Spis treści
Na stronie - Dokumenty > Wszystkie - oraz na stronie na stronie - KSeF > KSeF / wysłane - każdy dokument, który podlega wysłaniu do KSeF posiada dodatkową ikonę, której kolor jest zależny od aktualnego statusu dokumentu i dzięki temu ułatwia wyszukiwanie i klasyfikację dokumentów, dostępne oznaczenia to:
Sprawdzanie statusu
Po wysłaniu faktury do KSeF numer KSeF nadawny jest niezwłocznie, czyli w momencie przesłania dokumentu do systemu KSeF. Jeśli jednak dokument zostanie wysłany do systemu KSeF i numer KSeF nie zostanie nadany niezwłocznie (np. w przypadku dużego obciążenia Krajowego Systemu e-Faktur) wówczas wysłany dokument otrzyma status - oczekujący na przetworzenie.
W takim przypadku należy samodzielnie np. po 1, 2 lub 5 minutach (licząc od daty wysłania dokumentu) spróbować sprawdzić status dokumentu w KSeF - w tym celu należy skorzystać z funkcji - Sprawdź status KSeF - lub - Wyślij do KSeF (przycisk ten również sprawdza status wszystkich dokumentów oczekujących na nadanie numeru KSeF).
Jeśli w systemie KSeF dokument będzie miał już nadany numer KSeF to numer ten zostanie automatycznie pobrany i przypisany do dokumentu. Jeśli w tym czasie numer w systemie KSeF nie zostanie jeszcze nadany to należy ponawiać czynność (Sprawdź status KSeF), aż do momentu pobrania numer KSeF. Na poniższym zrzucie ekranu został przedstawiony sposób sprawdzenia statusu dokumentu i pobrania numeru KSeF.
Potwierdzenie UPO KSeF (PDF oraz XML)
Po poprawnym wysłaniu dokumentu do KSeF nadawny jest numer KSeF - czyli unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Nadany numer KSeF stanowi potwierdzenie poprawnego przyjęcia dokumentu przez KSeF, jednakże istnieje również możliwość pobrania UPO. UPO to urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu elektronicznego KSeF. Pobranie UPO jest możliwe tylko w przypadku zakończonej sesji KSeF (aby w danej sesji nie mogły spłynąć kolejne dokumenty faktur). Sesja KSeF można zamknąć samodzelnie na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - zamknięcie sesji interaktywnej powoduje wygenerowanie UPO z listą wszystkich faktur przetworzonych prawidłowo i zaakceptowanych. Z uwagi, że UPO jest pobierane dla danej sesji KSeF w której dokument został wysłany, pobrane UPO zawiera listę wszystkich dokumentów wysłanych do KSeF w danej sesji.
Potwierdzenie UPO w KSeF dostępne jest w dwóch formatach: XML oraz PDF. Plik XML to oficjalne UPO wygenerowane i zwrócone bezpośrednio przez system KSeF. Zawiera pełną strukturę techniczną oraz wszystkie parametry podpisu, dlatego właśnie ten format ma charakter urzędowy.
Wersja PDF jest jedynie jego czytelną wizualizacją przygotowaną w Fakturowo.pl. Ułatwia szybkie przejrzenie treści, ale nie zawiera metadanych podpisu obecnych w oryginalnym pliku XML. Z tego powodu jako dowód techniczny zawsze traktujemy UPO w formacie XML.
Potwierdzenie KSeF (PDF)
Potwierdzenia UPO (opisane powyżej) można pobrać tylko dla zamkniętej sesji KSeF, co może w niektórych przypadkach stanowić utrudnienie. Oprócz potwierdzenia UPO można również pobrać potwierdzenie wysłania dokumentu do KSeF w formacie PDF - takie potwierdzenie można pobrać niezwłocznie po wysłaniu dokumentu do KSeF i zawiera ono wszystkie podstawowe informacje o wysłanym dokumencie.
Warto pamiętać, że jest to potwierdzenie przygotowane przez Fakturowo.pl wyłącznie w celach informacyjnych. Nie jest to oficjalny dokument UPO i nie zastępuje pliku XML zwracanego przez system KSeF.
