Rachunek kosztowy jest dokumentem stosowanym w księgowości, wystawianym na towary oraz usługi nabywane w celu uzyskania przychodów przez firmę i służącym do ich ewidencjonowania. Księgowanie rachunku po stronie kosztów oznacza ujęcie wydatku w księgach rachunkowych jako koszt związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Taki zapis odbywa się w oparciu o dokument, np. fakturę, rachunek czy dowód wewnętrzny, który potwierdza poniesienie wydatku.

Rachunek po stronie kosztów rejestruje się na koncie kosztowym w księgach rachunkowych lub w uproszczonej ewidencji, np. w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR). Proces księgowania różni się w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości oraz charakteru wydatku. W przypadku podatników prowadzących uproszczoną księgowość, księgowanie kosztu w KPiR polega na wpisaniu odpowiedniej kwoty w kolumnie odpowiadającej rodzajowi wydatku, np.: Kolumna 13 – Pozostałe wydatki (np. opłaty za media, wynajem); Kolumna 12 – Zakup towarów handlowych i materiałów (np. materiały produkcyjne).

Rachunek nie będzie zaksięgowany jako koszt, jeśli: wydatek nie ma związku z działalnością (np. prywatny zakup); dotyczy kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, np. wydatki reprezentacyjne (alkohol, luksusowe usługi); dokument księgowy nie spełnia wymogów formalnych. Prawidłowe księgowanie kosztów jest kluczowe dla rozliczeń podatkowych i sprawozdawczości, dlatego warto dbać o zgodność z obowiązującymi przepisami.