Dokument ten jest sporządzany przez wykonawcę bądź inwestora. Może go stworzyć również wyznaczona przez nich osoba, która posiada wiedzę, dotyczącą tworzenia kosztorysu. W praktyce tzw. kosztorysantem może być na przykład kierownik produkcji, technik budownictwa, rzeczoznawca majątkowy, zarządca nieruchomości, architekt krajobrazu/wnętrz albo inżynier budownictwa (wiele zależy tu od tego, o jakich pracach mówimy oraz której branży one dotyczą - stąd tak wiele możliwości). W związku z tym, że kosztorys może zostać przygotowany zarówno do celów wewnętrznych firmy, jak i do przedstawienia klientowi, stanowi swego rodzaju ofertę handlową (przy czym może być także jej dodatkiem).

Ze względu na cel sporządzania kosztorysów oraz ich funkcję, możemy wyróżnić kilka rodzajów tych dokumentów. Mogą to być kosztorysy: inwestorski, ofertowy, powykonawczy albo zamienny. I choć ich przeznaczenie, a także konstrukcja mogą się od siebie różnić, to są pewne elementy, które po prostu powinny się pojawić w tego typu dokumentach. Każdy kosztorys musi być czytelny oraz jednoznaczny. Z reguły zawiera przede wszystkim informacje o wykorzystywanych materiałach, kosztach prowadzenia prac (tzw. robocizny), ilości używanych rzeczy czy sprzętu, jednostkach miary oraz cenach jednostkowych, a także o tym, jak dokładnie to wygląda w przypadku każdej pozycji z osobna. Ponadto do kosztorysu warto dołączyć dodatkowe elementy, takie jak na przykład dane wykonawcy oraz inwestora, czas w jakim prace powinny zostać wykonane czy sporządzoną dokumentację projektową.

Kosztorys przydaje się przy organizacji dużych wydarzeń, aranżacji wnętrz czy budowie bądź remoncie, a na dodatek pomaga rzetelnie oszacować wszystkie koszty. Kosztorys to dokument, który szczegółowo określa zakres planowanych do przeprowadzenia prac wraz z cenami poszczególnych materiałów czy usług.