Od 2026 roku każda firma będzie musiała korzystać z KSeF i nowej struktury FA(3). W praktyce oznacza to m.in. konieczność prawidłowego dokumentowania faktur zaliczkowych i rozliczeniowych. W strukturach FA(2) i FA(3) dostępne są dwa elementy: ZaliczkaCzesciowa i FakturaZaliczkowa, które mogą budzić pytania: kiedy je stosować i czym się różnią od klasycznych dokumentów ZAL i ROZ?
ZaliczkaCzesciowa – czym jest i kiedy ją stosujemy?
Element <ZaliczkaCzesciowa> występował już w FA(2) i został utrzymany w FA(3). Jest opcjonalny i pozwala w jednej fakturze VAT wykazać kilka płatności otrzymanych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.
Każdy wpis zawiera:
- P_6Z – datę otrzymania płatności,
- P_15Z – kwotę zaliczki,
- KursWalutyZW – kurs waluty dla zaliczki (pole fakultatywne).
W skrócie: ZaliczkaCzesciowa = lista płatności zaliczkowych w treści faktury VAT.
FakturaZaliczkowa – powiązanie w fakturze rozliczeniowej
Drugim elementem, również obecnym już w FA(2), jest <FakturaZaliczkowa>. Występuje wyłącznie w fakturze rozliczeniowej (ROZ). Zawiera listę numerów faktur zaliczkowych (ZAL) albo ich identyfikatory KSeF, jeśli były wystawione w systemie. Limit: maksymalnie 100 wpisów. Dzięki temu faktura rozliczeniowa jasno wskazuje, które zaliczki zostały uwzględnione w końcowym rozliczeniu.
W skrócie: FakturaZaliczkowa = lista faktur zaliczkowych powiązanych z fakturą końcową ROZ.
Dokumenty ZAL i ROZ – klasyczne podejście
Obok elementów struktury w KSeF pozostaje tradycyjny sposób dokumentowania zaliczek:
- Faktura zaliczkowa (ZAL) – wystawiana dla każdej otrzymanej zaliczki osobno.
- Faktura rozliczeniowa (ROZ) – wystawiana po realizacji zamówienia, pokazuje pełną wartość sprzedaży i pomniejsza ją o kwoty wcześniej wystawionych faktur ZAL.
Kiedy co wybrać?
- Chcesz uprościć dokumentację i rozliczyć kilka zaliczek w jednej fakturze → użyj zwykłej faktury VAT z elementem <ZaliczkaCzesciowa>.
- Chcesz każdą wpłatę dokumentować osobno (np. w długotrwałych projektach) → wystawiaj ZAL i na końcu ROZ, korzystając w niej z elementu <FakturaZaliczkowa>.
Podsumowanie
- ZAL i ROZ – klasyczne faktury, w których rozliczasz zaliczki poprzez powiązania między dokumentami (ROZ zawiera <FakturaZaliczkowa>).
- ZaliczkaCzesciowa – element w fakturze VAT, pozwalający wykazać kilka zaliczek w jednym dokumencie.
W serwisie Fakturowo.pl obsługujemy zarówno dokumenty ZAL i ROZ z powiązaniami <FakturaZaliczkowa>, jak i faktury VAT z elementem <ZaliczkaCzesciowa> w strukturze KSeF. Dzięki temu możesz wybrać wariant najlepiej dopasowany do potrzeb Twojej firmy.
