Krajowy System e-Faktur wprowadza jedną z największych zmian w rozliczeniach księgowych od lat. Wraz z pojawieniem się faktur ustrukturyzowanych zmienia się nie tylko sposób wystawiania dokumentów, ale także codzienna praca księgowych i przedsiębiorców. Dotyczy to szczególnie momentu odliczenia VAT, rozpoznawania kosztów, obsługi korekt oraz pracy w sytuacjach awaryjnych. W praktyce oznacza to, że wiele dotychczasowych przyzwyczajeń przestaje działać. Pojawia się też kilka nowych ryzyk, o których warto wiedzieć zanim KSeF stanie się codziennością w firmie.
Nowa definicja daty wystawienia i otrzymania faktury
Najważniejszą zmianą wprowadzoną przez KSeF jest inne rozumienie daty wystawienia i otrzymania faktury. W systemie tradycyjnym liczyła się data widniejąca na dokumencie. W przypadku faktur ustrukturyzowanych decydująca jest data nadana przez system. Zgodnie z przepisami faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w momencie przesłania jej do KSeF. Data wpisana w dokumencie ma znaczenie informacyjne, ale z punktu widzenia prawa podatkowego kluczowa jest data nadana przez system w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru. W praktyce może to wyglądać tak, że księgowy przygotuje fakturę 30 kwietnia, ale zostanie ona wysłana do KSeF dopiero 1 maja. W takim przypadku za datę wystawienia uznaje się już maj. Podobnie wygląda moment otrzymania faktury. Dokument uznaje się za doręczony w chwili nadania mu numeru KSeF. Oznacza to, że faktura trafia do nabywcy automatycznie, bez konieczności jej wysyłania e-mailem czy pocztą.
Jak KSeF wpływa na odliczenie VAT
Zmiana definicji daty wystawienia faktury ma bezpośredni wpływ na moment odliczenia podatku VAT. Prawo do odliczenia VAT powstaje nie wcześniej niż w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał fakturę. W KSeF oznacza to moment nadania dokumentowi numeru w systemie, czyli de facto moment jego wystawienia przez sprzedawcę. Jeśli sprzedawca wyśle fakturę do KSeF w maju, nabywca może odliczyć VAT najwcześniej w rozliczeniu za maj, nawet jeśli fizycznie zobaczy dokument dopiero kilka dni później. Dla księgowych oznacza to konieczność większej kontroli nad datami przesyłania dokumentów do systemu.
Rozpoznawanie kosztów w podatku dochodowym
Zmiana wpływa również na rozpoznawanie kosztów w podatku dochodowym. W przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów moment poniesienia kosztu jest powiązany z datą wystawienia faktury. Skoro za datę wystawienia uznaje się dzień przesłania dokumentu do KSeF, to właśnie ta data decyduje o ujęciu wydatku w kosztach. W praktyce oznacza to koniec sytuacji, w której faktura była formalnie wystawiona wcześniej, ale trafiała do księgowości znacznie później.
Numer faktury a numer KSeF
Warto pamiętać, że numer nadany przez KSeF nie zastępuje numeru faktury nadanego przez sprzedawcę. W ewidencji księgowej nadal należy posługiwać się numerem faktury widniejącym na dokumencie. Numer KSeF jest dodatkowym identyfikatorem technicznym, który służy przede wszystkim do identyfikacji dokumentu w systemie oraz w plikach JPK. W praktyce księgowej oba numery będą funkcjonować równolegle.
„Niewidzialna faktura” – nowe ryzyko dla księgowych
Jednym z ciekawszych problemów pojawiających się przy KSeF jest tzw. niewidzialna faktura. System nie wysyła automatycznych powiadomień o pojawieniu się nowych dokumentów. Jeżeli firma lub biuro rachunkowe nie pobiera regularnie faktur z systemu, może nie wiedzieć, że dokument już istnieje. Z punktu widzenia prawa taka faktura jest jednak doręczona i obowiązuje. Może to prowadzić do sytuacji, w której księgowy zbyt późno rozpozna koszt albo nie odliczy VAT w odpowiednim terminie. Dlatego w praktyce konieczne będzie regularne pobieranie dokumentów z KSeF, najlepiej automatycznie przez integrację z programem księgowym.
