Jak rozliczać płatności PayPal i inne systemy płatnicze

PayPal nie jest kontem bankowym – ale trzeba go rozliczać

Z punktu widzenia urzędu skarbowego PayPal to rachunek pośredniczący, a nie pełnoprawny rachunek bankowy. Dlatego:

• nie wpisujemy jego numeru do CEIDG ani na fakturach,
• ale musimy ewidencjonować każdą operację, która przez niego przechodzi.

Jeśli przyjmujesz płatność przez PayPal, to:

• w KPiR przychodem jest kwota brutto, którą zapłacił klient,
• a prowizja PayPal to koszt uzyskania przychodu, który możesz osobno ująć w kolumnie „pozostałe wydatki” (PKPiR 13).

Przykład:
Klient płaci 1000 zł przez PayPal, system potrąca 30 zł prowizji.
Do przychodów wpisujesz 1000 zł, a do kosztów 30 zł. Na konto trafia 970 zł, ale księgowość widzi pełen obraz transakcji.

Jak dokumentować prowizje i opłaty

PayPal udostępnia zestawienia opłat i prowizji w formie plików CSV lub PDF. To Twój dowód księgowy.
Możesz go traktować jak fakturę od zagranicznego kontrahenta – bo właśnie tym w istocie jest PayPal.

Pamiętaj, że:

• PayPal ma siedzibę w Luksemburgu, więc jego opłaty to import usług z UE,
• należy je rozliczyć w ramach odwrotnego obciążenia (reverse charge),
• jeśli jesteś VAT-owcem, wpisujesz transakcję w JPK_V7 z oznaczeniem IMP lub EE,
• jeśli nie jesteś VAT-owcem, to ta część Cię nie dotyczy – wystarczy, że masz zestawienie opłat jako dowód kosztu.

Przewalutowanie – uważaj na kursy

PayPal często automatycznie przewalutowuje płatności po własnym kursie, który jest mniej korzystny niż bankowy.
Dlatego warto:

• prowadzić osobne saldo walutowe (np. USD, EUR),
• księgować różnice kursowe – zwłaszcza przy większych kwotach.

Jeśli chcesz uniknąć strat na kursie, możesz:

• wyłączyć automatyczne przewalutowanie w PayPal,
• połączyć konto PayPal z rachunkiem walutowym w banku.

Revolut, Wise, Stripe – zasada ta sama

Revolut i Wise działają bardzo podobnie – są pośrednikami płatności, więc nie mają statusu polskiego rachunku bankowego.
Rozliczasz je tak samo:

• przychód = cała kwota zapłacona przez klienta,
• prowizje = koszt,
• różnice kursowe = zysk lub strata finansowa.

W przypadku Stripe (często używanego w sklepach internetowych) dostajesz raport o wypłatach – to Twój dokument pomocniczy do księgowania przychodu i kosztów.

Wymiana danych z programem do fakturowania

W systemie Fakturowo.pl możesz ręcznie lub automatycznie:

• przypisywać płatności PayPal i Revolut do faktur,
• oznaczać faktury jako opłacone,
• eksportować dane do KPiR lub JPK.

Dzięki temu nie musisz ręcznie rozpisywać kursów ani prowizji — system sam przypisze wpłatę do właściwego dokumentu i pokaże jej status.

Jak przygotować się do kontroli

Urząd skarbowy coraz częściej pyta o rozliczenia z PayPal, więc warto:

• mieć komplet zestawień transakcji,
• wydruki lub pliki PDF z historią opłat,
• potwierdzenia przewalutowań.

Dzięki temu unikniesz problemów przy ewentualnym sprawdzeniu różnic między wpływami na PayPal a fakturami sprzedaży.

Podsumowanie

• PayPal, Revolut, Wise i Stripe to wygodne narzędzia, ale wymagają konsekwentnego rozliczania.
• Traktuj je jak pośredników, nie jak bank – i zawsze ujmuj w ewidencji pełne kwoty, bez pomniejszania o prowizję.
• Wtedy księgowość będzie zgodna z rzeczywistymi przychodami, a urząd skarbowy nie będzie miał żadnych wątpliwości.