Wraz z obowiązkowym KSeF coraz więcej firm zaczyna interesować się tematem samofakturowania. Dla części przedsiębiorców to codzienność wynikająca z umów z kontrahentami, dla innych nowy obowiązek, który pojawia się dopiero teraz. W praktyce okazuje się, że nie każdy program do faktur jest na to gotowy. Fakturowo.pl jako jeden z niewielu serwisów online realnie obsługuje samofakturowanie w KSeF.
Czym jest samofakturowanie?
Samofakturowanie polega na tym, że fakturę sprzedażową wystawia nabywca, ale w imieniu sprzedawcy. Taka sytuacja często wynika z umowy między stronami. Zamiast wystawiać dokument samodzielnie, sprzedawca zgadza się, aby robił to jego kontrahent.
W efekcie faktura trafia do KSeF jako sprzedażowa faktura sprzedawcy, mimo że technicznie wygenerował ją inny podmiot. Z punktu widzenia prawa i ewidencji podatkowej sprzedawcą pozostaje firma, której dane widnieją na dokumencie.
W systemie centralnym, jakim jest KSeF, ma to znaczenie nie tylko organizacyjne, ale przede wszystkim techniczne.
Dlaczego w KSeF to nie jest „zwykła” faktura?
W KSeF kluczową rolę odgrywają uprawnienia i kontekst działania. Jeżeli kontrahent ma wystawiać faktury w Twoim imieniu, musi mieć do tego odpowiednie uprawnienia nadane w aplikacji podatnika KSeF. Bez tego system zwróci błąd dotyczący nieprawidłowego zakresu uprawnień.
Równie istotne jest to, aby system do fakturowania potrafił poprawnie przekazać informację, że dana faktura jest wystawiana w imieniu innego podmiotu. Chodzi o właściwe oznaczenie ról, numerów NIP oraz kontekstu działania przy komunikacji z KSeF.
To nie jest dodatkowe pole w formularzu. To element logiki systemu, który musi być prawidłowo zaprogramowany.
Fakturowo.pl – pełna obsługa samofakturowania
W Fakturowo.pl możesz wskazać numery NIP podmiotów, w imieniu których chcesz wystawiać dokumenty w KSeF. Po otrzymaniu odpowiednich uprawnień w aplikacji podatnika KSeF oraz po wykonaniu autoryzacji KSeF w systemie, możliwe jest normalne wystawianie takich faktur bez dodatkowych operacji technicznych.
Nie trzeba generować osobnych plików XML ani ręcznie przesyłać dokumentów przez zewnętrzne narzędzia. Faktura po zapisaniu jest przekazywana do KSeF w prawidłowym kontekście. Całość odbywa się w jednym panelu, bez przełączania kont i bez logowania do zewnętrznych systemów.
To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla firm współpracujących z większymi kontrahentami, którzy rozliczają sprzedaż w modelu samofakturowania.
Co z fakturami wystawionymi w Twoim imieniu przez kontrahenta?
W tym miejscu pojawia się najwięcej wątpliwości. Jeżeli kontrahent wystawia fakturę w Twoim imieniu i na dokumencie jako sprzedawca widnieje Twoja firma, to w systemie KSeF taka faktura jest traktowana jako Twoja faktura sprzedażowa. W aplikacji podatnika KSeF zobaczysz ją po stronie sprzedaży, a nie po stronie zakupów.
Oznacza to, że nie można pobrać takiego dokumentu jako faktury kosztowej ani „zaciągnąć” go w taki sam sposób jak zwykłych faktur zakupowych z KSeF. Nie jest to ograniczenie konkretnego programu. Tak działa sama logika KSeF, który klasyfikuje dokument według roli podatnika w transakcji. Skoro formalnie jesteś sprzedawcą, dokument trafia do sprzedaży.
Takie faktury należy więc odpowiednio ująć w ewidencji sprzedaży, zgodnie z ich charakterem.
Dlaczego ta funkcja ma dziś realne znaczenie?
Wraz z obowiązkowym KSeF coraz więcej procesów rozliczeniowych odbywa się w pełni elektronicznie. Firmy współpracujące z sieciami handlowymi, platformami czy operatorami rozliczeń często korzystają z samofakturowania jako standardowego modelu współpracy.
Jeżeli system do faktur nie obsługuje tej funkcji, pojawiają się komplikacje. Trzeba ręcznie analizować dokumenty w KSeF, odtwarzać dane w systemie księgowym i pilnować poprawności kontekstu uprawnień. To oznacza dodatkowy czas i ryzyko błędów.
Dlatego obsługa samofakturowania nie jest dziś dodatkiem. To element, który w wielu branżach staje się konieczny.
Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF wymaga poprawnie nadanych uprawnień, aktywnej autoryzacji oraz systemu, który prawidłowo obsługuje wystawianie dokumentów w imieniu innego podmiotu.
Fakturowo.pl umożliwia realizację tego procesu w sposób zgodny z zasadami KSeF, bez ręcznych obejść i bez pracy na surowych plikach XML. W praktyce oznacza to mniej problemów technicznych i większą kontrolę nad dokumentami sprzedażowymi.
Szczegółowy, techniczny opis konfiguracji funkcji samofakturowania w naszym systemie znajduje się w dziale pomocy pod adresem:
https://www.fakturowo.pl/pomoc/samofakturowanie-w-ksef
