Od 2026 roku kontakt z urzędem skarbowym wchodzi w nowy etap. Nie chodzi o kolejne formularze ani nowe podatki, tylko o samą komunikację. Dla przedsiębiorców to ważna zmiana, bo wpływa na terminy, odpowiedzialność i codzienną organizację pracy. Papierowe listy odchodzą na dalszy plan, a ich miejsce zajmuje komunikacja elektroniczna.
Koniec listów poleconych z urzędu
Najważniejsza zmiana od 1 stycznia 2026 roku to obowiązkowe e-Doręczenia w relacji urząd skarbowy – przedsiębiorca. W praktyce oznacza to, że urząd nie musi już wysyłać pism w formie papierowej, jeżeli może doręczyć je elektronicznie. E-Doręczenia działają jak list polecony z potwierdzeniem odbioru, tylko w wersji cyfrowej. Mają taką samą moc prawną jak przesyłka z poczty, a często nawet większą, bo wszystko jest dokładnie oznaczone datą i godziną.
Kogo dotyczą nowe zasady
Zmiany obejmują przede wszystkim przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz spółki widniejące w KRS. Dla tych podmiotów posiadanie adresu do e-Doręczeń przestaje być opcją, a staje się obowiązkiem. Jeżeli firma ma aktywny adres do e-Doręczeń, urząd skarbowy będzie korzystał właśnie z tej drogi komunikacji. Papierowy list może się już w ogóle nie pojawić.
Doręczone, nawet jeśli nieprzeczytane
To jeden z najważniejszych punktów, który łatwo przeoczyć. Brak zalogowania się do skrzynki nie wstrzymuje skutków prawnych. Jeżeli pismo trafi do skrzynki e-Doręczeń i nie zostanie odebrane, po upływie określonego czasu uznaje się je za skutecznie doręczone. Od tego momentu biegną terminy na odpowiedź, wyjaśnienia czy odwołanie. Dokładnie tak, jakby list został odebrany na poczcie. W praktyce oznacza to, że „nie widziałem pisma” przestaje być jakimkolwiek argumentem.
Jak zmieni się składanie pism do urzędu
Zmiany działają w dwie strony. Nie tylko urząd wysyła pisma elektronicznie, ale też coraz więcej spraw trzeba będzie załatwiać bez papieru. Wyjaśnienia, wnioski, odpowiedzi na wezwania czy uzupełnienia dokumentów będą składane online. Zamiast podpisu odręcznego pojawia się profil zaufany albo podpis kwalifikowany. Dla wielu firm to wygoda, ale też konieczność dopilnowania formalności technicznych.
Organizacja w firmie ma teraz większe znaczenie
Przy e-Doręczeniach nie ma miejsca na przypadek. Warto jasno ustalić, kto w firmie odpowiada za sprawdzanie skrzynki i reagowanie na pisma z urzędu. Dobrą praktyką jest włączenie powiadomień mailowych i regularne sprawdzanie skrzynki, nawet jeśli „nic się nie spodziewamy”. Urząd skarbowy nie zapowiada wysyłki pism, a terminy potrafią być krótkie.
Co grozi, jeśli firma zignoruje nowe zasady
Najczęstszym ryzykiem jest przegapienie terminu. Brak odpowiedzi na wezwanie, niedostarczenie dokumentów czy niepodjęcie pisma w terminie może skutkować karą, decyzją podatkową albo wszczęciem postępowania. W 2026 roku problemem nie będzie brak wiedzy, tylko brak reakcji. System działa automatycznie i nie czeka, aż ktoś „znajdzie czas”.
Podsumowanie – mniej papieru, więcej odpowiedzialności
Zmiany w pismach do urzędu skarbowego od 2026 roku to krok w stronę pełnej cyfryzacji. Z jednej strony jest szybciej i wygodniej, z drugiej znika bufor w postaci papierowego listu i awiza. Dla przedsiębiorców oznacza to jedno: trzeba traktować e-Doręczenia tak samo poważnie jak kiedyś skrzynkę pocztową, a nawet poważniej. Kto się do tego przyzwyczai, zyska spokój. Kto zignoruje temat, może mieć niepotrzebne problemy.
