Samofakturowanie to rozwiązanie, w którym fakturę wystawia nie sprzedawca, ale nabywca towaru lub usługi. Wiele firm korzysta z tego modelu od lat, szczególnie w stałej współpracy z dostawcami. Pojawienie się KSeF nie likwiduje samofakturowania, ale wprowadza kilka ważnych zasad, o których warto wiedzieć wcześniej, a nie w dniu wystawienia pierwszej faktury.
Czym dokładnie jest samofakturowanie
W skrócie: strony umawiają się, że faktury sprzedaży wystawia kupujący. Sprzedawca akceptuje ten model na piśmie, a nabywca przejmuje obowiązek wystawiania dokumentów zgodnie z przepisami VAT. Taka faktura ma normalne skutki podatkowe, zarówno po stronie VAT, jak i księgowości. To rozwiązanie jest popularne tam, gdzie jest dużo powtarzalnych transakcji i gdzie łatwiej, żeby dokumenty powstawały po stronie jednego systemu.
Czy samofakturowanie jest możliwe w KSeF
Tak. KSeF dopuszcza samofakturowanie, ale pod warunkiem spełnienia konkretnych wymagań formalnych. Najważniejsze są dwa elementy.
- Po pierwsze musi istnieć umowa o samofakturowanie pomiędzy stronami. Fiskus może jej zażądać, więc nie warto opierać się na ustnych ustaleniach.
- Po drugie nabywca musi mieć uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy w KSeF. Technicznie oznacza to nadanie odpowiednich praw w systemie.
Jak wygląda proces krok po kroku
W praktyce wygląda to tak:
- Nabywca wystawia fakturę sprzedaży w swoim systemie, ale z danymi sprzedawcy jako wystawcy.
- Faktura trafia do KSeF i otrzymuje numer KSeF dokładnie tak samo, jak każda inna e-faktura.
- Sprzedawca ma do niej dostęp w swoim KSeF i może ją ująć w ewidencji.
O czym najczęściej zapominają firmy
Najwięcej problemów pojawia się przy uprawnieniach. Sam fakt posiadania umowy nie wystarczy. W KSeF trzeba jasno wskazać, że dana osoba lub system ma prawo wystawiać faktury w imieniu konkretnego NIP-u. Drugim częstym błędem jest brak procedury akceptacji. Przepisy wymagają, aby sprzedawca akceptował wystawione faktury. Może to być automatyczne, ale musi wynikać z umowy i praktyki, a nie z domysłów. Warto też pamiętać, że korekty w samofakturowaniu działają tak samo. Kto wystawia fakturę pierwotną, ten zwykle wystawia też korektę, również przez KSeF.
Samofakturowanie a codzienna praca w systemie
Dobrze wdrożone samofakturowanie potrafi mocno uprościć rozliczenia. Jeden system, jedna logika numeracji, mniej ręcznego obiegu dokumentów. KSeF wzmacnia ten model, bo wszystko przechodzi przez jedno centralne źródło. Z drugiej strony wymaga to porządku w uprawnieniach i świadomości, że w KSeF każda czynność zostawia ślad. To akurat działa na plus, jeśli ktoś lubi mieć jasną historię dokumentów.
Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF jest możliwe i zgodne z przepisami, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze przygotowane. Umowa, uprawnienia i jasne zasady współpracy to podstawa. Jeśli te elementy są dopięte, KSeF nie komplikuje tematu, a wręcz porządkuje cały proces. Dla firm, które już dziś korzystają z samofakturowania, to raczej ewolucja niż rewolucja. Trzeba tylko pamiętać, że w świecie KSeF nic nie dzieje się „po cichu”.
