KSeF zmienia sposób pracy nie tylko przedsiębiorców, ale też biur rachunkowych. Znika swoboda „jak kto lubi”, a w zamian pojawia się jeden centralny system, konkretne uprawnienia i jasne zasady dostępu do faktur. Dla biura rachunkowego to nie musi być problem. Przy dobrze poukładanym procesie KSeF da się wpasować w codzienną obsługę klientów bez kombinowania i logowania się na dziesiątki profili. W praktyce kluczowe są dwie rzeczy: osobne konta dla klientów oraz prawidłowo wykonana autoryzacja do KSeF.
Osobne konto dla każdego klienta – dwie drogi
W pracy biura rachunkowego naturalne jest to, że każdy klient ma własne dane, własny NIP i własne faktury. W Fakturowo.pl da się to zrobić na dwa sposoby, w zależności od tego, jak lubicie pracować z klientami.
- Pierwsza opcja to samodzielna rejestracja klienta. Klient zakłada konto na stronie, a następnie udziela biuru rachunkowemu dostępu do swojego konta. To rozwiązanie dobrze sprawdza się wtedy, gdy klient chce mieć własny login i od czasu do czasu sam wystawiać dokumenty albo po prostu mieć wgląd w dane.
- Druga opcja to pełna obsługa po stronie biura. Biuro rachunkowe tworzy konta dla swoich klientów samodzielnie, korzystając z panelu administracyjnego, a następnie zarządza nimi z jednego miejsca. To wygodne rozwiązanie przy większej liczbie klientów, gdzie biuro przejmuje całość obsługi i nie chce angażować klientów w kwestie techniczne.
Uprawnienia w KSeF zamiast logowania się „za klienta”
Częsty błąd na początku pracy z KSeF polega na myśleniu, że do obsługi klienta trzeba logować się jego Profilem Zaufanym albo podpisem. W rzeczywistości nie jest to konieczne.
Jeżeli biuro rachunkowe ma w KSeF nadane uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu klienta, z prawem dalszego przekazywania, wtedy całą autoryzację można wykonać własnym profilem biura. Warunek jest jeden: klient musi wcześniej nadać takie uprawnienia w KSeF. Dzięki temu nie trzeba zbierać danych logowania od klientów ani prosić ich o każdorazowe potwierdzanie działań.
Jak to wygląda w praktyce, krok po kroku
W codziennej pracy schemat jest prosty i powtarzalny.
- Każdy klient ma swoje konto w Fakturowo.pl.
- Dla każdego klienta wykonuje się osobną autoryzację do KSeF.
- Autoryzację można przejść profilem biura rachunkowego, jeśli w KSeF są nadane odpowiednie uprawnienia.
- Po zakończonej autoryzacji biuro może wystawiać i wysyłać faktury klienta do KSeF bezpośrednio z jego konta.
Gdzie wykonać autoryzację KSeF
Proces autoryzacji dla klientów jest dostępny pod adresem: https://www.fakturowo.pl/ksef/autoryzacja
To właśnie tam wybieracie sposób autoryzacji i przypisujecie ją do danego konta klienta.
Co zyskuje biuro rachunkowe
Przy takim modelu pracy biuro ma porządek w dokumentach, jasny podział klientów i pełną kontrolę nad wysyłką faktur do KSeF. Nie ma mieszania danych, nie ma przypadkowych wysyłek i nie trzeba pilnować cudzych profili zaufanych. KSeF nie musi być kolejnym utrudnieniem. Dobrze wdrożony, staje się po prostu kolejnym elementem codziennej pracy biura rachunkowego.
