To już pewne – od 1 lutego 2026 r. część firm będzie obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a pozostali przedsiębiorcy dołączą dwa miesiące później, czyli od kwietnia. To ogromna zmiana, która dotknie praktycznie każdą firmę w Polsce – od jednoosobowych działalności po duże spółki. Choć 2026 rok wydaje się jeszcze odległy, przygotowania warto rozpocząć już teraz. Wdrożenie KSeF wymaga nie tylko zmian technicznych, ale też organizacyjnych – opóźnienia mogą oznaczać poważne problemy z rozliczeniami, a nawet sankcje finansowe.
Wdrożyć KSeF w firmie
Pierwszym krokiem jest analiza, jak KSeF wpłynie na procesy w firmie – kto wystawia faktury, jak są one przesyłane do kontrahentów i w jaki sposób trafiają do księgowości. Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia podłączenia się do systemu Ministerstwa Finansów, ale przede wszystkim zmiana w sposobie obiegu dokumentów. Dobrze jest wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za wdrożenie, przetestować procesy na środowisku testowym i ustalić nowe procedury – kto zatwierdza, kto podpisuje, kto przesyła dokumenty.
Dostosować system finansowo-księgowy do nowych wymogów
Aby faktury mogły być wysyłane i odbierane przez KSeF, oprogramowanie finansowo-księgowe musi obsługiwać strukturę XML zgodną z wymogami Ministerstwa Finansów (FA(3)). Nie każdy program będzie gotowy od razu, dlatego warto już dziś upewnić się, że używany system (np. Fakturowo.pl, Subiekt, Optima, itp.) ma zaplanowane wdrożenie integracji z KSeF 2.0. Dobrze też sprawdzić, czy możliwa jest automatyczna komunikacja z KSeF – np. wysyłanie dokumentów bez konieczności logowania się do portalu rządowego.
Przeszkolić pracowników i płynnie przejść na e-fakturowanie
Nawet najlepsze oprogramowanie nie pomoże, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać. Warto przeprowadzić krótkie szkolenia – szczególnie dla osób, które wystawiają faktury, zajmują się księgowością lub kontrolą wewnętrzną. Dobrze też na początku prowadzić fakturowanie równolegle – tradycyjnie i przez KSeF – aby wychwycić błędy zanim nowy system stanie się obowiązkowy.
Sprawnie korzystać z systemu i uniknąć błędów
KSeF będzie weryfikować dane w czasie rzeczywistym, co oznacza, że błędna faktura po prostu nie zostanie przyjęta. Typowe pomyłki to:
- brak zgodności NIP lub danych kontrahenta,
- błędna stawka VAT,
- zły format daty lub kwoty,
- niewłaściwe oznaczenia typu faktury.
Ewidencjonować i archiwizować dokumenty po zmianach
Po wprowadzeniu KSeF nie trzeba już samodzielnie archiwizować faktur w formie papierowej, ale to nie znaczy, że nie warto mieć własnych kopii. System przechowuje dokumenty przez 10 lat, jednak wygodnie jest mieć też dostęp do faktur w programie, który umożliwia wyszukiwanie, filtrowanie i eksport danych. Dobrze też ustalić, jak faktury z KSeF będą księgowane i kto będzie odpowiedzialny za ich ewidencję w firmie.
Dlaczego warto zacząć już teraz
Im wcześniej firma zacznie testować KSeF, tym spokojniej przejdzie przez obowiązkowe wdrożenie. To również szansa, by zoptymalizować procesy, zautomatyzować obieg dokumentów i ograniczyć błędy ludzkie. Wiele firm, które rozpoczęły integrację wcześniej, podkreśla, że późniejsze „doszlifowanie” procesów jest znacznie prostsze, gdy nie goni już termin ustawowy.
Jeśli chcesz przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania bez stresu – warto sprawdzić, jak wygląda obsługa KSeF w Fakturowo.pl. System jest już gotowy na nowe wymagania i umożliwia łatwe wystawianie oraz wysyłanie faktur bezpośrednio do KSeF.
