Początek obowiązkowego KSeF w 2026 roku sprawił, że wiele sytuacji, które wcześniej były oczywiste, dziś budzą wątpliwości. Jedna z najczęstszych dotyczy momentu odliczenia VAT, gdy faktura trafia do nas „po staremu”, a dopiero później pojawia się w KSeF. Na pierwszy rzut oka wygląda to niegroźnie. W praktyce łatwo tu o błąd, który potem trzeba korygować w JPK. Poniżej wyjaśniam to na prostych przykładach.
Kiedy możesz odliczyć VAT z faktury poza KSeF
Wyobraź sobie taką sytuację: Dostajesz fakturę w marcu. Jest to zwykły PDF albo papier, bez numeru KSeF. Wszystko wygląda standardowo. Dopiero po jakimś czasie sprzedawca wprowadza ją do systemu i dokument dostaje numer KSeF w kwietniu. W takim przypadku liczy się moment, w którym faktycznie otrzymałeś fakturę. Czyli jeśli dostałeś ją w marcu, to masz prawo odliczyć VAT już w marcu, o ile spełniasz standardowe warunki (związek z działalnością, poprawność dokumentu itd.). To, że faktura później trafiła do KSeF, nie zmienia tego momentu.
Jak oznaczyć taką fakturę w JPK
Tu zaczynają się schody, bo samo odliczenie to jedno, a poprawne oznaczenie w JPK to drugie. Jeżeli faktura została wystawiona poza KSeF w okresie, gdy nie było jeszcze obowiązku korzystania z systemu, oznaczasz ją jako dokument poza KSeF (tzw. BFK). Jeżeli natomiast sprzedawca miał już obowiązek wystawienia faktury w KSeF, a mimo to zrobił to poza systemem, sytuacja się zmienia. Nadal możesz odliczyć VAT w momencie otrzymania faktury, ale w JPK taka faktura powinna być oznaczona jako wystawiona niezgodnie z obowiązkiem (DI). To ważne, bo błędne oznaczenie w JPK to jeden z częstszych problemów przy KSeF.
Co zrobić, gdy faktura później trafi do KSeF
Jeśli sprzedawca po czasie wprowadzi fakturę do KSeF i dokument dostanie numer systemowy, trzeba uporządkować ewidencję. W praktyce oznacza to korektę JPK. Zmieniasz oznaczenie faktury i uzupełniasz numer KSeF. Sam moment odliczenia VAT się nie zmienia. Nadal zostaje w tym okresie, w którym faktycznie otrzymałeś fakturę.
Tryb offline – tu obowiązuje inna zasada
Jest jeszcze jedna sytuacja, która często myli przedsiębiorców. Chodzi o tzw. tryb offline. Sprzedawca wystawia fakturę poza KSeF, ale robi to zgodnie z przepisami, bo np. system chwilowo nie działa. Następnie wysyła ją do KSeF w wymaganym terminie. W takim przypadku kluczowy jest moment nadania numeru KSeF. Dopiero wtedy uznaje się, że faktura została „otrzymana” dla celów VAT. Czyli odliczenie VAT następuje nie w dniu, gdy dostałeś PDF-a, tylko w momencie, gdy dokument pojawi się w systemie z numerem KSeF. To jest największa różnica względem wcześniejszych przykładów.
Początek KSeF – brak kar, ale ryzyko zostaje
W 2026 roku mamy okres przejściowy i brak sankcji za część błędów. Nie oznacza to jednak, że można podejść do tematu na luzie. Najczęstsze problemy, które już teraz się pojawiają:
- błędne oznaczenia w JPK,
- odliczenie VAT w złym okresie,
- brak korekt po nadaniu numeru KSeF,
- mylenie zwykłej faktury „poza systemem” z trybem offline.
Podsumowanie – najważniejsza zasada
Najprościej zapamiętać to tak:
- Jeśli faktura funkcjonuje poza KSeF, liczy się moment jej faktycznego otrzymania.
- Jeśli jest częścią procesu KSeF (np. tryb offline), liczy się moment nadania numeru KSeF.
