w formie papierowej albo jako załącznik do wiadomości e-mail. W przypadku faktur wystawianych w KSeF podstawowym miejscem ich odbioru jest system Ministerstwa Finansów. Dlatego JST powinny zadbać o procedury umożliwiające regularne pobieranie dokumentów, identyfikowanie właściwych odbiorców oraz przekazywanie faktur do osób odpowiedzialnych za ich zatwierdzenie. Przykładowy proces obsługi faktury może wyglądać następująco:
Warto pamiętać, że przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza automatycznego potwierdzenia prawidłowości transakcji. System sprawdza przede wszystkim zgodność przesyłanego dokumentu z wymaganiami technicznymi i strukturą logiczną. Nie weryfikuje natomiast, czy zamówiony towar został dostarczony, usługa została wykonana, zakup był zgodny z umową albo czy jednostka posiada środki na pokrycie zobowiązania. W jednostkach sektora finansów publicznych nadal konieczne jest stosowanie procedur kontroli zarządczej, kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych. Dotyczy to również odpowiedzialności za terminowe regulowanie zobowiązań. Samo umieszczenie faktury w KSeF nie zwalnia jednostki z obowiązku prawidłowego zorganizowania jej odbioru i obsługi.
Jednostki samorządu terytorialnego mogą korzystać z Fakturowo.pl do wystawiania, wysyłania i pobierania faktur ustrukturyzowanych. Serwis obsługuje strukturę FA(3), w tym dodatkowe informacje dotyczące nabywców i odbiorców dokumentów. Podczas wystawiania faktury można wskazać dane jednostki samorządu terytorialnego oraz dodatkowego odbiorcy, korzystając z funkcji „Inny nabywca i odbiorca”. Dla jednostek podrzędnych JST dostępne jest odpowiednie oznaczenie „JST – odbiorca”, pozwalające przekazać dane wymagane przez strukturę KSeF. Fakturowo.pl umożliwia również pobieranie faktur zakupowych z KSeF, przeglądanie dokumentów oraz oznaczanie ich pod względem statusu płatności. Dostępne są między innymi oznaczenia faktur zapłaconych, częściowo zapłaconych, niezapłaconych oraz wymagających wyjaśnienia. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za obsługę dokumentów mogą łatwiej kontrolować stan zobowiązań. Warto jednak rozróżnić obsługę faktur od pełnej księgowości budżetowej. Fakturowo.pl nie zastępuje specjalistycznego systemu finansowo-księgowego JST i nie dokonuje automatycznej dekretacji dokumentów według nowej klasyfikacji budżetowej. Szczegółowe informacje dotyczące integracji z KSeF znajdują się na stronach:
Przygotowania do 2027 roku warto rozpocząć od analizy obecnie stosowanych zasad ewidencji księgowej oraz obiegu dokumentów. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, które paragrafy klasyfikacji budżetowej wykorzystywane w 2026 roku ulegają zmianie. Szczególnej uwagi wymagają wydatki, które dotychczas były ujmowane w szerokich, zbiorczych kategoriach. Następnie należy zweryfikować plan kont, słowniki klasyfikacji oraz ustawienia programów finansowo-księgowych. Ważne jest również zapewnienie możliwości prawidłowego rozliczenia 2026 roku według dotychczasowych przepisów. Kolejnym etapem powinno być uporządkowanie obsługi KSeF. Jednostki muszą wiedzieć, kto odpowiada za pobieranie faktur, kto weryfikuje ich treść, kto zatwierdza wydatki i kto przekazuje dokumenty do księgowania. W przypadku gmin posiadających wiele jednostek organizacyjnych szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe skonfigurowanie uprawnień oraz identyfikatorów poszczególnych jednostek. Należy także poinformować dostawców o wymaganym sposobie wystawiania faktur, w szczególności o konieczności wskazywania właściwego odbiorcy. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie testów całego procesu na rzeczywistych przykładach zakupów, takich jak energia elektryczna, materiały biurowe, wyposażenie, usługi informatyczne czy remonty. Pozwoli to wykryć problemy organizacyjne przed rozpoczęciem nowego roku budżetowego.
