Przepisy dotyczące składek ZUS przy pracy zdalnej i delegacjach zmieniają się szybciej, niż wielu przedsiębiorców zdąży je wdrożyć. Poniżej znajdziesz podsumowanie najważniejszych zmian i praktyczne wskazówki, jak się do nich przygotować w 2025 i 2026 roku.
Delegacje – czy ZUS może naliczyć składki?
Od 2025 roku ZUS coraz częściej przygląda się dodatkom delegacyjnym. Jeśli pracownik regularnie otrzymuje dodatkowe pieniądze za wyjazdy służbowe, to urząd może uznać, że nie są to już „klasyczne” delegacje, a stały element wynagrodzenia. A skoro stały – to podlega składkom.
Co ważne:
- jednorazowe wyjazdy i diety w ustawowych limitach nadal są zwolnione z oskładkowania,
- stałe dodatki za regularne podróże mogą zostać wciągnięte do podstawy składek ZUS,
- każdą sytuację trzeba analizować indywidualnie – liczy się nie tylko nazwa dodatku, ale też jego charakter i częstotliwość.
Diety krajowe i zagraniczne – co jest bezpieczne?
Diety – zarówno krajowe, jak i zagraniczne – nie podlegają składkom, o ile nie przekraczają limitów określonych w przepisach. Przykładowe limity w 2025 roku:
- Polska: 45 zł za dobę,
- Niemcy: 49 €,
- Francja: 55 €,
- Hiszpania: 50 €.
Praca zdalna w kraju – co trzeba doprecyzować?
W 2025 roku kontrole PIP pokazały, że wiele firm nie ma jasnych zasad pracy zdalnej. Najczęstsze problemy to:
- brak wskazania konkretnego miejsca wykonywania pracy,
- niejasne zasady rozliczania czasu pracy,
- brak procedur dla pracy zdalnej okazjonalnej (np. dla rodziców),
- niedoprecyzowanie zasad ochrony danych czy odpowiedzialności za sprzęt.
- spisać regulamin pracy zdalnej lub aneks do umowy,
- opisać kto i kiedy może pracować zdalnie,
- określić, kto ponosi koszty sprzętu i internetu.
Praca zdalna za granicą – ważne zmiany
Od lipca 2023 Polska stosuje nową Umowę Ramową UE – jeśli pracownik pracuje zdalnie do 50% czasu pracy za granicą, nadal można opłacać składki w Polsce (trzeba mieć zaświadczenie A1).
Kluczowe zasady:
- praca za granicą do 50% – można stosować A1 i zachować ZUS,
- A1 trzeba odnowić co 3 lata,
- trzeba udokumentować pracę zdalną i jej proporcje w systemie kadrowym.
Składki ZUS i zdrowotna w 2026 roku – czego się spodziewać?
Od 2026 roku składki pójdą w górę – zwłaszcza składka zdrowotna:
- zdrowotna będzie liczona od 100% minimalnej krajowej – wzrost nawet o 118 zł miesięcznie,
- przedsiębiorcy dostaną opcję składki ryczałtowej: 9% od 75% minimalnego wynagrodzenia + ewentualna dopłata od dochodu,
- brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej w PIT.
Co warto zrobić już teraz?
- Przejrzyj zasady delegacji w firmie – szczególnie dodatki i ich charakter.
- Zaktualizuj regulamin pracy zdalnej – dodaj zapisy o miejscu pracy, czasie, kontroli.
- Jeśli masz pracowników zdalnych za granicą – zabezpiecz A1 i dokumentuj proporcje pracy.
- Uwzględnij wzrost składek ZUS w budżecie – szczególnie składki zdrowotnej od 2026 r.
Podsumowanie
Zmiany w ZUS przy delegacjach i pracy zdalnej to temat, który dotyczy już nie tylko księgowych, ale też każdego przedsiębiorcy. Nowe podejście do dodatków delegacyjnych, większe wymagania przy pracy zdalnej za granicą i rosnące składki to poważne wyzwania. Warto działać z wyprzedzeniem – zanim ZUS czy PIP zrobią to za nas.
