Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stał się elementem codzienności w firmach. Najpierw objął największe podmioty, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązuje już zdecydowaną większość podatników VAT. W praktyce oznacza to jedno: faktury sprzedażowe muszą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w systemie Ministerstwa Finansów. Wiele firm nie prowadzi księgowości samodzielnie. Dlatego naturalne pytanie brzmi: jak nadać dostęp do KSeF biuru rachunkowemu, żeby mogło wystawiać i odbierać faktury w imieniu przedsiębiorcy? Poniżej wyjaśniam to bez urzędowego języka i zbędnych komplikacji.
Kto w ogóle podlega KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy:
- czynnych podatników VAT,
- przedsiębiorców zwolnionych z VAT,
- podatników zarejestrowanych do procedury OSS z polskim NIP.
Warto też pamiętać o korzyściach. Przy spełnieniu warunków ustawowych możliwy jest szybszy zwrot VAT w 40 dni. Do tego dochodzi uproszczone rozliczanie korekt „in minus” oraz brak obowiązku przekazywania JPK_FA na żądanie urzędu – dane są już w systemie.
Jakie są rodzaje uprawnień w KSeF?
Uprawnienia w KSeF można podzielić na kilka głównych kategorii. Najważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorcy to:
- możliwość nadawania i odbierania uprawnień,
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
- dostęp do faktur (podgląd, pobieranie),
- samofakturowanie,
- wystawianie faktur VAT RR i korekt RR.
- podatnik,
- osoba fizyczna wskazana przez podatnika,
- podmiot wskazany przez podatnika, na przykład biuro rachunkowe,
- osoba fizyczna wskazana przez ten podmiot, np. konkretna księgowa.
Biuro rachunkowe w KSeF – dwie możliwe drogi
Jeżeli księgowość prowadzi zewnętrzne biuro, masz dwie opcje.
- Nadajesz uprawnienie całemu biuru rachunkowemu - W tym wariancie wskazujesz jako uprawniony podmiot biuro rachunkowe. Od tego momentu jego pracownicy mogą wystawiać faktury w Twoim imieniu, o ile są uprawnieni w ramach tego biura. To rozwiązanie jest wygodne, gdy w biurze fakturami zajmuje się kilka osób albo gdy zmieniają się pracownicy. Nie trzeba wtedy każdorazowo nadawać dostępu nowej osobie.
- Nadajesz uprawnienie konkretnej osobie - Możesz też wskazać bezpośrednio konkretną osobę fizyczną, np. swoją księgową z biura rachunkowego. Wtedy tylko ta osoba ma dostęp do wystawiania i przeglądania faktur w KSeF. To dobre rozwiązanie, jeśli współpracujesz z jedną, stałą osobą i chcesz ograniczyć dostęp wyłącznie do niej.
Jak technicznie nadać uprawnienia?
Są dwie drogi. Pierwsza to nadanie uprawnień elektronicznie przez interfejs KSeF. W praktyce odbywa się to po zalogowaniu i wskazaniu zakresu uprawnień dla danej osoby lub podmiotu. Druga to forma papierowa poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Ta ścieżka dotyczy głównie podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się elektronicznie. W większości przypadków przedsiębiorcy korzystają z opcji elektronicznej, bo jest szybsza i wygodniejsza.
Przykład z życia
Załóżmy, że właścicielka małej firmy usługowej zleca prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu. Do tej pory biuro wystawiało faktury w jej systemie, na podstawie przekazywanych informacji.
Po wejściu w życie obowiązku KSeF przedsiębiorczyni nadaje uprawnienie całemu biuru rachunkowemu. Od tego momentu pracownicy biura mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w jej imieniu. Jeśli w przyszłości zmieni się osoba prowadząca jej firmę, nie musi ponownie konfigurować dostępu – wystarczy, że biuro zaktualizuje swoje wewnętrzne uprawnienia.
O czym warto pamiętać?
Uprawnienia w KSeF to realny dostęp do danych sprzedażowych i zakupowych firmy. Dlatego warto:
- sprawdzić zakres nadawanego dostępu,
- ustalić z biurem rachunkowym, kto odpowiada za wystawianie faktur,
- regularnie weryfikować listę aktywnych uprawnień.
