Sprzedażą bezrachunkową określamy transakcje, do których nie wymaga się wystawienia żadnego dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Aby stało się to możliwe sprzedający/usługodawca musi posiadać zwolnienie z VAT i/lub kasy fiskalnej, a kupujący/usługobiorca być osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnikiem ryczałtowym. W takim przypadku sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania rachunku/faktury, chyba że nabywca zażąda otrzymanie takiego dokumentu. Brak obowiązku wystawiania faktur, nie zwalnia z konieczności ewidencjonowania obrotu ze sprzedaży. Sposób dokumentowania uzależniony jest jednak od tego, czy sprzedawca jest VATowcem czy nie.

Aby poprawnie udokumentować sprzedaż bezrachunkową można skorzystać z jednego z dwóch sposobów: poprzez prowadzenie ewidencji sprzedaży i comiesięcznego księgowania przychodów w KPiR (księdze przychodów i rozchodów) bądź poprzez codzienne wystawianie i księgowanie dowodów wewnętrznych w KPiR.

W przypadku VATowca dokumentacja sprzedaży bezrachunkowej jest znacznie łatwiejsza - nie trzeba bowiem prowadzić ewidencji. Wystarczy zapisać taką transakcję w rejestrze sprzedaży VAT, a wartość ująć w KPiR (księdze przychodów i rozchodów).

Jeśli zdecydujemy się na dokumentację codzienną, musimy dokonać stosownych zapisów na koniec dnia, albo nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. W przypadku dokumentacji miesięcznej - mamy czas od 20. dnia kolejnego miesiąca (za miesiąc poprzedni). Osobom, które korzystają z usług biura rachunkowego zaleca się wybór drugiej opcji.