Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkie firmy, niezależnie od wielkości i rodzaju działalności. Wśród przedsiębiorców często pojawia się pytanie, jak KSeF łączy się z limitem 10 000 zł, który dotyczy płatności między firmami. Czy faktury poniżej tej kwoty trzeba wysyłać do KSeF? A może są z tego zwolnione? Wyjaśniamy, skąd wziął się ten limit, jakie ma znaczenie i dlaczego nie ma wpływu na obowiązek wystawiania e-faktur.
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców zaczęło pytać, jak nowe przepisy mają się do popularnego limitu 10 000 zł. Czy faktury poniżej tej kwoty muszą trafiać do KSeF? A co z płatnościami przelewem i obowiązkiem split payment? Wyjaśniamy najczęstsze nieporozumienia.
Limit 10 000 zł nie jest nowym wymysłem KSeF. Obowiązuje już od kilku lat i wynika z przepisów o płatnościach między firmami. Jeśli transakcja między przedsiębiorcami (B2B) przekracza tę kwotę brutto, musi być zrealizowana przelewem bankowym – gotówka w tym przypadku nie wchodzi w grę. Celem przepisu jest walka z tzw. „szarą strefą” i poprawa transparentności obrotu gospodarczego.
Tak, jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT i ma obowiązek korzystania z KSeF (czyli od 2026 r. dla wszystkich firm). Wysokość kwoty na fakturze nie ma znaczenia – system obejmie zarówno faktury na kilka złotych, jak i te na miliony. Limit 10 000 zł dotyczy tylko sposobu płatności, a nie obowiązku wysyłki do KSeF.
Jeżeli faktura jest wystawiana osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie trafia ona do KSeF. Dotyczy to także sytuacji, gdy kwota przekracza 10 000 zł. W takich przypadkach nadal można wystawić klasyczną fakturę konsumencką w formie PDF lub papierowej.
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) nie ma bezpośredniego związku z limitem 10 000 zł. Stosuje się go w określonych przypadkach – np. przy transakcjach na towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Nawet jeśli faktura opiewa na 5000 zł, ale dotyczy np. usług budowlanych lub elektroniki, MPP może być obowiązkowy.
Nie. Podział jednej transakcji na kilka mniejszych, aby uniknąć przelewu bankowego, jest niezgodny z prawem. Fiskus uznaje wtedy, że wartość całej umowy przekracza 10 000 zł, nawet jeśli została rozbita na kilka dokumentów. W efekcie przedsiębiorca naraża się na sankcje.
Najprościej: niezależnie od kwoty na fakturze, jeśli sprzedajesz firmie, dokument trafia do KSeF. Jeśli sprzedajesz osobie prywatnej – nie. Limit 10 000 zł dotyczy natomiast sposobu zapłaty i nie zwalnia z obowiązku korzystania z KSeF.
Limit 10 000 zł i KSeF to dwa różne porządki prawne. Limit określa jak płacić, a KSeF – jak wystawiać i przesyłać faktury. W 2026 roku wszystkie faktury między przedsiębiorcami będą musiały być e-fakturami w KSeF, niezależnie od wartości transakcji. Warto już teraz przygotować swój system fakturowania, aby uniknąć problemów po wejściu przepisów w życie.
Skąd wziął się limit 10 000 zł?
Limit 10 000 zł nie jest nowym wymysłem KSeF. Obowiązuje już od kilku lat i wynika z przepisów o płatnościach między firmami. Jeśli transakcja między przedsiębiorcami (B2B) przekracza tę kwotę brutto, musi być zrealizowana przelewem bankowym – gotówka w tym przypadku nie wchodzi w grę. Celem przepisu jest walka z tzw. „szarą strefą” i poprawa transparentności obrotu gospodarczego.
Czy faktury do 10 000 zł trzeba wysyłać do KSeF?
Tak, jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT i ma obowiązek korzystania z KSeF (czyli od 2026 r. dla wszystkich firm). Wysokość kwoty na fakturze nie ma znaczenia – system obejmie zarówno faktury na kilka złotych, jak i te na miliony. Limit 10 000 zł dotyczy tylko sposobu płatności, a nie obowiązku wysyłki do KSeF.
A co z fakturami dla osób prywatnych?
Jeżeli faktura jest wystawiana osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie trafia ona do KSeF. Dotyczy to także sytuacji, gdy kwota przekracza 10 000 zł. W takich przypadkach nadal można wystawić klasyczną fakturę konsumencką w formie PDF lub papierowej.
Jak stosować split payment przy fakturach do 10 000 zł?
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) nie ma bezpośredniego związku z limitem 10 000 zł. Stosuje się go w określonych przypadkach – np. przy transakcjach na towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Nawet jeśli faktura opiewa na 5000 zł, ale dotyczy np. usług budowlanych lub elektroniki, MPP może być obowiązkowy.
Czy można wystawić kilka faktur, żeby „ominąć” limit?
Nie. Podział jednej transakcji na kilka mniejszych, aby uniknąć przelewu bankowego, jest niezgodny z prawem. Fiskus uznaje wtedy, że wartość całej umowy przekracza 10 000 zł, nawet jeśli została rozbita na kilka dokumentów. W efekcie przedsiębiorca naraża się na sankcje.
Jak to wszystko połączyć z KSeF?
Najprościej: niezależnie od kwoty na fakturze, jeśli sprzedajesz firmie, dokument trafia do KSeF. Jeśli sprzedajesz osobie prywatnej – nie. Limit 10 000 zł dotyczy natomiast sposobu zapłaty i nie zwalnia z obowiązku korzystania z KSeF.
Podsumowanie
Limit 10 000 zł i KSeF to dwa różne porządki prawne. Limit określa jak płacić, a KSeF – jak wystawiać i przesyłać faktury. W 2026 roku wszystkie faktury między przedsiębiorcami będą musiały być e-fakturami w KSeF, niezależnie od wartości transakcji. Warto już teraz przygotować swój system fakturowania, aby uniknąć problemów po wejściu przepisów w życie.
