Kosztorys stanowi pewnego rodzaju ofertę handlową lub jest dodatkiem do oferty handlowej. Dokument kosztorysu może być przygotowywany na cele wewnętrzne firmy lub organizacji lub do przedstawienia klientowi. Kosztorys opisuje nakłady pracy, materiałów i w niektórych przypadkach pracy wykonywanej przez specjalistyczne maszyny i przyrządy. Poprawnie wypełniony kosztorys w podstawowej formie powinien zawierać nazwę materiału, robocizny lub usługi sprzętem, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową i wartość dla każdej pozycji z osobna. Pozycje mogą być grupowane hierarchicznie np. w podziale na zadania.

Kosztorys jest dokumentem, który pozwala obliczyć przewidywane koszty związane z realizacją jakiegoś zadania. Stanowi także podstawę do rozliczeń finansowych, a także pomaga w przypadku konieczności rozstrzygnięcia ewentualnych sporów. Stosowany jest najczęściej w budownictwie, informatyce czy zajęciach kulturalnych (np. przy tworzeniu filmu).

Za przygotowanie kosztorysu odpowiedzialny jest tzw. kosztorysant - jest to osoba z wykształceniem odpowiadającym dziedzinie, w której tworzy się dany dokument (może nim zostać np. inżynier budownictwa, rzeczoznawca majątkowy czy kierownik produkcji).

W zależności od funkcji i celu, rozróżniamy cztery rodzaje kosztorysów: ofertowy, inwestorski, powykonawczy i zamienny.