Od 2026 roku przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów czekają istotne zmiany. Ministerstwo Finansów zapowiada obowiązkowy format elektroniczny PKPiR, dodatkowe kolumny zgodne z KSeF oraz nowe terminy ewidencji. To cyfrowa rewolucja, która wymaga przygotowania już teraz – sprawdź, co dokładnie się zmieni i jak dostosować swoją księgowość do nowych przepisów.
Od 1 stycznia 2026 roku w życie wejdzie nowe rozporządzenie Ministerstwa Finansów, które całkowicie zmieni sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). To kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji księgowości, który wymusi na przedsiębiorcach istotne zmiany w organizacji dokumentacji i ewidencji podatkowej.
Najważniejszą zmianą będzie konieczność prowadzenia PKPiR wyłącznie w formacie elektronicznym – w strukturze XML zgodnej z JPK. Papierowe wersje księgi przestaną być dopuszczalne, co oznacza, że przedsiębiorcy muszą dysponować odpowiednim oprogramowaniem lub systemem księgowym.
Nowe przepisy przewidują obowiązek comiesięcznego przesyłania księgi do urzędu skarbowego, niezależnie od rozliczeń VAT. Dodatkowo, po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca będzie musiał złożyć pełną wersję PKPiR wraz z deklaracją roczną PIT.
Zostaną wycofane uproszczone wersje księgi, np. dla rolników ryczałtowych. Od 2026 roku wszyscy podatnicy korzystający z PKPiR będą musieli stosować ten sam jednolity wzór ewidencji, co zwiększy przejrzystość i porównywalność danych.
Wzór PKPiR zostanie rozszerzony o dodatkowe kolumny – pojawią się m.in. pole na numer faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dane identyfikacyjne kontrahenta, rodzaj dokumentu oraz informacje o metodzie płatności. Ma to ułatwić integrację księgi z pozostałymi elementami systemu e-fakturowania.
Wpisów do księgi będzie trzeba dokonywać nie później niż do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dotyczą. Dotyczy to zarówno przychodów, jak i kosztów. W przypadku prowadzenia działalności sezonowej lub nieregularnej, zachowana zostanie możliwość zapisów zbiorczych.
Jeśli transakcja została zarejestrowana przez kasę fiskalną, nie będzie potrzeby ponownego wprowadzania jej do PKPiR. Raporty miesięczne z kas staną się wystarczającym dokumentem księgowym, a korekty do raportów będą wpisywane jako oddzielne dowody wewnętrzne.
Nowe przepisy rezygnują z obowiązku podpisywania spisu z natury przez sporządzającego – wystarczy podpis właściciela lub wspólników, co uprości proces inwentaryzacji majątku firmy.
Nie będzie już konieczności wskazywania w urzędzie miejsca przechowywania księgi czy dowodów księgowych. Dopuszcza się również przechowywanie dokumentacji w formie cyfrowej – np. w chmurze lub systemach zewnętrznych.
Zniesiony zostaje obowiązek prowadzenia oddzielnej PKPiR dla każdej lokalizacji działalności. Wystarczy jedna, wspólna ewidencja dla całej firmy, niezależnie od liczby oddziałów czy punktów sprzedaży.
Paragony fiskalne bez NIP-u nabywcy przestaną być wystarczającym dokumentem księgowym. Aby ująć koszt w PKPiR, konieczne będzie wystawienie faktury uproszczonej zawierającej numer NIP klienta.
PKPiR ma zyskać jeszcze większe znaczenie dowodowe – zarówno w kontrolach skarbowych, jak i przy rozliczeniach. Z tego względu Ministerstwo Finansów precyzyjnie reguluje jej strukturę i sposób prowadzenia.
Choć ogólna zasada dotyczy wszystkich podatników, Minister Finansów zyska uprawnienie do wyłączenia niektórych grup – np. duchownych czy drobnych agentów – z obowiązku prowadzenia księgi w formacie elektronicznym.
Dzięki ujednoliceniu formy księgi, zintegrowaniu z systemem KSeF i formatem JPK, urzędy skarbowe zyskają narzędzia do automatycznej analizy danych, co ma pomóc w walce z oszustwami podatkowymi i fikcyjnymi kosztami.
Nadchodzące zmiany wymagają przygotowania się zawczasu. Przedsiębiorcy powinni upewnić się, że korzystają z oprogramowania zgodnego z wymogami nowej struktury PKPiR, a także wdrożyć procedury pozwalające na comiesięczne przekazywanie danych do urzędu skarbowego. Warto także przeszkolić personel, dostosować systemy fakturowania do wymogów KSeF i rozważyć migrację dokumentacji do środowisk elektronicznych. Im wcześniej zaczniemy dostosowania, tym łatwiej będzie sprostać nowym obowiązkom od stycznia 2026 r.
Użytkownicy platformy Fakturowo.pl mogą spać spokojnie – serwis jest zawsze na bieżąco z obowiązującymi przepisami i regularnie aktualizuje swoje funkcje zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Dzięki temu zapewnia pełną zgodność z JPK, KSeF i nadchodzącą reformą PKPiR, wspierając przedsiębiorców w bezpiecznym przejściu do nowego modelu ewidencji.
