Od 2026 roku KSeF przestaje być ciekawostką dla chętnych, a staje się codziennym narzędziem dla firm. Jedną z bardziej praktycznych zmian, o której mówi się mniej niż o samym obowiązku, są faktury z załącznikami. Temat brzmi technicznie, ale w praktyce dotyczy bardzo wielu branż i zwykłych, codziennych sytuacji.
Wiele faktur nie kończy się na samej tabelce z pozycjami. Do dokumentów często dokładane są umowy, protokoły odbioru, zestawienia godzin, raporty serwisowe albo specyfikacje techniczne. Dziś zwykle idą one mailem albo jako PDF „obok” faktury. KSeF porządkuje ten chaos i zakłada, że całość ma być przekazana w jednym, spójnym procesie.
Od stycznia 2026 r. faktury ustrukturyzowane z załącznikami staną się standardem. Sama faktura nadal będzie XML-em zgodnym ze schemą KSeF, natomiast załączniki będą do niej logicznie przypięte i wysłane razem z dokumentem. Nie zastępują one treści faktury, ale ją uzupełniają. Księgowy i urząd skarbowy dostają komplet informacji w jednym miejscu. To ważne, bo KSeF nie jest tylko „kanałem wysyłki”. To centralny system, który przechowuje i udostępnia dokumenty, a w przyszłości ma być też podstawą do automatycznych rozliczeń.
Załączniki nie są dowolne. Ministerstwo Finansów określa m.in. dopuszczalne formaty i maksymalny rozmiar plików. W praktyce mówimy głównie o PDF-ach, czasem o plikach graficznych lub arkuszach, jeśli są uzasadnione biznesowo. Załącznik musi mieć sens księgowy albo dowodowy, to nie jest miejsce na materiały marketingowe.
Najwięcej zmian odczują firmy usługowe, budowlane, IT, serwisowe oraz wszędzie tam, gdzie faktura jest powiązana z konkretną dokumentacją. Do tej pory wiele takich danych krążyło poza systemami księgowymi. Od 2026 roku wszystko trafia do KSeF i staje się częścią jednego obiegu. Dla mikrofirm to często oznacza uproszczenie, bo zamiast wysyłać kilka maili z załącznikami, wystarczy jedna operacja. Dla większych podmiotów to z kolei impuls do uporządkowania procesów i integracji systemów.
Na początku może się tak wydawać, ale w dłuższej perspektywie chodzi o ograniczenie ręcznej pracy. Jeśli system do fakturowania potrafi obsłużyć załączniki w KSeF, użytkownik robi dokładnie to samo co dziś, tylko w bardziej uporządkowany sposób. Różnica polega na tym, że dokumenty nie giną w skrzynkach mailowych i zawsze są dostępne w jednym miejscu.
Najlepszy moment na przygotowania jest przed 2026 rokiem. Warto sprawdzić:
Fakturowo.pl jest już przygotowane na obsługę KSeF, w tym również na wysyłkę faktur wraz z załącznikami zgodnie z wymaganiami systemu. Oznacza to, że użytkownik nie musi zastanawiać się nad technikaliami, strukturą plików czy komunikacją z KSeF. Całość dzieje się w tle, a firma może skupić się na normalnej pracy.
Co zmienia KSeF od 2026 roku
Od stycznia 2026 r. faktury ustrukturyzowane z załącznikami staną się standardem. Sama faktura nadal będzie XML-em zgodnym ze schemą KSeF, natomiast załączniki będą do niej logicznie przypięte i wysłane razem z dokumentem. Nie zastępują one treści faktury, ale ją uzupełniają. Księgowy i urząd skarbowy dostają komplet informacji w jednym miejscu. To ważne, bo KSeF nie jest tylko „kanałem wysyłki”. To centralny system, który przechowuje i udostępnia dokumenty, a w przyszłości ma być też podstawą do automatycznych rozliczeń.
Jakie pliki można dołączyć
Załączniki nie są dowolne. Ministerstwo Finansów określa m.in. dopuszczalne formaty i maksymalny rozmiar plików. W praktyce mówimy głównie o PDF-ach, czasem o plikach graficznych lub arkuszach, jeśli są uzasadnione biznesowo. Załącznik musi mieć sens księgowy albo dowodowy, to nie jest miejsce na materiały marketingowe.
Kogo ta zmiana dotknie najbardziej
Najwięcej zmian odczują firmy usługowe, budowlane, IT, serwisowe oraz wszędzie tam, gdzie faktura jest powiązana z konkretną dokumentacją. Do tej pory wiele takich danych krążyło poza systemami księgowymi. Od 2026 roku wszystko trafia do KSeF i staje się częścią jednego obiegu. Dla mikrofirm to często oznacza uproszczenie, bo zamiast wysyłać kilka maili z załącznikami, wystarczy jedna operacja. Dla większych podmiotów to z kolei impuls do uporządkowania procesów i integracji systemów.
Czy to oznacza więcej obowiązków
Na początku może się tak wydawać, ale w dłuższej perspektywie chodzi o ograniczenie ręcznej pracy. Jeśli system do fakturowania potrafi obsłużyć załączniki w KSeF, użytkownik robi dokładnie to samo co dziś, tylko w bardziej uporządkowany sposób. Różnica polega na tym, że dokumenty nie giną w skrzynkach mailowych i zawsze są dostępne w jednym miejscu.
Jak przygotować się już teraz
Najlepszy moment na przygotowania jest przed 2026 rokiem. Warto sprawdzić:
- czy w firmie w ogóle występują faktury z załącznikami,
- jakie pliki są do nich dołączane,
- czy używany program do fakturowania obsługuje KSeF razem z załącznikami.
Fakturowo.pl a faktury z załącznikami w KSeF
Fakturowo.pl jest już przygotowane na obsługę KSeF, w tym również na wysyłkę faktur wraz z załącznikami zgodnie z wymaganiami systemu. Oznacza to, że użytkownik nie musi zastanawiać się nad technikaliami, strukturą plików czy komunikacją z KSeF. Całość dzieje się w tle, a firma może skupić się na normalnej pracy.
