Wraz z przygotowaniami do obowiązkowego KSeF od 2026 roku w komunikatach Ministerstwa Finansów zaczęły pojawiać się nowe pojęcia. Jednym z nich jest tzw. potwierdzenie transakcji – dokument, który może pełnić rolę tymczasowego dowodu sprzedaży, zanim faktura trafi do Krajowego Systemu e-Faktur.
Co to właściwie jest potwierdzenie transakcji?
Potwierdzenie transakcji to dokument wystawiany przez sprzedawcę w sytuacji, gdy faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF i nie otrzymała numeru systemowego. Ma ono charakter informacyjny – potwierdza, że sprzedaż została dokonana, a faktura zostanie wkrótce wystawiona i przesłana do systemu.
Taki dokument może zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, numer własny faktury nadany przez wystawcę, datę wystawienia, kwotę należności oraz kod QR, który ułatwi późniejsze powiązanie potwierdzenia z właściwą fakturą w KSeF.
Choć potwierdzenie transakcji przypomina fakturę wizualnie, nie ma ono żadnych skutków podatkowych – nie stanowi podstawy do rozliczenia VAT, nie daje prawa do odliczenia i nie wymaga przechowywania w ewidencji. To wyłącznie dokument handlowy, który można przekazać klientowi w celach informacyjnych. Wystawienie go jest dobrowolne.
W jakich sytuacjach może się przydać?
Potwierdzenie transakcji będzie szczególnie pomocne, gdy nie ma możliwości natychmiastowego przesłania faktury do KSeF. Może to dotyczyć sytuacji:
- problemów technicznych – np. braku Internetu, niedostępności systemu, błędu w tokenie lub certyfikacie,
- opóźnień organizacyjnych – np. gdy faktury są zatwierdzane dopiero po weryfikacji przez dział księgowy,
- sprzedaży terenowej lub mobilnej, gdzie faktura nie jest wystawiana od razu,
- konieczności potwierdzenia zawarcia umowy przed wygenerowaniem dokumentu w systemie.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Zgodnie z planem Ministerstwa Finansów, duże przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali podatnicy od 1 kwietnia 2026 r.. Pierwsze miesiące wdrożenia mogą przynieść wiele sytuacji przejściowych, dlatego potwierdzenie transakcji może okazać się przydatnym rozwiązaniem, zanim wszystkie procedury techniczne zaczną działać bez zakłóceń.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur, ale także całego obiegu dokumentów księgowych w firmie. Księgowi i przedsiębiorcy muszą zadbać, by ich systemy były gotowe do obsługi nowego standardu. Z raportów branżowych wynika, że coraz więcej firm inwestuje w szkolenia oraz integrację systemów finansowo-księgowych.
Nie wszystkie funkcje – w tym wystawianie potwierdzenia transakcji – będą dostępne w darmowych aplikacjach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika czy e-Mikrofirma. Dlatego wiele firm decyduje się na korzystanie z nowoczesnych platform fakturowych, które już teraz są zintegrowane z KSeF.
Fakturowo.pl – gotowe na KSeF
Na Fakturowo.pl wszystkie procesy związane z KSeF zostaną zautomatyzowane. Po pierwszej autoryzacji (podpisem zaufanym lub kwalifikowanym) użytkownik może nadać uprawnienia serwisowi do wysyłki i odbioru faktur w jego imieniu. Dzięki temu wystawianie faktur i ich przesyłanie do KSeF odbywa się w pełni automatycznie, bez konieczności logowania się do systemu Ministerstwa Finansów. Fakturowo.pl zadba o to, by każdy przedsiębiorca mógł przejść na KSeF płynnie i bez stresu – niezależnie od tego, czy chodzi o faktury, czy tymczasowe potwierdzenia transakcji.
