Wokół Krajowy System e-Faktur narosło sporo pytań. Dla jednych to kolejny obowiązek, dla innych krok w stronę uporządkowania dokumentów. W przypadku małych firm najważniejsze jest jedno: czy czekać do ostatniej chwili, czy wdrożyć system wcześniej i mieć temat z głowy? W praktyce wcześniejsze przygotowanie daje po prostu większy spokój.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Przypominamy, że od 1 kwietnia korzystanie z systemu KSeF będzie obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. To oznacza, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się standardem, a nie opcją. Warto więc nie odkładać przygotowań na ostatni moment. Im bliżej terminu, tym większe ryzyko pośpiechu, błędów i nerwowych aktualizacji systemów.
Jak działa KSeF w praktyce?
KSeF to centralna platforma, przez którą wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane. Dokument trafia do systemu, otrzymuje numer KSeF i dopiero wtedy uznawany jest za wystawiony.
Dla małej firmy oznacza to kilka zmian:
- faktury sprzedażowe trafiają bezpośrednio do systemu państwowego,
- faktury zakupowe można pobierać z KSeF,
- nie trzeba przesyłać dokumentów mailem jako „oficjalnej” wersji,
- archiwizacja odbywa się w systemie.
Pełna integracja z KSeF w Fakturowo.pl
Fakturowo.pl zapewnia pełną integrację z KSeF. Oznacza to, że z poziomu programu można:
- wystawiać faktury sprzedażowe i wysyłać je do KSeF,
- pobierać dokumenty kosztowe z KSeF,
- kontrolować status wysyłki,
- eksportować pliki XML zgodne ze strukturą systemu.
Autoryzacja – czy to coś zmienia?
Wielu przedsiębiorców obawia się, że po podłączeniu integracji faktury będą wysyłane automatycznie. Tak nie jest. Samo wykonanie autoryzacji niczego nie zmienia w bieżącej pracy. Faktury nie są przesyłane do KSeF bez decyzji użytkownika. Wysyłka odbywa się wyłącznie po kliknięciu przycisku „Wyślij do KSeF”. Można więc bez obaw przeprowadzić autoryzację już teraz i spokojnie przygotować się do obowiązku.
Jednorazową autoryzację połączenia z systemem należy wykonać na stronie:
https://www.fakturowo.pl/ksef/autoryzacja
Proces jest prosty i został szczegółowo opisany tutaj:
https://www.fakturowo.pl/pomoc/wlaczenie-integracji-z-ksef
Sposób codziennego korzystania z KSeF w serwisie opisaliśmy w tym miejscu:
https://www.fakturowo.pl/pomoc/korzystanie-z-ksef
Jeżeli w trakcie autoryzacji lub późniejszej pracy pojawią się pytania, zawsze można skontaktować się z naszym zespołem.
Dlaczego warto wdrożyć KSeF wcześniej?
Największą zaletą wcześniejszego wdrożenia jest brak presji czasu. Można spokojnie:
- przetestować wysyłkę faktur,
- sprawdzić odbieranie dokumentów zakupowych,
- uzgodnić procedury z księgową,
- oswoić się z komunikatami systemu.
Czy KSeF to więcej pracy?
Na początku pojawia się wrażenie, że obowiązków przybywa. W rzeczywistości część czynności znika. Nie trzeba już pilnować, czy kontrahent otrzymał fakturę. Nie trzeba przechowywać kopii w oddzielnych folderach. Nie trzeba przesyłać dokumentów księgowej ręcznie. Po krótkim czasie praca staje się bardziej przewidywalna.
Podsumowanie
Od 1 kwietnia KSeF stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Najrozsądniejsze rozwiązanie to nie czekać do ostatniej chwili. Wcześniejsza autoryzacja i przetestowanie integracji w Fakturowo.pl pozwala wejść w nowy system bez stresu. Dokumenty nadal wysyłane są wyłącznie po decyzji użytkownika, więc można spokojnie przygotować się do zmiany. KSeF nie musi być problemem. Przy odpowiednim przygotowaniu może stać się narzędziem, które po prostu porządkuje codzienną pracę.
