Blog

Zaloguj siępobierz pdf

Zaliczki w KSeF

, autor: Fakturowo.pl
Od 2026 roku każda firma będzie musiała korzystać z KSeF i nowej struktury FA(3). W praktyce oznacza to m.in. konieczność prawidłowego dokumentowania faktur zaliczkowych i rozliczeniowych. W strukturach FA(2) i FA(3) dostępne są dwa elementy: ZaliczkaCzesciowa i FakturaZaliczkowa, które mogą budzić pytania: kiedy je stosować i czym się różnią od klasycznych dokumentów ZAL i ROZ?
Zaliczki w KSeF

ZaliczkaCzesciowa – czym jest i kiedy ją stosujemy?


Element występował już w FA(2) i został utrzymany w FA(3). Jest opcjonalny i pozwala w jednej fakturze VAT wykazać kilka płatności otrzymanych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Każdy wpis zawiera:
  • P_6Z – datę otrzymania płatności,
  • P_15Z – kwotę zaliczki,
  • KursWalutyZW – kurs waluty dla zaliczki (pole fakultatywne).
Można dodać maksymalnie 31 takich pozycji. Dzięki temu podatnik może udokumentować wiele wpłat w jednej fakturze, bez konieczności wystawiania kilku faktur zaliczkowych.

W skrócie: ZaliczkaCzesciowa = lista płatności zaliczkowych w treści faktury VAT.

Opis zastosowania struktury ZaliczkaCzesciowa w Fakturowo.pl znajduje się w dziale pomocy:
https://www.fakturowo.pl/pomoc/zaliczkaczesciowa-w-ksef

FakturaZaliczkowa – powiązanie w fakturze rozliczeniowej


Drugim elementem, również obecnym już w FA(2), jest . Występuje wyłącznie w fakturze rozliczeniowej (ROZ). Zawiera listę numerów faktur zaliczkowych (ZAL) albo ich identyfikatory KSeF, jeśli były wystawione w systemie. Limit: maksymalnie 100 wpisów. Dzięki temu faktura rozliczeniowa jasno wskazuje, które zaliczki zostały uwzględnione w końcowym rozliczeniu.

W skrócie: FakturaZaliczkowa = lista faktur zaliczkowych powiązanych z fakturą końcową ROZ.

Opis zastosowania struktury FakturaZaliczkowa w Fakturowo.pl znajduje się w dziale pomocy:
https://www.fakturowo.pl/pomoc/faktura-koncowa-do-faktury-zaliczkowej

Dokumenty ZAL i ROZ – klasyczne podejście


Obok elementów struktury w KSeF pozostaje tradycyjny sposób dokumentowania zaliczek:
  • Faktura zaliczkowa (ZAL) – wystawiana dla każdej otrzymanej zaliczki osobno.
  • Faktura rozliczeniowa (ROZ) – wystawiana po realizacji zamówienia, pokazuje pełną wartość sprzedaży i pomniejsza ją o kwoty wcześniej wystawionych faktur ZAL.
W tym wariancie nie używamy elementu . Powiązanie zaliczek z rozliczeniem odbywa się przez FakturaZaliczkowa wewnątrz ROZ.

Kiedy co wybrać?


  • Chcesz uprościć dokumentację i rozliczyć kilka zaliczek w jednej fakturze → użyj zwykłej faktury VAT z elementem .
  • Chcesz każdą wpłatę dokumentować osobno (np. w długotrwałych projektach) → wystawiaj ZAL i na końcu ROZ, korzystając w niej z elementu .
Oba podejścia są poprawne – wybór zależy od organizacji pracy w Twojej firmie oraz oczekiwań klienta i księgowości.

Podsumowanie


  • ZAL i ROZ – klasyczne faktury, w których rozliczasz zaliczki poprzez powiązania między dokumentami (ROZ zawiera ).
  • ZaliczkaCzesciowa – element w fakturze VAT, pozwalający wykazać kilka zaliczek w jednym dokumencie.
Oba elementy były już dostępne w FA(2) i zostały utrzymane w FA(3).

W serwisie Fakturowo.pl obsługujemy zarówno dokumenty ZAL i ROZ z powiązaniami , jak i faktury VAT z elementem w strukturze KSeF. Dzięki temu możesz wybrać wariant najlepiej dopasowany do potrzeb Twojej firmy.