Samo pobranie dokumentu z KSeF nie powoduje jeszcze jego ujęcia w ewidencjach. Dopiero zapisanie dokumentu w systemie (jako kosztowego lub sprzedażowego) sprawia, że staje się on widoczny w odpowiednich ewidencjach zakupów lub sprzedaży, a także jest uwzględniany w plikach JPK oraz pozostałych zestawieniach księgowych dostępnych w serwisie.
W serwisie Fakturowo.pl istnieje możliwość zapisania dokumentu pobranego z KSeF jako dokumentu kosztowego (zakładka - KSeF > Pobrane - przycisk - Dodaj koszt) lub jako dokumentu sprzedażowego (zakładka - KSeF > Samofakturowanie - przycisk - Zapisz).
Samodzielna weryfikacja danych
Po kliknięciu przycisku - Dodaj koszt/Zapisz - formularz zapisu dokumentu zostaje wówczas wstępnie uzupełniony danymi z dokumentu pobranego z KSeF. Jednakże przed zapisaniem dokumentu, konieczna jest samodzielna weryfikacja danych. Wynika to ze sposobu działania KSeF oraz różnic w tym, jak poszczególne programy księgowe zapisują informacje w strukturze e-faktur przekazywanych do KSeF.
Odpowiedzialność użytkownika
Ze względu na występowanie wielu różnic pomiędzy strukturą danych w KSeF, a sposobem ich zapisu w różnych programach księgowych nie zawsze istnieje techniczna możliwość automatycznego i jednoznacznego zmapowania wszystkich informacji zawartych w dokumencie.
Dodając fakturę pobraną z KSeF jako dokument kosztowy, użytkownik decyduje, jakie dane zostaną zapisane w systemie i wykorzystane w ewidencjach oraz rozliczeniach. Z tego powodu przy zapisie kosztu wymagane jest potwierdzenie, że dane zostały zweryfikowane i są zgodne z dokumentem pobranym z KSeF, w szczególności w zakresie danych kontrahenta, dat, kwot netto, VAT i brutto, stawek VAT oraz pozycji na dokumencie.
Jeżeli użytkownik nie akceptuje konieczności samodzielnej weryfikacji danych po imporcie oraz ewentualnej potrzeby ręcznego skorygowania ilości, cen lub rabatów, to nie powinien korzystać z funkcji dodawania dokumentów kosztowych na podstawie faktur pobranych z KSeF.
Nietypowy sposób wyliczeń
W przypadku faktur wystawianych przez operatorów energetycznych mogą występować dodatkowe elementy, które nie pojawiają się na standardowych fakturach handlowych. Dotyczy to w szczególności tzw. opłat mocowych, przy których w treści pozycji często podawany jest dodatkowy parametr określany jako współczynnik.
W praktyce oznacza to, że wartość pozycji nie wynika wprost z prostego działania: ilość × cena jednostkowa netto. Operator może stosować dodatkowy współczynnik (np. 0,17 albo 1,0), który wpływa na ostateczną wartość netto pozycji. W strukturze KSeF współczynnik ten bywa zapisany jedynie w opisie pozycji (np. jako tekst), a nie jako odrębne pole liczbowe wykorzystywane do obliczeń. W efekcie podczas importu takiej faktury ilość, cena jednostkowa netto, wartość netto pozycji mogą nie tworzyć matematycznie spójnego zestawu przy zastosowaniu standardowego wzoru. System księgowy, który nie uwzględnia współczynnika jako osobnego elementu obliczeniowego, może wyliczyć inną wartość niż ta widniejąca na fakturze wystawionej przez operatora.
Nie jest to błąd importu ani nieprawidłowość po stronie KSeF. Jest to rezultat specyficznego sposobu kalkulacji stosowanego przez dostawców energii oraz ograniczeń struktury e-faktury, która nie zawsze przekazuje pełną logikę obliczeń w sposób jednoznaczny dla systemów zewnętrznych. W takich przypadkach przed zapisaniem dokumentu kosztowego konieczna jest ręczna weryfikacja pozycji, a w razie potrzeby dostosowanie ilości, ceny jednostkowej lub wartości netto tak, aby zapis w systemie odpowiadał faktycznej wartości wynikającej z dokumentu.
Różne metody liczenia wartości dokumentów
KSeF nie sprawdza, czy wartości na fakturze zostały policzone według określonej metody ani czy są one poprawne z punktu widzenia księgowego. System przechowuje wyłącznie dane przekazane przez wystawcę dokumentu. Z tego powodu po imporcie faktury mogą pojawić się drobne różnice lub dane wymagające weryfikacji. Programy fakturujące mogą stosować różne metody obliczeń:
Ograniczona struktura danych w KSeF
W KSeF część informacji nie jest zapisywana w jednoznacznych, szczegółowych polach. Przykładowo: adres kontrahenta nie jest podzielony na osobne pola: miasto, ulica, numer domu czy lokalu, zamiast tego dostępne są tylko ogólne pola adresowe, w których dane mogą być wpisane w dowolnej kolejności i formie.