Jednym z podstawowych problemów może być nieprawidłowe przyporządkowanie wydatków do nowych paragrafów. Szczególnie dotyczy to operacji, które w dotychczasowej klasyfikacji były ujmowane łącznie, a od 2027 roku wymagają bardziej szczegółowego rozróżnienia. Kolejnym wyzwaniem będzie porównywanie danych finansowych między latami. Zmiana oznaczeń i zakresu paragrafów oznacza, że proste zestawienie wydatków z 2026 i 2027 roku nie zawsze będzie wystarczające do prawidłowej analizy. Problemy mogą również dotyczyć faktur zakupowych otrzymywanych przez KSeF. Jeżeli dostawca nie wskaże właściwej jednostki podrzędnej, dokument może nie być dostępny bezpośrednio dla osób obsługujących daną szkołę, przedszkole czy jednostkę budżetową. Nie oznacza to jednak, że faktura automatycznie staje się nieważna. Konieczne może być ustalenie właściwego odbiorcy i zastosowanie odpowiedniej procedury obsługi dokumentu. Ryzykiem pozostaje także niewystarczające przeszkolenie pracowników, zwłaszcza gdy za zamawianie towarów, odbiór faktur i ich księgowanie odpowiadają różne osoby.
Nie. KSeF nie jest systemem klasyfikacji budżetowej ani programem służącym do prowadzenia księgowości jednostek sektora finansów publicznych. Jego zadaniem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych. Przypisanie wydatku do odpowiedniego działu, rozdziału i paragrafu pozostaje obowiązkiem jednostki prowadzącej ewidencję. Oprogramowanie finansowo-księgowe może wspomagać ten proces, np. poprzez automatyczne reguły dekretacji, ale ich prawidłowość musi wynikać z obowiązujących przepisów i przyjętych zasad rachunkowości.
Nowa klasyfikacja budżetowa oraz obowiązkowy KSeF to dwa ważne elementy zmian w funkcjonowaniu finansów publicznych. Pierwsza reforma wpływa na sposób planowania i rozliczania dochodów oraz wydatków. Druga zmienia sposób wystawiania, odbierania i przetwarzania faktur. Dla jednostek samorządu terytorialnego największym wyzwaniem będzie połączenie tych procesów w sprawnie działający system obsługi dokumentów finansowych. Szczególnie ważne będzie dostosowanie oprogramowania księgowego, prawidłowe identyfikowanie jednostek organizacyjnych w KSeF oraz przygotowanie pracowników do stosowania nowych paragrafów klasyfikacji. Jednostki, które odpowiednio wcześnie uporządkują procedury i przeprowadzą niezbędne testy, będą mogły sprawniej rozpocząć realizację budżetu na 2027 rok i ograniczyć ryzyko błędów w ewidencji oraz sprawozdawczości.
Nowa klasyfikacja budżetowa od 2027 roku – co się zmienia?
Podstawą zmian jest rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 20 kwietnia 2026 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 582). Nowe przepisy weszły w życie 29 kwietnia 2026 roku, jednak po raz pierwszy znajdują zastosowanie przy planowaniu budżetów na 2027 rok. Oznacza to, że jednostki samorządu terytorialnego już podczas przygotowywania projektów uchwał budżetowych na 2027 rok muszą posługiwać się nowymi zasadami klasyfikacji. Dotychczasowa klasyfikacja pozostaje właściwa dla wykonania budżetu za 2026 rok oraz sporządzania sprawozdań dotyczących tego okresu. Najważniejszym celem reformy jest uporządkowanie sposobu prezentowania dochodów i wydatków publicznych. Nowa klasyfikacja ma lepiej odzwierciedlać ekonomiczny charakter operacji, ułatwiać analizowanie finansów publicznych oraz zwiększać porównywalność danych między jednostkami. Nie oznacza to całkowitego odejścia od dotychczasowego podziału na działy, rozdziały i paragrafy. Zachowana zostaje podstawowa struktura klasyfikacji, natomiast znacząco zmienia się sposób grupowania i opisywania wielu operacji finansowych.