Obowiązkowa forma elektroniczna
Najważniejszą zmianą będzie konieczność prowadzenia PKPiR wyłącznie w formacie elektronicznym – w strukturze XML zgodnej z JPK. Papierowe wersje księgi przestaną być dopuszczalne, co oznacza, że przedsiębiorcy muszą dysponować odpowiednim oprogramowaniem lub systemem księgowym.
Comiesięczne i roczne raportowanie do urzędu
Nowe przepisy przewidują obowiązek comiesięcznego przesyłania księgi do urzędu skarbowego, niezależnie od rozliczeń VAT. Dodatkowo, po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca będzie musiał złożyć pełną wersję PKPiR wraz z deklaracją roczną PIT.
Jeden wzór dla wszystkich
Zostaną wycofane uproszczone wersje księgi, np. dla rolników ryczałtowych. Od 2026 roku wszyscy podatnicy korzystający z PKPiR będą musieli stosować ten sam jednolity wzór ewidencji, co zwiększy przejrzystość i porównywalność danych.
Nowe kolumny i zgodność z KSeF
Wzór PKPiR zostanie rozszerzony o dodatkowe kolumny – pojawią się m.in. pole na numer faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dane identyfikacyjne kontrahenta, rodzaj dokumentu oraz informacje o metodzie płatności. Ma to ułatwić integrację księgi z pozostałymi elementami systemu e-fakturowania.
Ujednolicone terminy wpisów
Wpisów do księgi będzie trzeba dokonywać nie później niż do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dotyczą. Dotyczy to zarówno przychodów, jak i kosztów. W przypadku prowadzenia działalności sezonowej lub nieregularnej, zachowana zostanie możliwość zapisów zbiorczych.
Ułatwienia przy dokumentach fiskalnych
Jeśli transakcja została zarejestrowana przez kasę fiskalną, nie będzie potrzeby ponownego wprowadzania jej do PKPiR. Raporty miesięczne z kas staną się wystarczającym dokumentem księgowym, a korekty do raportów będą wpisywane jako oddzielne dowody wewnętrzne.
Uproszczenia przy spisach z natury
Nowe przepisy rezygnują z obowiązku podpisywania spisu z natury przez sporządzającego – wystarczy podpis właściciela lub wspólników, co uprości proces inwentaryzacji majątku firmy.
Brak obowiązku określania miejsca przechowywania
Nie będzie już konieczności wskazywania w urzędzie miejsca przechowywania księgi czy dowodów księgowych. Dopuszcza się również przechowywanie dokumentacji w formie cyfrowej – np. w chmurze lub systemach zewnętrznych.
Koniec prowadzenia ksiąg w różnych lokalizacjach
Zniesiony zostaje obowiązek prowadzenia oddzielnej PKPiR dla każdej lokalizacji działalności. Wystarczy jedna, wspólna ewidencja dla całej firmy, niezależnie od liczby oddziałów czy punktów sprzedaży.
Zmiany w dokumentowaniu sprzedaży detalicznej
Paragony fiskalne bez NIP-u nabywcy przestaną być wystarczającym dokumentem księgowym. Aby ująć koszt w PKPiR, konieczne będzie wystawienie faktury uproszczonej zawierającej numer NIP klienta.
Księga jako dowód w sprawach podatkowych
PKPiR ma zyskać jeszcze większe znaczenie dowodowe – zarówno w kontrolach skarbowych, jak i przy rozliczeniach. Z tego względu Ministerstwo Finansów precyzyjnie reguluje jej strukturę i sposób prowadzenia.
Elastyczność dla wybranych grup
Choć ogólna zasada dotyczy wszystkich podatników, Minister Finansów zyska uprawnienie do wyłączenia niektórych grup – np. duchownych czy drobnych agentów – z obowiązku prowadzenia księgi w formacie elektronicznym.
Lepsze narzędzia do kontroli i wykrywania nadużyć
Dzięki ujednoliceniu formy księgi, zintegrowaniu z systemem KSeF i formatem JPK, urzędy skarbowe zyskają narzędzia do automatycznej analizy danych, co ma pomóc w walce z oszustwami podatkowymi i fikcyjnymi kosztami.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Nadchodzące zmiany wymagają przygotowania się zawczasu. Przedsiębiorcy powinni upewnić się, że korzystają z oprogramowania zgodnego z wymogami nowej struktury PKPiR, a także wdrożyć procedury pozwalające na comiesięczne przekazywanie danych do urzędu skarbowego. Warto także przeszkolić personel, dostosować systemy fakturowania do wymogów KSeF i rozważyć migrację dokumentacji do środowisk elektronicznych. Im wcześniej zaczniemy dostosowania, tym łatwiej będzie sprostać nowym obowiązkom od stycznia 2026 r.
Użytkownicy platformy Fakturowo.pl mogą spać spokojnie – serwis jest zawsze na bieżąco z obowiązującymi przepisami i regularnie aktualizuje swoje funkcje zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Dzięki temu zapewnia pełną zgodność z JPK, KSeF i nadchodzącą reformą PKPiR, wspierając przedsiębiorców w bezpiecznym przejściu do nowego modelu ewidencji.
