Zakup usług od firm z zagranicy to codzienność w wielu polskich firmach – od dostępu do oprogramowania po doradztwo czy szkolenia online. Jednak wraz z zakupem pojawiają się pytania: kiedy mamy do czynienia z importem usług, jak ustalić miejsce opodatkowania i czy zawsze obowiązek podatkowy spoczywa na nabywcy? Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak podejść do tematu.
Miejsce opodatkowania usług – zasada generalna i wyjątki
Zgodnie z art. 28b ustawy o VAT, miejscem opodatkowania usług świadczonych między podatnikami (B2B) jest miejsce, w którym usługobiorca ma siedzibę. To tzw. zasada generalna. Ale są też wyjątki – np. usługi związane z nieruchomościami, usługi kulturalne, gastronomiczne czy transportowe – w tych przypadkach VAT naliczany jest w miejscu faktycznego wykonania usługi. To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie dla poprawnego rozliczenia podatku.
Rozporządzenie unijne – praktyczne narzędzie
Rozporządzenie wykonawcze UE 282/2011 zawiera szereg doprecyzowań dotyczących miejsca świadczenia usług, definicji podatnika czy zasad przypisywania miejsca opodatkowania w przypadku usług mieszanych. Znajomość tych regulacji pozwala uniknąć błędów w interpretacji – np. ustalenia, czy dana usługa dotyczy nieruchomości czy jest ogólnym doradztwem.
Czym jest import usług?
Import usług ma miejsce wtedy, gdy usługodawca ma siedzibę poza Polską, a miejscem opodatkowania jest terytorium Polski. Kluczowe: nawet jeśli faktura została wystawiona bez VAT, to nabywca – polski podatnik – musi naliczyć podatek jako VAT należny (mechanizm odwrotnego obciążenia), a jeśli ma prawo do odliczenia, to jednocześnie wykazuje go jako VAT naliczony.
Podatek u źródła w CIT – nie tylko w VAT trzeba uważać
Usługa zakupiona od zagranicznego kontrahenta może również podlegać podatkowi u źródła w CIT – np. jeśli dotyczy usług doradczych, badania rynku, księgowości czy przetwarzania danych. W takim przypadku konieczna jest analiza przepisów CIT oraz ewentualnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Brak pobrania podatku u źródła może skutkować poważnymi sankcjami.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
Dla importu usług obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą wykonania usługi (jeśli nie ma faktury), albo z chwilą otrzymania faktury – nie później niż 90. dzień od wykonania. To różni się od klasycznego WNT, gdzie graniczną datą jest 15. dzień miesiąca. W CIT obowiązek rozliczenia podatku u źródła pojawia się w momencie zapłaty.
JPK i kursy przeliczeniowe
W JPK_V7 import usług wykazuje się jako „wewnętrzne rozliczenie” – po stronie sprzedaży (VAT należny) i zakupu (VAT naliczony). Kwoty wyrażone w walucie obcej przelicza się po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Warto tu pamiętać o zgodności z kursem CIT – ten również stosuje NBP, ale według zasady memoriałowej lub kasowej.
Przykład: 30 usług od kontrahentów zagranicznych
Wyobraźmy sobie firmę, która w jednym miesiącu nabywa 30 usług online od zagranicznych dostawców – od oprogramowania SaaS, przez reklamy, po usługi tłumaczeniowe. Jeśli każdy z dostawców działa poza Polską i nie wykazuje VAT – firma musi:
- rozpoznać import usług dla każdej faktury,
- obliczyć VAT należny według stawki 23%,
- wykazać import w JPK_V7 i VAT-UE (jeśli dotyczy usług telekomunikacyjnych, elektronicznych lub nadawczych B2C),
- rozliczyć ewentualny podatek u źródła (np. dla usług doradczych z USA).
VAT należny a VAT naliczony – kiedy można odliczyć?
VAT należny z tytułu importu usług może być jednocześnie VAT-em naliczonym, jeśli zakup jest związany z działalnością opodatkowaną. Ale uwaga – jeśli usługi służą działalności zwolnionej (np. edukacyjnej, medycznej), odliczenie nie przysługuje. Trzeba też zweryfikować, czy kontrahent rzeczywiście działa poza UE – jeśli ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, może obowiązywać zupełnie inne rozliczenie.
Podstawa opodatkowania
Podstawą opodatkowania przy imporcie usług jest wszystko, co stanowi zapłatę – w tym także opłaty dodatkowe, prowizje, koszty transportu czy ubezpieczenia, jeśli są refakturowane lub stanowią część wartości usługi. Warto analizować treść umowy i ewentualne koszty poboczne – mogą wpływać na końcową kwotę VAT.
Uwaga na faktury z wykazanym VAT krajowym
Zdarza się, że zagraniczny kontrahent – błędnie – wystawia fakturę z polskim VAT. W takiej sytuacji nabywca nie ma prawa do odliczenia tego podatku. Faktura powinna zostać skorygowana. Przyjęcie błędnie wystawionej faktury z VAT może skutkować nie tylko brakiem prawa do odliczenia, ale też powstaniem zaległości podatkowej i odsetek.
Podsumowanie
Rozliczanie usług nabywanych od zagranicznych kontrahentów wymaga dobrej znajomości zasad VAT i CIT. Kluczowe są: ustalenie miejsca opodatkowania, poprawne stosowanie rozporządzenia unijnego, znajomość kursów i terminów podatkowych oraz czujność w zakresie podatku u źródła. Nawet niewielka usługa może wywołać duże skutki podatkowe – dlatego warto działać świadomie.