Najważniejsze zmiany w paragrafach dochodów i wydatków
Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian będzie przebudowa paragrafów klasyfikacji budżetowej. Część dotychczasowych oznaczeń zostaje usunięta, inne są łączone lub dzielone na bardziej szczegółowe kategorie. Dobrym przykładem jest dotychczasowy paragraf 430, dotyczący zakupu usług pozostałych. Obejmował on bardzo szeroki zakres wydatków, co utrudniało dokładne ustalenie, na jakie usługi przeznaczano środki publiczne. W nowej klasyfikacji część tych wydatków zostaje przypisana do odrębnych paragrafów, pozwalających dokładniej określić charakter zakupionej usługi. Zmiany dotyczą również klasyfikowania transferów bieżących i majątkowych, dotacji, wynagrodzeń, zakupu materiałów oraz środków trwałych. Istotne znaczenie ma także nowe podejście do wydatków na środki trwałe. W klasyfikacji budżetowej odchodzi się od prostego stosowania dotychczasowego progu 10 000 zł jako kryterium rozróżniania wydatków bieżących i majątkowych. Znaczenie ma charakter nabywanego składnika oraz sposób jego ujmowania zgodnie z nowymi przepisami i zasadami rachunkowości. Przykładowo nowe paragrafy obejmują 701 „Środki trwałe amortyzowane jednorazowo” oraz 702 „Środki trwałe”. Nie każdy zakup wyposażenia automatycznie staje się jednak wydatkiem majątkowym. Konieczna jest ocena, czy dany składnik spełnia warunki uznania go za środek trwały.
Dwie klasyfikacje budżetowe w okresie przejściowym
Szczególnym wyzwaniem dla księgowości JST jest konieczność równoległego stosowania dwóch klasyfikacji. W końcowych miesiącach 2026 roku jednostki muszą jednocześnie rozliczać bieżący budżet według dotychczasowych zasad oraz przygotowywać plany finansowe na 2027 rok zgodnie z nowymi przepisami. Przykładowo urząd gminy, który w listopadzie 2026 roku ponosi wydatki na usługi informatyczne, ujmuje je według klasyfikacji właściwej dla 2026 roku. Jednocześnie planując podobne wydatki na 2027 rok, musi zastosować odpowiednie paragrafy wynikające z nowego rozporządzenia. W praktyce nie wystarczy więc zwykła zmiana numerów paragrafów w systemie księgowym. Konieczne jest przeanalizowanie rodzaju poszczególnych wydatków i przyporządkowanie ich do nowych kategorii. Ministerstwo Finansów udostępniło w tym celu materiały pomocnicze, w tym klucze przejścia między starą a nową klasyfikacją. Klucze te ułatwiają migrację danych, jednak nie zastępują oceny ekonomicznego charakteru konkretnej operacji.
KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego
Drugim ważnym obszarem cyfryzacji finansów publicznych jest Krajowy System e-Faktur. KSeF umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty są przekazywane w formacie XML zgodnym z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). Dla jednostek samorządu terytorialnego szczególne znaczenie ma prawidłowa identyfikacja nabywcy i odbiorcy faktury. W praktyce często występuje sytuacja, w której nabywcą jest gmina, natomiast faktycznym odbiorcą towaru lub usługi jest jej jednostka organizacyjna, np. szkoła podstawowa, przedszkole, ośrodek pomocy społecznej albo urząd. Przykładowo faktura za zakup komputerów może zawierać następujące informacje: Nabywca: Gmina Przykładowa, z numerem NIP gminy. Odbiorca: Szkoła Podstawowa nr 1 w Przykładowie. Takie rozróżnienie ma znaczenie dla prawidłowego obiegu dokumentów. Faktura powinna trafić do jednostki odpowiedzialnej za zakup, a następnie zostać ujęta w odpowiedniej ewidencji księgowej. W strukturze FA(3) dane nabywcy wykazuje się w części Podmiot2, natomiast informacje o dodatkowym podmiocie, w tym jednostce będącej odbiorcą, mogą być przekazywane w części Podmiot3 z odpowiednią rolą.