Potwierdzenie transakcji zamiast faktury
KSeF zmienia również sposób dokumentowania sprzedaży w niektórych sytuacjach. Jeżeli faktura nie została jeszcze skutecznie przesłana do systemu, sprzedawca nie może przekazać jej klientowi jako dokumentu księgowego. W takiej sytuacji może wydać jedynie potwierdzenie transakcji. Taki dokument nie jest jednak fakturą i nie daje prawa do odliczenia VAT. Oznacza to, że pracownik firmy, który dokona zakupu, będzie musiał poczekać, aż faktura pojawi się w KSeF.
Korekty faktur w KSeF
W systemie KSeF nie ma możliwości anulowania faktury. Jeżeli w dokumencie pojawi się błąd, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Jeżeli pomyłka dotyczy kwoty lub danych sprzedaży, stosuje się klasyczną korektę zmniejszającą lub zwiększającą wartość transakcji. W przypadku poważniejszego błędu, na przykład wystawienia faktury na niewłaściwego nabywcę, konieczne jest wystawienie korekty „do zera”, która anuluje pierwotną sprzedaż, a następnie wystawienie nowej faktury z prawidłowymi danymi. W strukturze faktury korygującej trzeba wskazać numer KSeF faktury pierwotnej, aby system mógł powiązać oba dokumenty.
Odrzucenie faktury przez system
KSeF nie sprawdza poprawności biznesowej faktury. System weryfikuje jedynie poprawność techniczną pliku XML oraz uprawnienia osoby wysyłającej dokument. Jeżeli plik nie spełnia wymogów struktury lub został wysłany przez osobę bez odpowiednich uprawnień, faktura zostanie odrzucona. Taki dokument nie jest uznawany za wystawiony. W praktyce należy poprawić błąd i wysłać fakturę ponownie jako nowy dokument.
Tryb awaryjny i wystawianie faktur offline
Przepisy przewidują również sytuacje, w których KSeF może być czasowo niedostępny. Darmowa aplikacja udostępniona przez administrację skarbową działa wyłącznie w trybie online. Oznacza to, że w przypadku awarii systemu nie będzie można wystawić faktury.
Systemy komercyjne oferują natomiast tryb offline. W takiej sytuacji faktura jest wystawiana lokalnie, a do systemu zostaje przesłana dopiero po przywróceniu działania KSeF. Dokument wystawiony w trybie offline nie ma jeszcze numeru KSeF. Zawiera natomiast specjalne kody QR pozwalające na jego późniejszą identyfikację oraz potwierdzenie uprawnień wystawcy. Po przywróceniu działania systemu faktura musi zostać niezwłocznie przesłana do KSeF.
Faktury dla konsumentów i zagranicy
Nie wszystkie faktury muszą trafiać do KSeF. Dokumenty wystawiane dla konsumentów oraz wielu kontrahentów zagranicznych mogą nadal funkcjonować poza systemem. Przedsiębiorca może jednak zdecydować się na wystawienie ich w KSeF. W takiej sytuacji powinien zapewnić odbiorcy dostęp do dokumentu, na przykład poprzez wysłanie wizualizacji faktury zawierającej kod QR umożliwiający jej weryfikację.
Podsumowanie
KSeF zmienia sposób funkcjonowania faktur w firmach i biurach rachunkowych. Kluczowe znaczenie ma nowa definicja daty wystawienia i otrzymania faktury, która wpływa na moment odliczenia VAT i rozpoznawania kosztów. System wprowadza również nowe procedury dotyczące korekt, obsługi błędów oraz pracy w trybie awaryjnym. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia nowych procedur w księgowości oraz regularnego monitorowania dokumentów pojawiających się w systemie. Dla wielu firm KSeF będzie oznaczał większą automatyzację obiegu dokumentów, ale jednocześnie wymusi większą dyscyplinę w pracy z fakturami.