- Status dokumentu KSeF
- Sprawdzanie statusu
- Potwierdzenie UPO KSeF (PDF oraz XML)
- Potwierdzenie KSeF (PDF)
Na stronie - Dokumenty > Wszystkie - oraz na stronie na stronie - KSeF > KSeF / wysłane - każdy dokument, który podlega wysłaniu do KSeF posiada dodatkową ikonę, której kolor jest zależny od aktualnego statusu dokumentu i dzięki temu ułatwia wyszukiwanie i klasyfikację dokumentów, dostępne oznaczenia to:
- do wysłania - faktury do wysłania do KSeF - szary kolor na liście;
- oczekujące - faktury, które zostały wysłane do KSeF, ale nie mają jeszcze nadanego numeru KSeF - pomarańczowy kolor na liście;
- nadany numer KSeF - faktury, które mają nadany numer KSeF - zielony kolor na liście;
- wysłane błędnie - faktury, które nie zostały wysłane poprawnie do KSeF - czerwony kolor na liście;
- wystawione OFFLINE - faktury, które zostały wystawione w trybie OFFLINE - czarny kolor na liście;
Sprawdzanie statusu
Po wysłaniu faktury do KSeF numer KSeF nadawny jest niezwłocznie, czyli w momencie przesłania dokumentu do systemu KSeF. Jeśli jednak dokument zostanie wysłany do systemu KSeF i numer KSeF nie zostanie nadany niezwłocznie (np. w przypadku dużego obciążenia Krajowego Systemu e-Faktur) wówczas wysłany dokument otrzyma status - oczekujący na przetworzenie.
W takim przypadku należy samodzielnie np. po 1, 2 lub 5 minutach (licząc od daty wysłania dokumentu) spróbować sprawdzić status dokumentu w KSeF - w tym celu należy skorzystać z funkcji - Sprawdź status KSeF - lub - Wyślij do KSeF (przycisk ten również sprawdza status wszystkich dokumentów oczekujących na nadanie numeru KSeF).
Jeśli w systemie KSeF dokument będzie miał już nadany numer KSeF to numer ten zostanie automatycznie pobrany i przypisany do dokumentu. Jeśli w tym czasie numer w systemie KSeF nie zostanie jeszcze nadany to należy ponawiać czynność (Sprawdź status KSeF), aż do momentu pobrania numer KSeF. Na poniższym zrzucie ekranu został przedstawiony sposób sprawdzenia statusu dokumentu i pobrania numeru KSeF.
Potwierdzenie UPO KSeF (PDF oraz XML)
Po poprawnym wysłaniu dokumentu do KSeF nadawny jest numer KSeF - czyli unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Nadany numer KSeF stanowi potwierdzenie poprawnego przyjęcia dokumentu przez KSeF, jednakże istnieje również możliwość pobrania UPO. UPO to urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu elektronicznego KSeF. Pobranie UPO jest możliwe tylko w przypadku zakończonej sesji KSeF (aby w danej sesji nie mogły spłynąć kolejne dokumenty faktur). Sesja KSeF można zamknąć samodzelnie na stronie - KSeF > Autoryzacja KSeF - zamknięcie sesji interaktywnej powoduje wygenerowanie UPO z listą wszystkich faktur przetworzonych prawidłowo i zaakceptowanych. Z uwagi, że UPO jest pobierane dla danej sesji KSeF w której dokument został wysłany, pobrane UPO zawiera listę wszystkich dokumentów wysłanych do KSeF w danej sesji.
Potwierdzenie UPO w KSeF dostępne jest w dwóch formatach: XML oraz PDF. Plik XML to oficjalne UPO wygenerowane i zwrócone bezpośrednio przez system KSeF. Zawiera pełną strukturę techniczną oraz wszystkie parametry podpisu, dlatego właśnie ten format ma charakter urzędowy.
Wersja PDF jest jedynie jego czytelną wizualizacją przygotowaną w Fakturowo.pl. Ułatwia szybkie przejrzenie treści, ale nie zawiera metadanych podpisu obecnych w oryginalnym pliku XML. Z tego powodu jako dowód techniczny zawsze traktujemy UPO w formacie XML.
Potwierdzenie KSeF (PDF)
Potwierdzenia UPO (opisane powyżej) można pobrać tylko dla zamkniętej sesji KSeF, co może w niektórych przypadkach stanowić utrudnienie. Oprócz potwierdzenia UPO można również pobrać potwierdzenie wysłania dokumentu do KSeF w formacie PDF - takie potwierdzenie można pobrać niezwłocznie po wysłaniu dokumentu do KSeF i zawiera ono wszystkie podstawowe informacje o wysłanym dokumencie.
Warto pamiętać, że jest to potwierdzenie przygotowane przez Fakturowo.pl wyłącznie w celach informacyjnych. Nie jest to oficjalny dokument UPO i nie zastępuje pliku XML zwracanego przez system KSeF.