W praktyce oznacza to, że podczas importu danych system musi "odgadnąć", jak przypisać te informacje do konkretnych pól formularza. W większości przypadków działa to poprawnie, ale nie zawsze jest możliwe idealne mapowanie.
Brak weryfikacji merytorycznej po stronie KSeF
KSeF nie weryfikuje poprawności danych pod kątem księgowym ani podatkowym, nie sprawdza m.in.:
Różnice w zapisie faktur korygujących w KSeF
KSeF dopuszcza dwa różne sposoby prezentowania danych na fakturach korygujących w elemencie FaWiersz.
Struktura e-faktur w KSeF dopuszcza różne sposoby przekazywania informacji o cenach i rabatach na poziomie pozycji dokumentu. W praktyce oznacza to, że nie wszystkie dane są zawsze zapisane w taki sam sposób, jak w programach do fakturowania lub księgowych.
W serwisie Fakturowo.pl istnieje możliwość zapisania dokumentu pobranego z KSeF jako dokumentu kosztowego (zakładka - KSeF > Pobrane - przycisk - Dodaj koszt) lub jako dokumentu sprzedażowego (zakładka - KSeF > Samofakturowanie - przycisk - Zapisz).
Samodzielna weryfikacja danych
Po kliknięciu przycisku - Dodaj koszt/Zapisz - formularz zapisu dokumentu zostaje wówczas wstępnie uzupełniony danymi z dokumentu pobranego z KSeF. Jednakże przed zapisaniem dokumentu, konieczna jest samodzielna weryfikacja danych. Wynika to ze sposobu działania KSeF oraz różnic w tym, jak poszczególne programy księgowe zapisują informacje w strukturze e-faktur przekazywanych do KSeF.
Odpowiedzialność użytkownika
Ze względu na występowanie wielu różnic pomiędzy strukturą danych w KSeF, a sposobem ich zapisu w różnych programach księgowych nie zawsze istnieje techniczna możliwość automatycznego i jednoznacznego zmapowania wszystkich informacji zawartych w dokumencie.
Dodając fakturę pobraną z KSeF jako dokument kosztowy, użytkownik decyduje, jakie dane zostaną zapisane w systemie i wykorzystane w ewidencjach oraz rozliczeniach. Z tego powodu przy zapisie kosztu wymagane jest potwierdzenie, że dane zostały zweryfikowane i są zgodne z dokumentem pobranym z KSeF, w szczególności w zakresie danych kontrahenta, dat, kwot netto, VAT i brutto, stawek VAT oraz pozycji na dokumencie.
Jeżeli użytkownik nie akceptuje konieczności samodzielnej weryfikacji danych po imporcie oraz ewentualnej potrzeby ręcznego skorygowania ilości, cen lub rabatów, to nie powinien korzystać z funkcji dodawania dokumentów kosztowych na podstawie faktur pobranych z KSeF.
Nietypowy sposób wyliczeń
W przypadku faktur wystawianych przez operatorów energetycznych mogą występować dodatkowe elementy, które nie pojawiają się na standardowych fakturach handlowych. Dotyczy to w szczególności tzw. opłat mocowych, przy których w treści pozycji często podawany jest dodatkowy parametr określany jako współczynnik.
W praktyce oznacza to, że wartość pozycji nie wynika wprost z prostego działania: ilość × cena jednostkowa netto. Operator może stosować dodatkowy współczynnik (np. 0,17 albo 1,0), który wpływa na ostateczną wartość netto pozycji. W strukturze KSeF współczynnik ten bywa zapisany jedynie w opisie pozycji (np. jako tekst), a nie jako odrębne pole liczbowe wykorzystywane do obliczeń. W efekcie podczas importu takiej faktury ilość, cena jednostkowa netto, wartość netto pozycji mogą nie tworzyć matematycznie spójnego zestawu przy zastosowaniu standardowego wzoru. System księgowy, który nie uwzględnia współczynnika jako osobnego elementu obliczeniowego, może wyliczyć inną wartość niż ta widniejąca na fakturze wystawionej przez operatora.
Nie jest to błąd importu ani nieprawidłowość po stronie KSeF. Jest to rezultat specyficznego sposobu kalkulacji stosowanego przez dostawców energii oraz ograniczeń struktury e-faktury, która nie zawsze przekazuje pełną logikę obliczeń w sposób jednoznaczny dla systemów zewnętrznych. W takich przypadkach przed zapisaniem dokumentu kosztowego konieczna jest ręczna weryfikacja pozycji, a w razie potrzeby dostosowanie ilości, ceny jednostkowej lub wartości netto tak, aby zapis w systemie odpowiadał faktycznej wartości wynikającej z dokumentu.
