Automatyzacja obiegu dokumentów to proces, który cały czas się dzieje i ma na celu usystematyzowanie i usprawnienie realizacji zadań, które do tej pory wykonywane były wyłącznie przez człowieka. Coraz to nowsze technologie wprowadzają rozwiązania, które przyspieszają pewne procesy, a w konsekwencji rzutują na większą efektywność firmy. Nowe technologie objęły już niemal każdą dziedzinę, a ich wdrażanie jest nieuchronne. Tak też się dzieje w obszarze księgowania poprzez wprowadzenie tzw. faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która posiada tzw. ustrukturyzowany format XML. Format ten zawiera takie informacje jak przedmiot sprzedaży, cenę, dane kupującego i sprzedającego.
E-faktura, a faktura ustrukturyzowana
Nie można jednak mylić faktury ustrukturyzowanej od zwykłej faktury elektronicznej, która najczęściej ma postać PDF i przesyłana jest drogą mailową. Po tym jak faktura trafia do kontrahenta potrzebna jest konkretna osoba, która odczyta dane z przesłanego obrazu i zweryfikuje ich poprawność, by należność mogła zostać uregulowana. Niezbędny jest tu zatem czynnik ludzki i tym właśnie różni się faktura ustrukturyzowana, która nie wymaga odczytywania treści umieszczonych na niej. Informacje są od razu przetwarzane przez komputerowe systemy księgowe, które wykonują niejako tę pracę za człowieka. Faktury księgowane są automatycznie, co przekłada się na większość efektywność pracy. Ponadto faktury te mają ujednolicony schemat i te same standardy dzięki czemu trudniej o jakąkolwiek pomyłkę. Przedsiębiorcy zaoszczędzają czas, który potrzebny był na wystawienie faktury, a następnie jej zeskanowanie do danego formatu i przesłanie do kontrahenta. Rozwiązanie to zostało wprowadzone z myślą o usprawnieniu rozliczeń i przyspieszeniu pracy za pomocą automatyki, a przy tym odciążeniu pracownika.
Kogo dotyczy?
Od 18 kwietnia 2019 r. istnieje obowiązek odbierania faktury ustrukturyzowanej przez instytucje publiczne, które realizują zamówienia powyżej 30 tysięcy euro. Z kolei od 1 sierpnia 2019 r. obowiązek ten, bez względu na kwotę, będzie dotyczył wszystkich transakcji w zamówieniach publicznych.
Jakie dane zawiera?
Jakie dane zawierać musi faktura ustrukturyzowana? Przede wszystkim powinny być to dane, które stosuje się przy fakturze na podstawie ustawy o VAT oraz dane odbiorcy, a także informacje dotyczące umowy zamówienia publicznego, do której ta faktura się odnosi. Standard faktury ustrukturyzowanej określa norma unijna, dzięki czemu system ten jest ujednolicony, co eliminuje ewentualne pomyłki czy błędną interpretację zapisów.
Faktura ustrukturyzowana w Fakturowo.pl!
W naszym serwisie można już wystawić ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną zapisaną w formacie XML. Aby pobrać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, należy wystawić fakturę w systemie, a następnie należy z poziomu listy dokumentów kliknąć odnośnik - Pobierz ustrukturyzowaną fakturę XML. Pobrany plik pozwala na elektroniczne przesyłanie danych wg unijnego standardu - więcej informacja na temat faktury ustrukturyzowanej można znaleźć w naszym dziale pomocy.
E-faktura, a faktura ustrukturyzowana
Nie można jednak mylić faktury ustrukturyzowanej od zwykłej faktury elektronicznej, która najczęściej ma postać PDF i przesyłana jest drogą mailową. Po tym jak faktura trafia do kontrahenta potrzebna jest konkretna osoba, która odczyta dane z przesłanego obrazu i zweryfikuje ich poprawność, by należność mogła zostać uregulowana. Niezbędny jest tu zatem czynnik ludzki i tym właśnie różni się faktura ustrukturyzowana, która nie wymaga odczytywania treści umieszczonych na niej. Informacje są od razu przetwarzane przez komputerowe systemy księgowe, które wykonują niejako tę pracę za człowieka. Faktury księgowane są automatycznie, co przekłada się na większość efektywność pracy. Ponadto faktury te mają ujednolicony schemat i te same standardy dzięki czemu trudniej o jakąkolwiek pomyłkę. Przedsiębiorcy zaoszczędzają czas, który potrzebny był na wystawienie faktury, a następnie jej zeskanowanie do danego formatu i przesłanie do kontrahenta. Rozwiązanie to zostało wprowadzone z myślą o usprawnieniu rozliczeń i przyspieszeniu pracy za pomocą automatyki, a przy tym odciążeniu pracownika.
Kogo dotyczy?
Od 18 kwietnia 2019 r. istnieje obowiązek odbierania faktury ustrukturyzowanej przez instytucje publiczne, które realizują zamówienia powyżej 30 tysięcy euro. Z kolei od 1 sierpnia 2019 r. obowiązek ten, bez względu na kwotę, będzie dotyczył wszystkich transakcji w zamówieniach publicznych.
Jakie dane zawiera?
Jakie dane zawierać musi faktura ustrukturyzowana? Przede wszystkim powinny być to dane, które stosuje się przy fakturze na podstawie ustawy o VAT oraz dane odbiorcy, a także informacje dotyczące umowy zamówienia publicznego, do której ta faktura się odnosi. Standard faktury ustrukturyzowanej określa norma unijna, dzięki czemu system ten jest ujednolicony, co eliminuje ewentualne pomyłki czy błędną interpretację zapisów.
Faktura ustrukturyzowana w Fakturowo.pl!
W naszym serwisie można już wystawić ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną zapisaną w formacie XML. Aby pobrać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, należy wystawić fakturę w systemie, a następnie należy z poziomu listy dokumentów kliknąć odnośnik - Pobierz ustrukturyzowaną fakturę XML. Pobrany plik pozwala na elektroniczne przesyłanie danych wg unijnego standardu - więcej informacja na temat faktury ustrukturyzowanej można znaleźć w naszym dziale pomocy.
