Od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców będzie musiała korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawodawca przewidział jednak wyjątek dla najmniejszych podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto. W praktyce pojawia się jednak ważne pytanie: co stanie się w sytuacji, gdy limit zostanie przekroczony tylko raz? Czy po jednorazowym przekroczeniu 10 tys. zł można wrócić do zwykłych faktur w kolejnych miesiącach? Niestety nie. Przepisy przewidują, że nawet jednorazowe przekroczenie limitu powoduje utratę prawa do korzystania z tego zwolnienia.
Zwolnienie z obowiązkowego KSeF do 10 tys. zł miesięcznie
Od 1 kwietnia 2026 r. podatnicy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekroczy w danym miesiącu 10 000 zł brutto, będą mogli nadal wystawiać tradycyjne faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. To rozwiązanie ma charakter przejściowy i obowiązuje jedynie do 31 grudnia 2026 r. Dzięki temu najmniejsze firmy zyskują więcej czasu na przygotowanie się do pełnego wdrożenia KSeF. Warto jednak pamiętać, że limit dotyczy wyłącznie sprzedaży dokumentowanej zwykłymi fakturami. Nie wszystkie dokumenty są do niego wliczane.
Jakie faktury nie wliczają się do limitu?
Do limitu 10 000 zł nie wlicza się między innymi:
- faktur wystawianych dla konsumentów,
- paragonofaktur,
- dokumentów, które zgodnie z przepisami mogą do końca 2026 r. funkcjonować poza KSeF.
Co dzieje się po przekroczeniu limitu?
Najważniejsza kwestia jest taka, że przekroczenie limitu działa definitywnie. Jeżeli przedsiębiorca choć raz przekroczy miesięczny limit 10 000 zł brutto sprzedaży dokumentowanej zwykłymi fakturami, traci prawo do korzystania ze zwolnienia. Od tego momentu kolejne faktury powinny być już wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w KSeF. Nie ma znaczenia, że w następnych miesiącach sprzedaż ponownie spadnie poniżej 10 000 zł. Powrót do zwykłych faktur nie będzie już możliwy.
Przykład praktyczny
Firma od kwietnia do czerwca 2026 r. wystawia miesięcznie faktury na kwoty:
- kwiecień – 6 500 zł,
- maj – 8 200 zł,
- czerwiec – 9 700 zł.
Faktura przekraczająca limit również powinna trafić do KSeF
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden istotny szczegół. Faktura, która powoduje przekroczenie limitu 10 000 zł, co do zasady również powinna zostać wystawiona już jako faktura ustrukturyzowana w KSeF. Przepisy dopuszczają także wykorzystanie trybu offline24, czyli wystawienia dokumentu poza systemem z późniejszym obowiązkiem przesłania go do KSeF.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Choć zwolnienie dla najmniejszych podatników może wydawać się wygodne, w praktyce wielu przedsiębiorców może nieświadomie przekroczyć limit nawet jednorazowo. Wystarczy większe zamówienie, sezonowy wzrost sprzedaży albo pojedyncza większa faktura. Dlatego wiele firm już teraz wdraża KSeF niezależnie od limitów. Pozwala to uniknąć późniejszych problemów i nagłej zmiany sposobu wystawiania dokumentów w trakcie roku.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy jednorazowe przekroczenie limitu 10 tys. zł powoduje obowiązek stałego korzystania z KSeF? Tak. Nawet jednorazowe przekroczenie limitu powoduje utratę prawa do wystawiania zwykłych faktur poza KSeF.
- Czy po spadku sprzedaży poniżej 10 tys. zł można wrócić do zwykłych faktur? Nie. Po przekroczeniu limitu przedsiębiorca pozostaje już przy obowiązkowym KSeF.
- Czy faktury dla osób prywatnych wliczają się do limitu? Nie. Faktury konsumenckie nie są uwzględniane przy obliczaniu limitu 10 000 zł.
- Do kiedy obowiązuje zwolnienie dla małych podatników? Zwolnienie ma obowiązywać do 31 grudnia 2026 r.
- Czy paragonofaktury są wliczane do limitu? Nie. Paragonofaktury również nie są uwzględniane przy wyliczaniu limitu.