Różne metody liczenia wartości dokumentów
KSeF nie sprawdza, czy wartości na fakturze zostały policzone według określonej metody ani czy są one poprawne z punktu widzenia księgowego. System przechowuje wyłącznie dane przekazane przez wystawcę dokumentu. Z tego powodu po imporcie faktury mogą pojawić się drobne różnice lub dane wymagające weryfikacji. Programy fakturujące mogą stosować różne metody obliczeń:
- liczenie wartości od ceny netto,
- liczenie wartości od ceny brutto,
- inne sposoby zaokrągleń.
Ograniczona struktura danych w KSeF
W KSeF część informacji nie jest zapisywana w jednoznacznych, szczegółowych polach. Przykładowo: adres kontrahenta nie jest podzielony na osobne pola: miasto, ulica, numer domu czy lokalu, zamiast tego dostępne są tylko ogólne pola adresowe, w których dane mogą być wpisane w dowolnej kolejności i formie.
W praktyce oznacza to, że podczas importu danych system musi "odgadnąć", jak przypisać te informacje do konkretnych pól formularza. W większości przypadków działa to poprawnie, ale nie zawsze jest możliwe idealne mapowanie.
Brak weryfikacji merytorycznej po stronie KSeF
KSeF nie weryfikuje poprawności danych pod kątem księgowym ani podatkowym, nie sprawdza m.in.:
- zgodności kwot,
- poprawności stawek VAT,
- kompletności danych kontrahenta,
- poprawności pozycji na fakturze.
Różnice w zapisie faktur korygujących w KSeF
KSeF dopuszcza dwa różne sposoby prezentowania danych na fakturach korygujących w elemencie FaWiersz.
- Pierwszy, standardowy sposób polega na wykazywaniu stanu „przed” korektą oraz stanu „po” korekcie, czyli pełnych danych umożliwiających porównanie obu wartości - w tym przypadku problem importu nie występuje ponieważ dostępne są wszystkie informacje o stanie towaru lub usługi przed korektą ani po korekcie.
- Drugi sposób jaki jest dopuszczalny w KSeF polega na wykazywaniu wyłącznie tzw. różnic, czyli samej wartości korekty (np. zmniejszenia lub zwiększenia ilości albo kwoty). W przypadku faktur korygujących zapisanych w KSeF wyłącznie jako różnice, w strukturze dokumentu nie występują informacje o stanie towaru lub usługi przed korektą ani po korekcie. Dostępna jest jedynie wartość samej korekty. Z tego powodu dla tego typu dokumentów nie jest możliwe zastosowanie standardowego szablonu faktury korygującej dostępnego w serwisie, który opiera się na polach „przed korektą” oraz „po korekcie”. Dane potrzebne do ich wypełnienia po prostu nie występują w dokumencie KSeF.
Struktura e-faktur w KSeF dopuszcza różne sposoby przekazywania informacji o cenach i rabatach na poziomie pozycji dokumentu. W praktyce oznacza to, że nie wszystkie dane są zawsze zapisane w taki sam sposób, jak w programach do fakturowania lub księgowych.
- Ceny jednostkowe netto - W KSeF możliwe jest przekazanie pozycji faktury wyłącznie poprzez podanie ilości oraz łącznej wartości netto pozycji, ale bez wskazywania ceny jednostkowej netto produktu lub usługi. W takiej sytuacji podczas dodawania dokumentu kosztowego w serwisie Fakturowo.pl system automatycznie wylicza cenę jednostkową netto na podstawie wartości netto oraz ilości. Jest to działanie matematyczne, które w większości przypadków daje poprawny efekt, jednak przy określonych zaokrągleniach zastosowanych przez wystawcę faktury mogą pojawić się drobne rozbieżności pomiędzy ceną wyliczoną a ceną, która była pierwotnie użyta w systemie sprzedawcy.
- Rabaty na e-fakturach - Podobna sytuacja dotyczy rabatów. W serwisie Fakturowo.pl możliwe jest stosowanie rabatów procentowych i kwotowych od wartości netto pozycji. Natomiast struktura KSeF przewiduje rabat zapisany jako konkretna wartość netto przypisana do pozycji (rabat liczbowy), bez informacji o tym, czy wynika on z procentu, czy z rabatu kwotowego zastosowanego w systemie wystawcy. Podczas importu takiej faktury i dodawania jej jako dokumentu kosztowego Fakturowo.pl przelicza wartości pozycji w oparciu o dane dostępne w KSeF. Również w tym przypadku, ze względu na różnice w sposobie zapisu rabatów oraz zaokrąglenia, mogą wystąpić niewielkie różnice, które wymagają ręcznej weryfikacji przed zapisaniem kosztu.
