Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. W odróżnieniu od typowej faktury VAT, jest to jedynie dokument informacyjny. Wystawia się go w obrocie gospodarczym - na przykład po to, żeby potwierdzić przyjęcie zamówienia do realizacji. Już samo oznaczenie tego dokumentu jako "proforma" sprawia, że nie można mu przypisać znaczenia faktury w rozumieniu przepisów o VAT. To oznacza, że wystawienie faktury proforma nie skutkuje obowiązkiem zapłaty podatku, jaki został wskazany właśnie w tym dokumencie. Dla kontrahenta nie jest to także podstawa do tego, by odliczyć wykazany w tym podatek VAT. Fakturę proforma wystawia się jeszcze przed otrzymaniem zapłaty - w odróżnieniu od faktury VAT, która dokumentuje otrzymanie zapłaty (na przykład w postaci zaliczki).

Faktura proforma jest wystawiana w celu przedstawienia szczegółów transakcji. Może to być forma oferty handlowej, dokument określający kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi, forma wezwania do zapłaty albo dokument wystawiany dla kontrahenta przed zapłatą przez niego zaliczki (za przyszłą dostawę towaru bądź za wykonanie usługi), informujący w szczególności o kwocie wymaganej zaliczki.

Faktura proforma zawiera elementy charakterystyczne dla typowej faktury, czyli m.in. data wystawienia tego dokumentu, numer, adresy kontrahentów, imiona oraz nazwiska bądź nazwy wystawcy i nabywcy towarów lub usług, a także stawkę i kwotę podatku VAT czy kwotę do zapłaty zapisaną słownie. Należy pamiętać o prawidłowym oznaczeniu tego dokumentu poprzez nadanie mu tytułu "faktura proforma".

Faktura proforma to zwyczajowy termin, który nie występuje w przepisach. W związku z tym, że jest jedynie dokumentem informacyjnym, a nie typową fakturą VAT, nie trzeba jej zawierać w ewidencji księgowej. Nie odzwierciedla ona bowiem dokonanej sprzedaży ani żadnej innej operacji gospodarczej. Co ważne, wystawienie faktury proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury, która udokumentuje dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie zaliczki.

Faktura proforma pozwala w prosty sposób poinformować potencjalnego kontrahenta o ewentualnych płatnościach czy kosztach wykonania danej usługi. Dokument ten jest przydatny dla przedsiębiorców - szczególnie, kiedy klient wycofuje się z zakupu. W takich sytuacjach faktury tej nie trzeba korygować.