Dlaczego prawidłowe oznaczenie JST w KSeF jest tak ważne?
Jednostki samorządu terytorialnego często posiadają rozbudowaną strukturę organizacyjną. Jedna gmina może obejmować kilkanaście szkół, przedszkoli, jednostek pomocy społecznej i innych jednostek budżetowych. W związku z centralizacją rozliczeń VAT dokumenty zakupowe mogą być wystawiane z wykorzystaniem NIP gminy, mimo że zakupy dotyczą różnych jednostek organizacyjnych. Jeżeli faktura zawiera wyłącznie dane gminy, ustalenie właściwego odbiorcy może wymagać dodatkowej analizy. Z tego powodu szczególnie ważne jest przekazywanie kontrahentom prawidłowych danych do fakturowania, obejmujących zarówno nabywcę, jak i odbiorcę. Warto również zadbać o odpowiednie uprawnienia do korzystania z KSeF, tak aby osoby obsługujące poszczególne jednostki miały dostęp do dokumentów zgodnie z przyjętym modelem organizacyjnym. Prawidłowe oznaczenie odbiorcy nie zastępuje jednak wewnętrznych procedur kontroli i dekretacji dokumentów.
Oznaczenie JST – odbiorca w strukturze FA(3)
W strukturze faktury ustrukturyzowanej FA(3) przewidziano specjalne oznaczenia przeznaczone dla jednostek samorządu terytorialnego. Jeżeli faktura zakupowa dotyczy jednostki podrzędnej JST, w części Podmiot2 należy wskazać odpowiednią wartość pola JST. Wartość „1” oznacza, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej samorządu. W takiej sytuacji należy również uzupełnić dane tej jednostki w części Podmiot3, aby zapewnić jej właściwy dostęp do dokumentu. W części Podmiot3 stosuje się oznaczenie roli „8”, czyli „JST – odbiorca”. Należy również podać właściwy identyfikator jednostki, którym w zależności od stosowanego modelu uprawnień może być NIP albo IDWew. Dla faktur sprzedażowych wystawianych przez jednostkę podrzędną w imieniu JST przewidziano natomiast rolę „7”, oznaczającą „JST – wystawca”. Takie rozwiązanie pozwala zachować centralizację rozliczeń VAT, a jednocześnie ułatwia identyfikację jednostki odpowiedzialnej za konkretną operację gospodarczą.
Jak nowa klasyfikacja budżetowa łączy się z KSeF?
Nowa klasyfikacja budżetowa i KSeF funkcjonują niezależnie od siebie. KSeF odpowiada za obsługę faktur ustrukturyzowanych, natomiast klasyfikacja budżetowa określa sposób ujmowania operacji w planowaniu i rozliczaniu środków publicznych. Ich wspólnym elementem jest jednak dokument księgowy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której szkoła podstawowa otrzymuje fakturę za zakup sprzętu komputerowego. Sprzedawca wystawia dokument w KSeF, wskazując gminę jako nabywcę oraz szkołę jako jednostkę odbierającą zakupione wyposażenie. Następnie pracownik odpowiedzialny za księgowość musi ustalić, czy zakup mieści się w zatwierdzonym planie finansowym, do jakiego paragrafu klasyfikacji należy go przypisać i czy wydatek ma charakter bieżący czy majątkowy. Od 2027 roku ocena ta musi uwzględniać nowe przepisy dotyczące klasyfikacji budżetowej. Warto podkreślić, że sama faktura pobrana z KSeF nie zawiera automatycznie wszystkich informacji potrzebnych do prawidłowej dekretacji budżetowej. System KSeF nie określa, z jakiego działu, rozdziału czy paragrafu należy sfinansować dany zakup. Takie przyporządkowanie nadal pozostaje zadaniem jednostki prowadzącej ewidencję księgową.
