Przez wiele lat wystawianie duplikatów faktur było normalną częścią pracy firm i księgowości. Klient zgubił dokument, mail z fakturą został usunięty albo papierowa wersja uległa zniszczeniu – wtedy sprzedawca wystawiał duplikat. Wraz z obowiązkowym KSeF wiele osób zaczęło jednak zadawać pytanie: czy duplikaty faktur w ogóle będą jeszcze potrzebne?
Czym właściwie jest duplikat faktury?
Duplikat to ponownie wystawiona faktura, która zawiera dokładnie te same dane co oryginał. Różni się jedynie oznaczeniem „DUPLIKAT” oraz nową datą wystawienia.
Do tej pory duplikaty wystawiało się głównie wtedy, gdy:
- faktura została zgubiona,
- dokument uległ zniszczeniu,
- odbiorca nie otrzymał faktury,
- mail z załącznikiem został usunięty,
- przedsiębiorca potrzebował ponownie dokumentu do księgowości.
Dlaczego w KSeF duplikaty tracą sens?
KSeF działa zupełnie inaczej niż dotychczasowy model przesyłania faktur PDF lub papierowych dokumentów.
Każda faktura ustrukturyzowana wysłana do KSeF:
- trafia do centralnej bazy Ministerstwa Finansów,
- otrzymuje indywidualny numer KSeF,
- jest przechowywana przez 10 lat,
- może zostać ponownie pobrana w dowolnym momencie,
- jest dostępna zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.
Czy przepisy całkowicie likwidują duplikaty?
W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF – tak, klasyczne duplikaty przestają mieć praktyczne zastosowanie. Nie oznacza to jednak, że samo pojęcie duplikatu całkowicie znika z przepisów. Nadal mogą występować sytuacje wyjątkowe, gdy dokument został wystawiony poza KSeF.
Dotyczy to między innymi:
- części faktur wystawianych dla zagranicznych kontrahentów,
- dokumentów wystawionych w trybie awaryjnym,
- okresów niedostępności systemu,
- niektórych faktur offline.
Co jeśli klient poprosi o duplikat?
Po wejściu obowiązkowego KSeF najczęściej wystarczy ponownie pobrać fakturę z systemu i przesłać ją klientowi jako PDF albo przekazać numer KSeF dokumentu. Nie trzeba już tworzyć nowego dokumentu ani oznaczać go jako duplikat.
A co z fakturami offline?
Przepisy przewidują sytuacje awaryjne. Jeżeli firma ma problem techniczny, brak internetu albo awarię programu, możliwe będzie wystawienie faktury offline i późniejsze przesłanie jej do KSeF. Podobnie w przypadku oficjalnej awarii samego KSeF Ministerstwo Finansów będzie publikowało komunikaty dotyczące procedur zastępczych. Po przesłaniu dokumentu do systemu taka faktura również zostanie zapisana w KSeF i będzie mogła być później wielokrotnie pobierana.
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF w praktyce eliminuje potrzebę wystawiania duplikatów faktur. Skoro każda faktura znajduje się w centralnym systemie Ministerstwa Finansów i może zostać pobrana w dowolnym momencie, ponowne wystawianie tego samego dokumentu przestaje być potrzebne. Dla przedsiębiorców oznacza to mniej formalności, łatwiejszy dostęp do dokumentów i koniec z problemem „zagubionej faktury”.
