Dokumenty wysyłane do KSeF

Czym właściwie jest faktura w KSeF?

Krajowy System e-Faktur, czyli Krajowy System e-Faktur, przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane. To dokumenty w formacie XML, zgodne z oficjalną strukturą logiczną FA(2), która obowiązuje od 1 września 2023 roku. Nie wysyłamy więc do KSeF plików PDF ani skanów. System przyjmuje tylko dane zapisane według określonego schematu.

Jakie dokumenty trafiają do KSeF?

Do systemu przekazujemy przede wszystkim:

• faktury VAT,
• faktury bez VAT,
• faktury VAT marża,
• faktury VAT RR,
• faktury do paragonu,
• faktury zaliczkowe,
• faktury końcowe,
• faktury korygujące.

Jeśli wystawiasz którykolwiek z powyższych dokumentów jako fakturę ustrukturyzowaną – musi on zostać wysłany do KSeF. Warto pamiętać, że zarówno sprzedawca, jak i nabywca mają dostęp do dokumentu w systemie. Nie ma tu już klasycznego „wysyłania PDF mailem”. Momentem wystawienia faktury jest jej przyjęcie przez KSeF i nadanie numeru identyfikacyjnego.

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

Ustawodawca przewidział kilka wyjątków. Obowiązek nie dotyczy między innymi:

• przedsiębiorców, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• podmiotów, które mają stałe miejsce działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji,
• podatników korzystających z wybranych procedur szczególnych VAT, takich jak nieunijna procedura dla niektórych usług czy procedura sprzedaży na odległość towarów importowanych,
• faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• niektórych szczególnych przypadków określonych w przepisach wykonawczych.

Jeżeli więc wystawiasz fakturę dla konsumenta, nie ma obowiązku przekazywania jej do KSeF.

A co z innymi dokumentami?

Do KSeF nie trafiają na przykład:

• noty księgowe,
• rachunki cywilnoprawne,
• pro formy,
• umowy,
• paragony fiskalne.

System służy wyłącznie do obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Co to oznacza w praktyce?

Najprościej zapamiętać jedną zasadę: jeśli dokument jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i wystawiasz ją jako fakturę ustrukturyzowaną – powinna znaleźć się w KSeF. Jeśli masz wątpliwości, warto sprawdzić, czy dany dokument spełnia definicję faktury z ustawy o VAT oraz czy nie podlega ustawowym wyłączeniom. W praktyce najważniejsze jest dobre przygotowanie systemu do fakturowania. Program powinien automatycznie generować fakturę w strukturze FA(2) i wysyłać ją do KSeF bez dodatkowych działań po stronie użytkownika. Dzięki temu przedsiębiorca skupia się na sprzedaży, a nie na technicznej stronie przesyłania plików XML.