E-podpis to coraz częstszy temat wśród mikroprzedsiębiorców – szczególnie odkąd KSeF wprowadził elektroniczny obieg dokumentów. Ale czy każda faktura musi być podpisana elektronicznie? Jakie są rodzaje podpisów? I który faktycznie ma sens w małej firmie? Ten artykuł rozwiewa wszystkie te wątpliwości – jasno i konkretnie.
Czy faktura musi być podpisana e-podpisem?
Nie. Zgodnie z obowiązującym prawem, faktura (zarówno papierowa, jak i elektroniczna) nie musi mieć podpisu ani pieczątki, aby była ważna. Wystarczy, że zawiera wszystkie wymagane elementy – dane sprzedawcy, nabywcy, numer, datę, stawkę VAT itd.
Ale! W praktyce, e-podpis może się przydać w kilku sytuacjach:
- przy fakturach RR (dla rolników),
- przy fakturach wewnętrznych w instytucjach publicznych,
- przy fakturach wysyłanych do kontrahentów, którzy wymagają podpisu,
- przy podpisywaniu dokumentów wystawianych w imieniu innego podmiotu (np. z upoważnienia).
| Rodzaj podpisu | Legalność | Koszt | Użyteczność | Przykład zastosowania |
|---|---|---|---|---|
Podpis kwalifikowany |
Pełna | średni/wysoki | do podpisywania dokumentów urzędowych i faktur | KSeF, umowy, ePUAP |
Podpis zaufany (Profil Zaufany) |
Ograniczona | bezpłatny | głównie do urzędów, nie do faktur komercyjnych | ZUS, CEIDG |
Podpis zaawansowany (komercyjny) |
zależy od formy | niski/średni | może być akceptowany, ale nie zawsze | podpisy w PDF-ach |
Skan odręcznego podpisu |
brak mocy prawnej | darmowy | wygląda profesjonalnie, ale formalnie nic nie znaczy | mail do klienta |
Kiedy podpis kwalifikowany ma sens?
Dla mikrofirm podpis kwalifikowany ma sens głównie w dwóch przypadkach:
- jeśli chcesz podpisywać faktury RR (obowiązkowo),
- jeśli zamierzasz korzystać z KSeF jako osoba fizyczna prowadząca działalność (logowanie wymaga podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego).
Profil Zaufany – czy nada się do faktur?
Profil Zaufany to wygodna i darmowa metoda logowania do urzędów (np. ZUS, CEIDG, ePUAP), ale nie jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny.
Nie możesz nim podpisać faktury dla kontrahenta. Możesz natomiast:
- logować się do systemów rządowych (np. do KSeF),
- składać wnioski CEIDG, ZUS, US,
- podpisać niektóre dokumenty urzędowe (np. JPK, ale tylko przez platformę e‑Deklaracje).
Jak podpisać fakturę kwalifikowanym e-podpisem?
Jeśli zdecydujesz się na podpis kwalifikowany, potrzebujesz:
- Karty (tokena) lub chmury z certyfikatem.
- Oprogramowania do podpisu dokumentów (np. Szafir, ProCertum SmartSign).
W niektórych programach (np. Fakturowo) możesz dodać podpis kwalifikowany bezpośrednio po wystawieniu faktury – z poziomu systemu.
Czy klient może odmówić faktury bez podpisu?
Nie. Jeżeli faktura spełnia warunki formalne – jest wystawiona zgodnie z przepisami – klient nie może żądać podpisu, chyba że umowa to przewiduje.
Podsumowanie
Dla większości mikrofirm e-podpis nie jest konieczny do codziennego fakturowania. Ale jeśli prowadzisz działalność w sektorze rolnym, publicznym albo korzystasz z KSeF, warto wiedzieć, który podpis będzie Ci potrzebny.
