Opłacanie składek ZUS to obowiązek każdego przedsiębiorcy, ale nie każdy wie, jak prawidłowo je zaksięgować w Księdze Przychodów i Rozchodów. Czy składki społeczne można ująć jako koszt działalności? A może lepiej odliczyć je od dochodu? W tym artykule wyjaśniamy, którą opcję wybrać, jak poprawnie zaksięgować składki i w której kolumnie KPiR powinny się znaleźć.
Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) to obowiązek wielu przedsiębiorców działających w Polsce. Jednym z częstszych pytań, jakie pojawia się przy ewidencjonowaniu kosztów, jest sposób księgowania składek na ubezpieczenia społeczne ZUS. Czy można je uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu? A jeśli tak – w której kolumnie KPiR należy je zapisać? W poniższym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć składki ZUS społeczne w KPiR – zgodnie z aktualnymi przepisami.
Składki społeczne ZUS obejmują:
Przedsiębiorca ma dwie możliwości:
Uwaga: Nie można jednocześnie księgować składek jako koszt i odliczać ich od dochodu.
To zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy – wysokości dochodów, formy opodatkowania oraz innych kosztów w działalności. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, składki społeczne zawsze odlicza się od przychodu, ponieważ nie prowadzi się KPiR.
W razie kontroli należy mieć dowód zapłaty składek, np.:
Rozliczanie składek ZUS społecznych w KPiR to czynność, którą każdy przedsiębiorca powinien przeprowadzać zgodnie z aktualnymi przepisami. Możliwość wyboru między księgowaniem ich jako koszt a odliczeniem od dochodu daje pewną elastyczność, ale decyzja powinna być konsekwentnie stosowana przez cały rok podatkowy.
Jeśli korzystasz z prostego narzędzia do księgowości, np. Fakturowo.pl, łatwo dodasz składki ZUS do KPiR, wybierając odpowiedni typ kosztu – bez ryzyka błędu.
Czym są składki społeczne ZUS?
Składki społeczne ZUS obejmują:
- ubezpieczenie emerytalne,
- ubezpieczenie rentowe,
- ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne),
- ubezpieczenie wypadkowe.
Jak rozliczyć składki społeczne ZUS w KPiR?
Przedsiębiorca ma dwie możliwości:
Opcja 1 - Zaliczenie składek ZUS do kosztów uzyskania przychodu
W tym wariancie składki społeczne traktowane są jako koszt prowadzenia działalności i księguje się je bezpośrednio w KPiR.
Jak zaksięgować?
Data księgowania: w dacie faktycznej zapłaty składek do ZUS. Kolumna KPiR: kolumna 13 – „Pozostałe wydatki”. Przykład wpisu do KPiR:
| Data | Nr dowodu | Opis zdarzenia gospodarczego | Kwota (zł) | Kolumna |
|---|---|---|---|---|
| 10.06.2025 | Przelew ZUS | Składki społeczne za maj 2025 | 1211,28 | 13 |
Uwaga: Nie można jednocześnie księgować składek jako koszt i odliczać ich od dochodu.
Opcja 2 - Odliczenie składek ZUS społecznych od dochodu
Alternatywnie, przedsiębiorca może zdecydować się na odliczenie zapłaconych składek społecznych od dochodu w rocznym zeznaniu podatkowym (np. PIT-36 lub PIT-36L). Wówczas składki nie są księgowane w KPiR, a jedynie pomniejszają podstawę opodatkowania w rozliczeniu rocznym.
Kiedy warto wybrać tę opcję?
Gdy nie zależy Ci na comiesięcznym zmniejszeniu dochodu w KPiR. Gdy rozliczenie roczne pozwala na bardziej korzystne pomniejszenie podstawy opodatkowania.
Która forma rozliczenia jest korzystniejsza?
To zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy – wysokości dochodów, formy opodatkowania oraz innych kosztów w działalności. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, składki społeczne zawsze odlicza się od przychodu, ponieważ nie prowadzi się KPiR.
Jak udokumentować składki?
W razie kontroli należy mieć dowód zapłaty składek, np.:
- potwierdzenie przelewu z banku,
- wyciąg bankowy,
- wydruk z PUE ZUS,
- deklarację ZUS DRA.
Podsumowanie
Rozliczanie składek ZUS społecznych w KPiR to czynność, którą każdy przedsiębiorca powinien przeprowadzać zgodnie z aktualnymi przepisami. Możliwość wyboru między księgowaniem ich jako koszt a odliczeniem od dochodu daje pewną elastyczność, ale decyzja powinna być konsekwentnie stosowana przez cały rok podatkowy.
Jeśli korzystasz z prostego narzędzia do księgowości, np. Fakturowo.pl, łatwo dodasz składki ZUS do KPiR, wybierając odpowiedni typ kosztu – bez ryzyka błędu.
