Wystawianie i opłacanie faktur to codzienność w każdej firmie. Niestety, to również pole działania dla oszustów. Przestępcy coraz częściej podszywają się pod kontrahentów lub włamują się do skrzynek e-mail, by wysyłać fałszywe faktury. Skutki mogą być bardzo kosztowne – od utraty pieniędzy po odpowiedzialność karną lub podatkową. Dlatego warto wiedzieć, jak rozpoznać próbę oszustwa i jak się przed nią bronić.
Najczęstsze typy oszustw fakturowych
- Fałszywe faktury od znanych firm - Przestępcy wysyłają faktury łudząco podobne do tych, które wystawia znany kontrahent. Zmieniony jest tylko numer konta bankowego. Często takie wiadomości przychodzą z adresów e-mail, które wyglądają bardzo podobnie do oryginalnych.
- Włamanie na skrzynkę e-mail - Hakerzy przejmują dostęp do skrzynki jednego z kontrahentów, a następnie modyfikują przesyłane faktury lub dosyłają własne – ze zmienionymi danymi do przelewu.
- Fikcyjni dostawcy lub zamówienia - Czasem oszuści tworzą całkowicie fikcyjne faktury – nie ma żadnej umowy, dostawy czy kontaktu z daną firmą, a faktura trafia do działu księgowości z nadzieją, że ktoś jej nie sprawdzi i ją zapłaci.
Jak chronić firmę przed oszustwami fakturowymi?
- Weryfikuj każdą zmianę numeru konta - Zanim zapłacisz fakturę z nowym numerem rachunku – zawsze potwierdź zmianę telefonicznie lub przez znany, oficjalny kontakt (nie przez maila z tej samej wiadomości).
- Szkol pracowników księgowości - Osoby odpowiedzialne za faktury powinny znać najnowsze metody oszustów i wiedzieć, na co zwracać uwagę. Czasem wystarczy chwila nieuwagi.
- Wdroż podwójną autoryzację płatności - System zatwierdzania przelewów przez dwóch pracowników zmniejsza ryzyko błędu lub celowego działania.
- Korzystaj z bezpiecznych skrzynek pocztowych - Używaj firmowej poczty z włączoną autoryzacją dwuetapową. Regularnie zmieniaj hasła i unikaj otwierania załączników z nieznanych źródeł.
- Sprawdzaj dane kontrahenta w bazach publicznych - Zanim zapłacisz fakturę – upewnij się, że NIP, REGON i dane konta bankowego zgadzają się z informacjami w bazie CEIDG, GUS lub wykazie VAT (tzw. biała lista).
- Zgłaszaj podejrzane sytuacje - Jeśli otrzymałeś podejrzaną fakturę – zgłoś to do kontrahenta, a jeśli doszło do przestępstwa – niezwłocznie poinformuj policję i bank.
Kiedy warto skorzystać z e-fakturowania?
Systemy takie jak KSeF (Krajowy System e-Faktur) wprowadzają dodatkowy poziom bezpieczeństwa. Dzięki centralnej rejestracji i weryfikacji dokumentów ograniczają możliwość podszywania się pod inne firmy. Choć nie eliminują wszystkich zagrożeń, to znacząco zmniejszają ich skalę.
Podsumowanie
Oszustwa fakturowe to realne zagrożenie, które może dotknąć każdą firmę – dużą i małą. Warto wdrożyć konkretne procedury bezpieczeństwa, szkolić pracowników i korzystać z nowoczesnych rozwiązań takich jak KSeF czy autoryzacja płatności. W tym wypadku ostrożność zawsze się opłaca.
