UPL-1 nie otwiera drzwi do KSeF w spółkach. Dostęp nadaje się przez ZAW-FA, w którym zarząd wskazuje osoby uprawnione. Sprawdź, kogo i jak zgłosić, żeby pracownik mógł legalnie wystawiać faktury w imieniu spółki.
Od 2026 roku każda firma będzie musiała korzystać z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Wiele osób zastanawia się, jakie dokumenty są potrzebne, aby pracownicy spółki mogli wystawiać faktury w imieniu firmy. Tu pojawia się najczęstsze źródło pomyłek: samo pełnomocnictwo UPL-1 nie wystarczy.
ZAW-FA to formularz, który służy do zgłoszenia osób uprawnionych do korzystania z KSeF w imieniu podatnika. Dzięki niemu system „rozpoznaje”, że dana osoba (np. członek zarządu, księgowa, pracownik biura) ma prawo wystawiać faktury i logować się do KSeF w imieniu spółki. Bez tego zgłoszenia KSeF nie zaakceptuje żadnych działań wykonywanych przez pracownika.
UPL-1 to pełnomocnictwo uprawniające do składania deklaracji podatkowych. Dokument ten był do tej pory dobrze znany księgowym, ale w przypadku KSeF jego zakres jest zbyt wąski. UPL-1 samodzielnie nie daje dostępu do KSeF w spółkach z o.o. i innych osobach prawnych.
W przypadku spółki z o.o. zgłoszenia musi dokonać zarząd. To właśnie członkowie zarządu składają formularz ZAW-FA i wskazują w nim pracownika, który będzie obsługiwał faktury w systemie. Dopiero wtedy taka osoba może logować się do KSeF i wystawiać dokumenty.
Pani Anna, pracowniczka biura rachunkowego obsługująca spółkę z o.o., nie może samodzielnie zacząć korzystać z KSeF na podstawie UPL-1. Najpierw zarząd spółki musi złożyć ZAW-FA, wpisując ją jako osobę uprawnioną.
Czym jest ZAW-FA?
ZAW-FA to formularz, który służy do zgłoszenia osób uprawnionych do korzystania z KSeF w imieniu podatnika. Dzięki niemu system „rozpoznaje”, że dana osoba (np. członek zarządu, księgowa, pracownik biura) ma prawo wystawiać faktury i logować się do KSeF w imieniu spółki. Bez tego zgłoszenia KSeF nie zaakceptuje żadnych działań wykonywanych przez pracownika.
A co z UPL-1?
UPL-1 to pełnomocnictwo uprawniające do składania deklaracji podatkowych. Dokument ten był do tej pory dobrze znany księgowym, ale w przypadku KSeF jego zakres jest zbyt wąski. UPL-1 samodzielnie nie daje dostępu do KSeF w spółkach z o.o. i innych osobach prawnych.
Jak wygląda to w praktyce?
W przypadku spółki z o.o. zgłoszenia musi dokonać zarząd. To właśnie członkowie zarządu składają formularz ZAW-FA i wskazują w nim pracownika, który będzie obsługiwał faktury w systemie. Dopiero wtedy taka osoba może logować się do KSeF i wystawiać dokumenty.
Przykład
Pani Anna, pracowniczka biura rachunkowego obsługująca spółkę z o.o., nie może samodzielnie zacząć korzystać z KSeF na podstawie UPL-1. Najpierw zarząd spółki musi złożyć ZAW-FA, wpisując ją jako osobę uprawnioną.
Podsumowanie
- ZAW-FA – obowiązkowy dla spółek, wskazuje osoby uprawnione do działania w KSeF.
- UPL-1 – dotyczy deklaracji podatkowych, ale nie wystarcza do KSeF.
- Zgłoszenia dokonuje zarząd spółki, a dopiero potem pracownik czy księgowa może korzystać z systemu.
- Jeśli jesteś pracownikiem biurowym lub księgowym i masz zajmować się fakturami w KSeF – upewnij się, że zarząd spółki zgłosił Cię na formularzu ZAW-FA.