Obieg faktur zakupowych w JST od 2027 roku
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych zmienia sposób otrzymywania dokumentów przez jednostki sektora finansów publicznych. Dotychczas faktury często trafiały bezpośrednio do sekretariatu szkoły, działu administracyjnego lub księgowości w formie papierowej albo jako załącznik do wiadomości e-mail. W przypadku faktur wystawianych w KSeF podstawowym miejscem ich odbioru jest system Ministerstwa Finansów. Dlatego JST powinny zadbać o procedury umożliwiające regularne pobieranie dokumentów, identyfikowanie właściwych odbiorców oraz przekazywanie faktur do osób odpowiedzialnych za ich zatwierdzenie. Przykładowy proces obsługi faktury może wyglądać następująco:
- Kontrahent wystawia fakturę w KSeF, wskazując dane gminy oraz właściwej jednostki organizacyjnej.
- Uprawniony pracownik pobiera dokument z KSeF.
- Faktura zostaje przypisana do jednostki, której dotyczy zakup.
- Osoba odpowiedzialna za zamówienie potwierdza wykonanie usługi lub dostarczenie towaru.
- Księgowość weryfikuje dokument pod względem formalnym i rachunkowym.
- Wydatek zostaje przypisany do odpowiedniej klasyfikacji budżetowej i planu finansowego.
- Po przeprowadzeniu wymaganych kontroli następuje zatwierdzenie i realizacja płatności.
KSeF nie zastępuje kontroli finansowej i merytorycznej
Warto pamiętać, że przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza automatycznego potwierdzenia prawidłowości transakcji. System sprawdza przede wszystkim zgodność przesyłanego dokumentu z wymaganiami technicznymi i strukturą logiczną. Nie weryfikuje natomiast, czy zamówiony towar został dostarczony, usługa została wykonana, zakup był zgodny z umową albo czy jednostka posiada środki na pokrycie zobowiązania. W jednostkach sektora finansów publicznych nadal konieczne jest stosowanie procedur kontroli zarządczej, kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych. Dotyczy to również odpowiedzialności za terminowe regulowanie zobowiązań. Samo umieszczenie faktury w KSeF nie zwalnia jednostki z obowiązku prawidłowego zorganizowania jej odbioru i obsługi.
Fakturowo.pl – obsługa faktur KSeF dla jednostek samorządowych
Jednostki samorządu terytorialnego mogą korzystać z Fakturowo.pl do wystawiania, wysyłania i pobierania faktur ustrukturyzowanych. Serwis obsługuje strukturę FA(3), w tym dodatkowe informacje dotyczące nabywców i odbiorców dokumentów. Podczas wystawiania faktury można wskazać dane jednostki samorządu terytorialnego oraz dodatkowego odbiorcy, korzystając z funkcji „Inny nabywca i odbiorca”. Dla jednostek podrzędnych JST dostępne jest odpowiednie oznaczenie „JST – odbiorca”, pozwalające przekazać dane wymagane przez strukturę KSeF. Fakturowo.pl umożliwia również pobieranie faktur zakupowych z KSeF, przeglądanie dokumentów oraz oznaczanie ich pod względem statusu płatności. Dostępne są między innymi oznaczenia faktur zapłaconych, częściowo zapłaconych, niezapłaconych oraz wymagających wyjaśnienia. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za obsługę dokumentów mogą łatwiej kontrolować stan zobowiązań. Warto jednak rozróżnić obsługę faktur od pełnej księgowości budżetowej. Fakturowo.pl nie zastępuje specjalistycznego systemu finansowo-księgowego JST i nie dokonuje automatycznej dekretacji dokumentów według nowej klasyfikacji budżetowej. Szczegółowe informacje dotyczące integracji z KSeF znajdują się na stronach:
Jak przygotować urząd, szkołę lub jednostkę budżetową do zmian?
