Zarządzanie uprawnieniami w KSeF

Czym są uprawnienia w KSeF

Krajowy System e-Faktur to rządowy system, w którym wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane. Żeby ktokolwiek mógł działać w imieniu firmy, musi mieć odpowiednie uprawnienia. Uprawnienia można nadać:

• pracownikowi,
• biuru rachunkowemu,
• sobie jako właścicielowi lub reprezentantowi,
• innej firmie, która wystawia faktury w naszym imieniu.

Bez nadania uprawnień system nie pozwoli ani wysłać faktury, ani pobrać dokumentów kosztowych.

Kto może nadać uprawnienia

Uprawnienia nadaje osoba, która ma prawo reprezentować firmę. W przypadku jednoosobowej działalności to przedsiębiorca. W spółkach – członek zarządu lub inna osoba wskazana w KRS. Jeżeli uprawnienia mają być nadane przez pełnomocnika, konieczne jest wcześniejsze złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego.

Jakie są rodzaje uprawnień

W KSeF można nadać różne poziomy dostępu. Najczęściej wykorzystywane to:

• wystawianie faktur,
• odbieranie faktur,
• dostęp do wszystkich dokumentów,
• zarządzanie uprawnieniami.

Dzięki temu można na przykład pozwolić pracownikowi tylko wystawiać faktury sprzedażowe, bez dostępu do faktur kosztowych. To szczególnie ważne w większych firmach, gdzie różne osoby odpowiadają za sprzedaż, księgowość i nadzór.

Jak nadać uprawnienia w praktyce

Uprawnienia nadaje się bezpośrednio w systemie KSeF po zalogowaniu się profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią elektroniczną. Procedura w skrócie wygląda tak:

• Logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF jako osoba uprawniona do reprezentacji.
• Wybierasz zarządzanie uprawnieniami.
• Wskazujesz NIP osoby lub podmiotu, któremu nadajesz dostęp.
• Określasz zakres uprawnień.
• Zatwierdzasz operację.

Od tego momentu dana osoba może działać w systemie zgodnie z nadanym zakresem.

Uprawnienia a biuro rachunkowe

W praktyce wiele firm przekazuje obsługę faktur biuru rachunkowemu. W takiej sytuacji nie trzeba przekazywać loginów i haseł do rządowego systemu. Wystarczy nadać biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF. To bezpieczniejsze rozwiązanie, bo w każdej chwili można dostęp cofnąć. Warto też pamiętać, że nadanie uprawnień w KSeF to jedno, a dostęp do programu do fakturowania to drugie. Jeżeli korzystasz z systemu online, uprawnienia w aplikacji konfiguruje się osobno.

Najczęstsze błędy przy nadawaniu uprawnień

W praktyce problemy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy:

• nie złożono wcześniej ZAW-FA,
• osoba nadająca uprawnienia nie ma prawa reprezentacji,
• wpisano błędny NIP,
• próbujemy autoryzować się na środowisku testowym zamiast produkcyjnym.

W takich sytuacjach system zwraca komunikaty o braku przypisanych uprawnień lub o nieaktywnej sesji.

O czym warto pamiętać

Dobrą praktyką jest:

• nadawanie minimalnego niezbędnego zakresu uprawnień,
• regularne przeglądanie aktywnych dostępów,
• cofanie uprawnień byłym pracownikom,
• korzystanie z uparwnień zamiast współdzielenia certyfikatów lub tokenów.

Im większa firma, tym ważniejsza jest kontrola nad tym, kto ma dostęp do faktur.

Zarządzanie KSeF w Fakturowo.pl

Jeżeli korzystasz z Fakturowo.pl, po nadaniu odpowiednich uprawnień w KSeF możesz:

• wysyłać faktury bezpośrednio do KSeF,
• pobierać faktury kosztowe,
• zarządzać certyfikatami uwierzytelniającymi,
• obsługiwać wielu użytkowników w ramach jednego konta.

Autoryzację do środowiska produkcyjnego KSeF wykonasz na stronie:
https://www.fakturowo.pl/ksef/autoryzacja

Po poprawnym połączeniu system umożliwia zarówno wysyłkę, jak i pobieranie faktur bez konieczności każdorazowego logowania się do rządowego portalu.

Podsumowanie

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF nie jest skomplikowane, ale wymaga porządku. Najważniejsze to wiedzieć, kto ma prawo reprezentacji i jaki zakres dostępu jest naprawdę potrzebny. Im szybciej uporządkujesz te kwestie, tym mniej problemów pojawi się po wejściu obowiązku w życie.