Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nadal będzie można samodzielnie prowadzić ewidencję przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe czy ewidencję VAT. Odpowiedź brzmi: tak, nadal będzie to możliwe, ale zasady prowadzenia ewidencji ulegną zmianie – głównie ze względu na nowe źródło danych, jakim staje się KSeF.
KSeF nie odbiera prawa do samodzielnej księgowości
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie oznacza, że przedsiębiorcy muszą oddać swoje rozliczenia do biura rachunkowego. Nadal można prowadzić księgowość samodzielnie – w arkuszu kalkulacyjnym, prostym programie lub dedykowanej aplikacji. Ważne jednak, by dane zawarte w takich ewidencjach były spójne z tymi, które znajdują się w KSeF.
Od 2026 roku system Ministerstwa Finansów stanie się bowiem centralnym rejestrem wszystkich faktur sprzedażowych i zakupowych, które dotyczą podmiotów zarejestrowanych w Polsce.
Co się zmienia po wejściu KSeF
Największa różnica dotyczy sposobu dokumentowania obrotu gospodarczego. Dotychczas przedsiębiorca mógł wystawiać faktury w dowolnym programie, drukować je lub wysyłać e-mailem, a następnie samodzielnie wprowadzać dane do ewidencji. Po wprowadzeniu obowiązku KSeF, taki model przestanie być możliwy.
Od lutego 2026 roku (dla dużych firm) i od kwietnia 2026 roku (dla pozostałych podmiotów):
- faktury sprzedażowe będą wystawiane wyłącznie w KSeF (z wyjątkiem rolników ryczałtowych i podmiotów zagranicznych bez siedziby w Polsce),
- faktury zakupowe również będą pobierane z KSeF – oznacza to, że ewidencja nie może bazować wyłącznie na papierowych dokumentach,
- ewidencja VAT oraz pliki JPK_V7 muszą odzwierciedlać dane znajdujące się w KSeF – każda różnica może wzbudzić wątpliwości organów skarbowych.
Jeśli dotychczas księgi były prowadzone w arkuszu kalkulacyjnym, zeszycie lub prostym programie offline, trzeba będzie dostosować sposób pracy. Nadal można z nich korzystać, ale dane wprowadzane do ewidencji muszą pochodzić z KSeF – na przykład poprzez import plików XML lub automatyczne pobieranie faktur z systemu.
To właśnie KSeF staje się głównym źródłem informacji o transakcjach, dlatego każda faktura musi być w nim zarejestrowana. Samodzielne dopisywanie faktur „spoza KSeF” nie będzie dopuszczalne – nawet jeśli chodzi o drobne wydatki lub faktury otrzymane w formie papierowej.
Jeśli kontrahent wystawi fakturę poza systemem (a powinien w KSeF), formalnie taka faktura może być uznana za nieważną. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie powinien jej ujmować w ewidencji, dopóki nie zostanie poprawnie wystawiona w KSeF.
KSeF ułatwi weryfikację i porządek w ewidencji
Dla osób samodzielnie prowadzących księgowość KSeF może być też ułatwieniem. System zapewnia:
- automatyczny dostęp do wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur,
- gwarancję poprawności danych (nie można ich zmienić po wystawieniu),
- szybsze wyszukiwanie dokumentów,
- spójność danych między ewidencją VAT a fakturami źródłowymi.
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF nie likwiduje prawa do samodzielnego prowadzenia ewidencji, ale zmienia sposób jej tworzenia. Nadal można prowadzić KPiR, ewidencję VAT czy księgi rachunkowe we własnym zakresie, jednak dane w nich muszą być zgodne z fakturami w KSeF. Ręczne wpisywanie dokumentów spoza systemu nie będzie już możliwe – KSeF stanie się centralnym punktem odniesienia dla wszystkich danych księgowych i podatkowych.