Przygotowania do 2027 roku warto rozpocząć od analizy obecnie stosowanych zasad ewidencji księgowej oraz obiegu dokumentów. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, które paragrafy klasyfikacji budżetowej wykorzystywane w 2026 roku ulegają zmianie. Szczególnej uwagi wymagają wydatki, które dotychczas były ujmowane w szerokich, zbiorczych kategoriach. Następnie należy zweryfikować plan kont, słowniki klasyfikacji oraz ustawienia programów finansowo-księgowych. Ważne jest również zapewnienie możliwości prawidłowego rozliczenia 2026 roku według dotychczasowych przepisów. Kolejnym etapem powinno być uporządkowanie obsługi KSeF. Jednostki muszą wiedzieć, kto odpowiada za pobieranie faktur, kto weryfikuje ich treść, kto zatwierdza wydatki i kto przekazuje dokumenty do księgowania. W przypadku gmin posiadających wiele jednostek organizacyjnych szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe skonfigurowanie uprawnień oraz identyfikatorów poszczególnych jednostek. Należy także poinformować dostawców o wymaganym sposobie wystawiania faktur, w szczególności o konieczności wskazywania właściwego odbiorcy. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie testów całego procesu na rzeczywistych przykładach zakupów, takich jak energia elektryczna, materiały biurowe, wyposażenie, usługi informatyczne czy remonty. Pozwoli to wykryć problemy organizacyjne przed rozpoczęciem nowego roku budżetowego.
Najczęstsze problemy, które mogą pojawić się w 2027 roku
Jednym z podstawowych problemów może być nieprawidłowe przyporządkowanie wydatków do nowych paragrafów. Szczególnie dotyczy to operacji, które w dotychczasowej klasyfikacji były ujmowane łącznie, a od 2027 roku wymagają bardziej szczegółowego rozróżnienia. Kolejnym wyzwaniem będzie porównywanie danych finansowych między latami. Zmiana oznaczeń i zakresu paragrafów oznacza, że proste zestawienie wydatków z 2026 i 2027 roku nie zawsze będzie wystarczające do prawidłowej analizy. Problemy mogą również dotyczyć faktur zakupowych otrzymywanych przez KSeF. Jeżeli dostawca nie wskaże właściwej jednostki podrzędnej, dokument może nie być dostępny bezpośrednio dla osób obsługujących daną szkołę, przedszkole czy jednostkę budżetową. Nie oznacza to jednak, że faktura automatycznie staje się nieważna. Konieczne może być ustalenie właściwego odbiorcy i zastosowanie odpowiedniej procedury obsługi dokumentu. Ryzykiem pozostaje także niewystarczające przeszkolenie pracowników, zwłaszcza gdy za zamawianie towarów, odbiór faktur i ich księgowanie odpowiadają różne osoby.
Czy od 2027 roku KSeF automatycznie przypisze faktury do paragrafów budżetowych?
Nie. KSeF nie jest systemem klasyfikacji budżetowej ani programem służącym do prowadzenia księgowości jednostek sektora finansów publicznych. Jego zadaniem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych. Przypisanie wydatku do odpowiedniego działu, rozdziału i paragrafu pozostaje obowiązkiem jednostki prowadzącej ewidencję. Oprogramowanie finansowo-księgowe może wspomagać ten proces, np. poprzez automatyczne reguły dekretacji, ale ich prawidłowość musi wynikać z obowiązujących przepisów i przyjętych zasad rachunkowości.
Podsumowanie – 2027 rok wymaga przygotowania organizacyjnego i technicznego
Nowa klasyfikacja budżetowa oraz obowiązkowy KSeF to dwa ważne elementy zmian w funkcjonowaniu finansów publicznych. Pierwsza reforma wpływa na sposób planowania i rozliczania dochodów oraz wydatków. Druga zmienia sposób wystawiania, odbierania i przetwarzania faktur. Dla jednostek samorządu terytorialnego największym wyzwaniem będzie połączenie tych procesów w sprawnie działający system obsługi dokumentów finansowych. Szczególnie ważne będzie dostosowanie oprogramowania księgowego, prawidłowe identyfikowanie jednostek organizacyjnych w KSeF oraz przygotowanie pracowników do stosowania nowych paragrafów klasyfikacji. Jednostki, które odpowiednio wcześnie uporządkują procedury i przeprowadzą niezbędne testy, będą mogły sprawniej rozpocząć realizację budżetu na 2027 rok i ograniczyć ryzyko błędów w ewidencji oraz sprawozdawczości.
